Automatización de procesos controlada por robot en el trabajo de oficina: Eficiencia e innovación a través de la Automatización Robótica de Procesos

El mundo laboral moderno, especialmente en las áreas administrativas, está experimentando cambios profundos. Un impulsor clave de esta transformación es la automatización robótica de procesos (RPA), que ha pasado rápidamente de ser una tecnología prometedora a una herramienta indispensable para las empresas. Especialmente las industrias con altos volúmenes de transacciones y procesos estandarizados, como la industria de seguros, se benefician enormemente de las oportunidades que ofrece RPA. Esta tecnología permite automatizar tareas repetitivas y basadas en reglas, logrando importantes mejoras de eficiencia y ahorros de costos. Pero la RPA es más que una simple herramienta de reducción de costos. Libera a los empleados de tareas monótonas y les brinda la oportunidad de concentrarse en tareas más exigentes y de valor añadido, lo que en última instancia conduce a un aumento de la motivación y la satisfacción de los empleados.

Áreas de aplicación de RPA en trabajos de oficina

Para aprovechar plenamente el potencial de la RPA, es importante comprender las diferentes áreas de uso dentro de una oficina. Los sistemas RPA son capaces de asumir una amplia gama de tareas rutinarias que tradicionalmente realizaban empleados humanos.

Ejemplo: verificación de factura

Pensemos en la auditoría, por ejemplo. Aquí, los robots de software pueden reconocer las facturas entrantes, independientemente del formato, extraer la información que contienen, compararlas con pedidos o contratos y llevar a cabo de forma independiente el proceso de aprobación hasta la liberación del pago. Esta automatización no sólo reduce el esfuerzo manual, sino que también minimiza el riesgo de error humano y acelera significativamente todo el proceso.

Ejemplo: procesar consultas de clientes

Otro campo de aplicación importante es la tramitación de consultas de clientes. En momentos en que los clientes esperan respuestas rápidas y precisas, los robots de RPA pueden desempeñar un papel crucial. Son capaces de identificar solicitudes estándar, responder a preguntas frecuentes, recopilar información de varios sistemas e incluso procesar transacciones simples de forma independiente. Esto conduce a una reducción significativa de los tiempos de procesamiento y a una mejor experiencia del cliente, ya que las solicitudes se pueden procesar más rápido y las 24 horas del día.

Entrada de datos y conciliación de datos con RPA

RPA también demuestra ser extremadamente valioso en el área de entrada y comparación de datos. Muchos procesos comerciales requieren la entrada de datos idénticos en diferentes sistemas o la comparación de conjuntos de datos para identificar inconsistencias. Estas tareas no sólo requieren mucho tiempo sino que también son propensas a errores. Los robots RPA pueden realizar estas tareas de manera precisa y eficiente, mejorando la calidad de los datos y liberando valiosos recursos humanos.

RPA en la industria aseguradora: un paradigma para la optimización de procesos

La industria de seguros es un excelente ejemplo de cuán profundamente la RPA puede optimizar los procesos. Los procesos complejos y altamente regulados de las compañías de seguros proporcionan un entorno ideal para la automatización.

RPA en el proceso de suscripción para la evaluación de riesgos

Un área central es el proceso de suscripción, es decir, la evaluación de riesgos antes de contratar una póliza de seguro. Anteriormente, este proceso era a menudo manual y requería mucho tiempo, lo que requería que los aseguradores recopilaran, analizaran y evaluaran información de múltiples fuentes. Hoy en día, los robots RPA pueden realizar gran parte de este trabajo. Puede acceder automáticamente a bases de datos externas, recopilar información relevante sobre posibles asegurados y analizarla según criterios predefinidos. Esto acelera significativamente la evaluación de riesgos y mejora la coherencia de las decisiones. Los expertos estiman que el uso de RPA en el proceso de suscripción puede liberar alrededor del 30 por ciento de la capacidad de trabajo de los empleados. Estos recursos liberados se pueden utilizar para casos más complejos o tareas estratégicas. Además, la automatización minimiza la probabilidad de errores individuales, lo que resulta en una mejora significativa en la calidad del proceso de suscripción. Se informa que algunas aseguradoras han podido reducir el tiempo de procesamiento de solicitudes de suscripción a más de la mitad mediante el uso de RPA.

