Cómo lidiar con un software de gestión de almacenes obsoleto

Publicado el: 19 de abril de 2016 / Actualizado el: 24 de abril de 2021 – Autor: Konrad Wolfenstein

¿Intercambio o “business as usual”?

Los sistemas de almacén modernos tienen una vida útil técnica de diez años o más, durante la cual pueden adaptarse a los avances actuales. Pero ¿qué pasa con el software de control? Es difícil concebir que una empresa pueda operar con éxito en el mercado con un software de diez años de antigüedad. Esto plantea a los profesionales de la logística la pregunta de si es necesario actuar y cuándo, a pesar de que el hardware podría seguir funcionando eficientemente durante varios años más.

Un software de gestión de almacenes obsoleto que ya no satisface las exigencias de eficiencia de los procesos ni es compatible con los entornos de red modernos: esta es una situación que afecta a muchas empresas. Sin embargo, a menudo se evita el riesgo de cambiar a una solución de software moderna. Esto no es sorprendente, ya que la implementación de un nuevo software de gestión de almacenes puede generar ansiedad en muchos profesionales de la logística, especialmente con grandes inventarios con miles de artículos diferentes. Incluso después del cambio, el sistema debe seguir registrando todos los artículos y, lo que es igual de importante, localizarlos fácilmente para su recuperación o control de inventario.

Software de gestión de almacenes: antiguo vs. nuevo

Existen diversas razones comprensibles por las que los gerentes de TI se resisten a reemplazar sus antiguos sistemas logísticos con un nuevo software de gestión de almacenes. Estas incluyen requisitos técnicos poco claros, temor a tiempos de inactividad, falta de recursos técnicos o de personal, o simplemente el tiempo y el costo de una nueva implementación. Como resultado, muchas empresas continúan utilizando su software obsoleto para controlar sus sistemas de suministro, a pesar de que ya no se adapta al entorno de red moderno. Esto genera soluciones aisladas y en silos que dificultan la gestión eficiente de la organización, el control y la administración de los procesos generales. Si incluso la integración de un nuevo módulo de SAP o el intercambio de datos con el SGA resulta problemático, su uso eficiente se vuelve prácticamente imposible. Muchos profesionales de la logística lo han reconocido y, por lo tanto, están replanteando sus procesos logísticos.

Sin embargo, la implementación de un nuevo software de gestión de almacenes, especialmente para grandes inventarios, requiere una preparación minuciosa. Además de definir las limitaciones de tiempo y los costes de inversión, deben considerarse las estructuras y los procesos intralogísticos, así como la distribución y las condiciones estructurales del almacén. Por último, es fundamental garantizar que el nuevo sistema de control se integre a la perfección con el equipo de almacén existente. Por ello, es recomendable implementar el nuevo software en estrecha colaboración con el fabricante del equipo de almacén. Al fin y al cabo, estos fabricantes aportan no solo su propia experiencia en logística y TI, sino también su amplia experiencia en proyectos similares en otras empresas.

Paso 1: ¿Qué software para qué requisitos?

Inicialmente, los especialistas realizan un análisis del proceso in situ para comprender las condiciones existentes y determinar las necesidades y requisitos del cliente. Estos hallazgos se incorporan posteriormente a un sistema de pruebas del software de gestión de almacenes del fabricante. Kardex Remstar, fabricante de sistemas dinámicos de almacenamiento y recuperación, ofrece a sus clientes la oportunidad de probar sus equipos con Power Pick Global, el sistema de control actual de Kardex Remstar.

Tras la formación inicial, el personal de almacén y los responsables de intralogística utilizan el sistema de prueba para simular su entorno de trabajo diario, idealmente de forma práctica y a diario durante un periodo determinado. A continuación, se realiza un taller donde se incorporan las experiencias adquiridas. Los resultados de este taller constituyen la base del documento de especificaciones, incluyendo cualquier ajuste específico para el cliente, que a su vez constituye la base de la propuesta comercial. La duración del proyecto se determina una vez finalizado, en función del tamaño del proyecto y los recursos disponibles.

¿Dos sistemas o uno?

El siguiente paso depende del resultado del proceso conjunto de toma de decisiones. En función de sus estructuras, procesos y sistemas de TI, Kardex Remstar ofrece a sus clientes diversas soluciones de software. Por ejemplo, al trabajar con un software de gestión de almacén obsoleto y un nuevo sistema SAP, surge la pregunta: ¿Debería la empresa implementar el nuevo software de forma que funcione de forma integrada con una solución SAP ya existente? En este caso, una interfaz transfiere todos los pedidos relevantes para el almacén desde SAP al sistema de control (y los recibe para su confirmación y conciliación de inventario). Por lo tanto, el personal del almacén debe operar dos sistemas simultáneamente, pero aun así puede aprovechar todas las ventajas del nuevo software de gestión de almacén (SGA).

Otra opción sería integrar a la perfección el sistema de gestión de almacenes (SGA) con SAP. Con esta solución orientada a SAP, los empleados del almacén trabajarían simplemente a través de la interfaz de SAP. Por supuesto, también es posible conectar el SGA con otros sistemas de software ERP, como los de Microsoft Dynamics u Oracle .

Independientemente de la solución que elija el cliente, la tranquilidad de haber abordado con éxito este delicado problema es fundamental. Los resultados hablan por sí solos: procesos más eficientes y un mejor flujo de materiales en el almacén demuestran claramente que la inversión se amortiza con relativa rapidez. Dependiendo del número de artículos, el rendimiento y el capital invertido en el almacén, el retorno de la inversión (ROI) para actualizar el software de gestión de almacenes puede calcularse en un máximo de un año.