Mejoras en el procesamiento de reclamos a través de RPA

Otra área donde la RPA está teniendo un impacto transformador es el procesamiento de reclamaciones. La tramitación rápida y eficiente de las reclamaciones de seguros es crucial para la satisfacción del cliente. Sin embargo, tradicionalmente este ha sido un proceso complejo, que a menudo implica largos tiempos de espera. Al utilizar RPA, el tiempo de procesamiento de reclamaciones de seguros se puede acortar significativamente. Se supone que en algunos casos es posible una reducción media del 75 por ciento. Por ejemplo, los robots de software pueden recopilar automáticamente los datos necesarios para reclamaciones de seguros individuales de varios sistemas, comprobar el informe de reclamaciones, verificar la validez de la póliza e incluso procesar de forma independiente reclamaciones simples hasta un determinado importe y liberarlas para su pago. Esta recopilación y preprocesamiento de datos por parte de los robots de RPA acelera todo el proceso y permite a los trabajadores sociales centrarse en casos más complejos que requieren juicio humano. El procesamiento automatizado contribuye significativamente a satisfacer las elevadas exigencias de los clientes en cuanto a una resolución de siniestros rápida y sencilla. Las compañías de seguros que han implementado con éxito RPA en el procesamiento de reclamos reportan un aumento significativo en la satisfacción del cliente.

Beneficios de RPA: más allá de aumentar la eficiencia

Sin embargo, los beneficios de la RPA van más allá del simple aumento de la eficiencia.

Ahorro de costes y aumento de la productividad

La reducción de costos es un beneficio obvio. Al automatizar tareas repetitivas, las aseguradoras pueden reducir los costos laborales y al mismo tiempo aumentar la productividad.

Tiempos de ciclo reducidos y ventajas competitivas

El tiempo de ciclo reducido también es un factor crucial, especialmente en procesos exigentes como el procesamiento de reclamaciones y la suscripción de pólizas. Los tiempos de respuesta más rápidos no sólo generan clientes más satisfechos, sino que también permiten a las empresas responder más rápidamente a los cambios del mercado.

Automatización inteligente con IA y aprendizaje automático

Además, RPA abre nuevas oportunidades de negocio. Las aplicaciones modernas de RPA integran cada vez más tecnologías como la inteligencia artificial (IA) y el aprendizaje automático. Estos robots inteligentes no sólo pueden realizar tareas repetitivas, sino también reconocer patrones, hacer predicciones y así mejorar la toma de decisiones. Por ejemplo, puede analizar grandes cantidades de datos para identificar nuevos factores de riesgo o crear ofertas personalizadas para los clientes.

La implementación de la Automatización Robótica de Procesos (RPA)

Identificación de procesos adecuados para la automatización.

La implementación de RPA requiere una planificación y ejecución cuidadosas. En primer lugar, es fundamental identificar casos de negocio sensatos, es decir, procesos que sean adecuados para la automatización. Por lo general, se trata de procesos basados ​​en reglas, repetitivos, de gran volumen y estandarizados.

Optimización de procesos antes de la automatización

En el siguiente paso, las empresas deberían examinar sus procesos comerciales y, si es necesario, optimizarlos antes de automatizarlos. Automatizar un proceso ineficiente no producirá el resultado deseado.

Borrador y diseño de los robots software.

Luego, los robots de software se diseñan utilizando herramientas de diseño de procesos. Estas herramientas permiten modelar y configurar gráficamente los pasos individuales del proceso de automatización. Es recomendable empezar a automatizar procesos simples y de gran volumen para lograr el éxito inicial y ganar experiencia.

Participación de los empleados

Desarrollar experiencia interna e involucrar a los empleados también es crucial para una implementación exitosa de la RPA.

El impacto de la RPA en el trabajo de oficina

Liberación de tareas monótonas.

RPA ya está cambiando fundamentalmente grandes áreas del trabajo de oficina. Libera a los empleados de tareas monótonas y que consumen mucho tiempo y les permite centrarse en actividades de valor añadido que requieren creatividad humana, empatía y pensamiento estratégico.

Potencial en la industria de seguros.

Particularmente en la industria de seguros, RPA tiene el potencial de mejorar significativamente la eficiencia, la precisión y la satisfacción del cliente al tiempo que reduce los costos.

Amplia gama de usos para RPA

La observación de que la robótica, en particular la RPA, está desempeñando un papel cada vez más importante en el trabajo de oficina moderno es absolutamente cierta. Las posibilidades van mucho más allá de los ejemplos ya mencionados.

Beneficios de usar RPA

Aumento de la eficiencia

Aumentar la eficiencia es un punto clave. Los robots pueden completar tareas las 24 horas del día, sin interrupciones y a una velocidad constante, lo que resulta en velocidades de rendimiento significativamente mayores.

Reducción de errores

Otra ventaja importante es la reducción de errores. Los procesos automatizados siguen reglas predefinidas y, por lo tanto, son menos susceptibles a errores humanos, errores tipográficos o negligencias.

Reducción de costes y satisfacción de los empleados

La reducción de costes es otro aspecto importante. Al automatizar tareas, se pueden reducir los costos de personal y se pueden liberar recursos para actividades estratégicas más importantes. Curiosamente, RPA también ayuda a mejorar la satisfacción de los empleados al eliminar tareas monótonas.

Soporte de cumplimiento

RPA también puede mejorar el cumplimiento. Los procesos automatizados se pueden configurar para cumplir siempre con las reglas y regulaciones especificadas, lo que reduce el riesgo de errores y sanciones.

Escalabilidad y calidad de datos mejoradas.

La mejora de la calidad de los datos mediante la automatización de la entrada y el procesamiento de datos da como resultado menos inconsistencias y errores en los datos de la empresa. Además, RPA ofrece una alta escalabilidad, ya que los bots pueden aumentar y disminuir de manera flexible para adaptarse a las cargas de trabajo cambiantes.

Áreas de aplicación de RPA en trabajos de oficina

Finanzas

En finanzas, por ejemplo, los robots pueden automatizar el procesamiento y pago de facturas, procesar informes de gastos, generar informes financieros y realizar conciliaciones de cuentas.

Recursos humanos

En recursos humanos, los robots de RPA pueden ayudar con la incorporación y baja de empleados, automatizar las solicitudes y la gestión de vacaciones, respaldar la nómina y hacer que la gestión de candidatos sea más eficiente.

Servicio al Cliente

En el servicio de atención al cliente, los robots pueden responder preguntas frecuentes, acelerar el procesamiento de pedidos y devoluciones y actualizar los datos de los clientes.

TI y logística

En TI, los bots de RPA pueden automatizar tareas como restablecimiento de contraseñas, monitoreo del sistema e instalación de software. También existen numerosos usos posibles en la logística y la cadena de suministro, por ejemplo en la gestión de inventarios, procesos de envío y seguimiento de pedidos.

Ampliadas posibilidades de la robótica en entornos de oficina

Robots fisicos

Además de la RPA, también existen otras formas de robótica que podrían utilizarse en las oficinas. Los robots físicos podrían utilizarse, por ejemplo, para tareas de transporte dentro de la oficina, como llevar correo, documentos o materiales.

Sistemas de asistencia inteligentes

Los sistemas de asistencia inteligentes, es decir, el software basado en inteligencia artificial, pueden ayudar a los empleados en tareas complejas, como planificar proyectos, analizar datos o tomar decisiones.

Desafíos en la introducción de la robótica

Costos de inversion

Los costos de implementación pueden ser elevados inicialmente, ya que se requieren inversiones en software, hardware e integración con los sistemas existentes.

Integración y seguridad

La integración con los sistemas existentes es un factor crítico. La integración perfecta con la infraestructura de TI existente es crucial para el éxito de los proyectos de RPA. Además, se debe garantizar la protección y seguridad de los datos, especialmente cuando se trata de datos sensibles.

Aceptación de los empleados

La aceptación por parte de los empleados también es un aspecto importante. Es importante involucrar a los empleados desde el principio del proceso de incorporación, tomar en serio sus inquietudes y reducir cualquier posible temor a perder el empleo.

Formación adicional y reciclaje

Además, es necesario mejorar las capacidades y reciclar la formación para garantizar que los empleados puedan trabajar con las nuevas tecnologías, controlar los robots y utilizar los recursos liberados para tareas más exigentes.

La automatización robótica de procesos y la robótica en general tienen el potencial de cambiar fundamentalmente el trabajo de oficina. Ofrecen inmensas oportunidades para aumentar la eficiencia, reducir costos y mejorar la satisfacción de los empleados. Sin embargo, una planificación cuidadosa, una implementación cuidadosa y la consideración de los desafíos asociados son cruciales para la integración exitosa de estas tecnologías en el mundo del trabajo.

De lo local a lo global: las pymes conquistan el mercado global con estrategias inteligentes - Imagen: Xpert.Digital

En un momento en que la presencia digital de una empresa determina su éxito, el desafío es cómo hacer que esta presencia sea auténtica, individual y de gran alcance. Xpert.Digital ofrece una solución innovadora que se posiciona como una intersección entre un centro industrial, un blog y un embajador de marca. Combina las ventajas de los canales de comunicación y venta en una única plataforma y permite la publicación en 18 idiomas diferentes. La cooperación con portales asociados y la posibilidad de publicar artículos en Google News y una lista de distribución de prensa con alrededor de 8.000 periodistas y lectores maximizan el alcance y la visibilidad del contenido. Esto representa un factor esencial en las ventas y marketing externos (SMarketing).

Más sobre esto aquí:

• Auténtico. Individualmente. Global: La estrategia Xpert.Digital para tu empresa

La automatización robótica de procesos (RPA) está revolucionando el trabajo de oficina y los procesos administrativos en numerosos sectores, especialmente en el de seguros. Esta tecnología permite a las empresas automatizar tareas monótonas y basadas en reglas, logrando así mayor eficiencia y ahorro de costos. Además, RPA tiene el potencial de mejorar significativamente la calidad de los servicios y crear nuevas oportunidades de innovación.

La automatización robótica de procesos se refiere al uso de robots de software que pueden realizar tareas definidas sin intervención humana. No se trata de robots físicos, sino de sistemas digitales que utilizan aplicaciones existentes para automatizar procesos. Ejemplos de esto incluyen leer datos, ingresar información en formularios o procesar consultas. La tecnología puede soportar procesos tanto simples como complejos y, por lo tanto, ofrece una amplia gama de usos posibles.

Áreas de aplicación de RPA en la oficina

La implementación de RPA en los procesos de oficina ha demostrado ser particularmente efectiva. Las áreas de aplicación más importantes incluyen:

Auditoría

Los robots de software pueden reconocer facturas entrantes en varios formatos, verificarlas automáticamente y realizar los pasos necesarios hasta que se apruebe el pago. Esto ahorra tiempo y reduce errores.

Consultas de clientes

Los bots de RPA aceleran significativamente el procesamiento de las consultas de los clientes. Las consultas rutinarias, como consultas de estado o cambios de dirección, se pueden procesar de forma totalmente automática, lo que reduce drásticamente el tiempo de procesamiento.

Entrada y conciliación de datos.

La entrada y verificación manual de datos se encuentran entre las tareas que consumen más tiempo en un entorno de oficina. RPA puede hacer que estos procesos sean más eficientes y minimizar la tasa de error.

RPA en la industria de seguros

La industria de seguros en particular se ha beneficiado de las posibilidades de la RPA. Al automatizar procesos clave, las empresas pueden aumentar tanto su eficiencia como la satisfacción del cliente.

Proceso de suscripción

El proceso de suscripción es una parte central de la industria de seguros. RPA puede brindar soporte en varias áreas:

• Evaluación de riesgos: los sistemas RPA pueden analizar datos de forma rápida y precisa de diversas fuentes para evaluar los riesgos.
• Mayor eficiencia: con la ayuda de RPA se puede ahorrar hasta un 30 por ciento del tiempo de trabajo, para que los empleados puedan concentrarse en tareas estratégicas.
• Reducción de errores: los procesos automatizados minimizan los errores humanos y aumentan la precisión de las evaluaciones.

Procesamiento de reclamaciones

La tramitación de reclamaciones es uno de los procesos más complejos de la industria de seguros. RPA ofrece ventajas significativas aquí:

• Procesamiento más rápido: mediante el uso de robots de software, las reclamaciones de seguros se pueden procesar hasta un 75 por ciento más rápido.
• Recopilación de datos eficiente: los robots de RPA recopilan información relevante sobre reclamaciones de seguros y la proporcionan a los empleados de forma estructurada.
• Servicio al cliente mejorado: A través de la automatización, los clientes pueden ser informados más rápidamente y sus inquietudes pueden procesarse más rápidamente.

Beneficios de la RPA

La implementación de RPA ofrece a las empresas numerosos beneficios:

• Ahorro de costos: Al automatizar tareas repetitivas, se pueden reducir los costos de personal y se pueden utilizar los recursos de manera más eficiente.
• Mayor eficiencia: RPA permite procesar las tareas rápidamente sin pausas ni retrasos.
• Reducción de errores: Los sistemas automatizados siempre funcionan según reglas predefinidas y evitan errores que pueden surgir por descuido humano.
• Cumplimiento mejorado: los procesos se pueden diseñar para cumplir siempre con los requisitos legales y reglamentarios aplicables.
• Escalabilidad: los robots de RPA se pueden adaptar de manera flexible a cargas de trabajo cambiantes.

Desafíos en la implementación de RPA

A pesar de las numerosas ventajas, también existen desafíos que deben considerarse al implementar RPA:

• Costos iniciales: La implementación de sistemas RPA puede requerir altas inversiones iniciales.
• Integración con sistemas existentes: la perfecta integración de RPA en las infraestructuras de TI existentes es esencial para lograr la máxima eficiencia.
• Protección y seguridad de datos: El manejo de información sensible requiere estrictas medidas de seguridad.
• Aceptación de los empleados: los empleados pueden percibir la RPA como una amenaza para sus trabajos. La comunicación transparente y la capacitación son necesarias para abordar estas preocupaciones.

RPA y más allá: automatización inteligente

La RPA se puede optimizar aún más mediante el uso de inteligencia artificial (IA) y aprendizaje automático. Estas tecnologías amplían las capacidades de RPA al asumir tareas más complejas, como la toma de decisiones o la predicción. Ejemplos de esto son:

• Análisis de datos de clientes: los sistemas basados ​​en IA pueden proporcionar información más profunda sobre las necesidades y el comportamiento de los clientes.
• Predecir tendencias: el aprendizaje automático puede identificar patrones en los datos y ayudar a las empresas a identificar tendencias emergentes de manera temprana.
• Comunicación automatizada: los chatbots y los asistentes virtuales se pueden integrar perfectamente en los procesos de RPA para mejorar aún más el servicio al cliente.

RPA como elemento de cambio

La automatización robótica de procesos tiene el potencial de cambiar permanentemente el mundo del trabajo. Al automatizar tareas repetitivas, los empleados se sienten aliviados y pueden concentrarse en actividades estratégicamente más importantes. En particular, en la industria de seguros, las soluciones RPA ayudan a aumentar la eficiencia, la precisión y la satisfacción del cliente.

Con el continuo desarrollo de tecnologías como la inteligencia artificial, RPA será aún más potente y versátil en el futuro. Las empresas que adaptan estas tecnologías tempranamente no solo obtienen una ventaja competitiva, sino que también crean la base para un crecimiento sostenible en un futuro digital.

☑️ Apoyo a las PYMES en estrategia, consultoría, planificación e implementación.

☑️ Creación o realineamiento de la estrategia digital y digitalización

☑️ Ampliación y optimización de procesos de ventas internacionales

☑️ Plataformas comerciales B2B globales y digitales

☑️ Desarrollo empresarial pionero

Konrad Wolfenstein

Estaré encantado de servirle como su asesor personal.

Puedes contactarme completando el formulario de contacto a continuación o simplemente llámame al +49 89 89 674 804 (Múnich) .

Estoy deseando que llegue nuestro proyecto conjunto.

Xpert.Digital es un centro industrial centrado en la digitalización, la ingeniería mecánica, la logística/intralogística y la fotovoltaica.

Con nuestra solución de desarrollo empresarial de 360°, apoyamos a empresas reconocidas desde nuevos negocios hasta posventa.

Inteligencia de mercado, smarketing, automatización de marketing, desarrollo de contenidos, relaciones públicas, campañas de correo, redes sociales personalizadas y desarrollo de leads son parte de nuestras herramientas digitales.

Puede obtener más información en: www.xpert.digital - www.xpert.solar - www.xpert.plus