Der GS1 DataMatrix-Code als Nachfolger des weltweit eingesetzten Strichcodes: Er bietet Manipulationssicherheit und ermöglicht Rückverfolgbarkeit

🔍🔗 Im Zuge der zunehmenden Digitalisierung und global vernetzten Lieferketten stehen Unternehmen immer häufiger vor der Frage, wie sie ihre Produkte optimal kennzeichnen, rückverfolgen und gegen Manipulation sichern können. Ein wichtiger Bestandteil dieses Prozesses ist die Verwendung von standardisierten Codes wie dem GS1 DataMatrix-Code. Dieser zweidimensionale Code ermöglicht es, eine Vielzahl von Informationen auf kleinem Raum unterzubringen, etwa Artikelnummern, Chargennummern, Produktionsdaten oder auch Verfallsdaten. Die Entscheidung, ob man einen GS1 DataMatrix-Code selbst erstellt oder die Generierung an einen externen Dienstleister auslagert, ist dabei keineswegs trivial. Zahlreiche Faktoren spielen in diesen Entscheidungsprozess hinein: die technischen Anforderungen, die Ressourcen im Unternehmen, die bestehenden Mitarbeiterkompetenzen und nicht zuletzt der geplante Einsatzbereich der Codes. Im Folgenden werden die wesentlichen Aspekte dieser Entscheidung detailliert beleuchtet, Vor- und Nachteile umfassend dargestellt und durch zusätzliche Überlegungen ergänzt, um eine ganzheitliche Perspektive auf dieses Thema zu bieten.

✨ Strategische Ziele und Einsatzmöglichkeiten

„Grundsätzlich stellt sich zunächst die Frage, welche strategischen Ziele ein Unternehmen mit dem Einsatz von GS1 DataMatrix-Codes verfolgt.“ Manche Unternehmen wollen lediglich eine interne Nachverfolgbarkeit sicherstellen, um Produktions- und Lagerprozesse effizienter zu gestalten. Andere wiederum benötigen Codes, um regulatorische Vorgaben einzuhalten, etwa bei pharmazeutischen Produkten, Medizinprodukten oder in der Lebensmittelbranche. Wieder andere Firmen setzen Codes ein, um den Endkunden mehr Informationen zur Verfügung zu stellen, beispielsweise zur Herkunft der Ware oder zu besonderen Qualitätsmerkmalen. Je nach Zielsetzung können die Anforderungen an die Codes und deren Qualität erheblich variieren.

🛠️ Vorteile und Herausforderungen der internen Erstellung

Bei der internen Erstellung von GS1 DataMatrix-Codes ergeben sich verschiedene Vorteile. Zum einen ist es möglich, „die Kosten im Griff zu behalten“, da geeignete Softwaretools teilweise kostenlos oder zu relativ geringen Lizenzgebühren verfügbar sind. Zudem lassen sich Codes mit ein wenig Übung eigenständig generieren und anpassen. So kann ein Unternehmen bei kurzfristigen Änderungen, etwa neuen Chargennummern oder geänderten Produktionsdaten, schnell reagieren, ohne externe Dienstleister einbinden zu müssen. Die Unabhängigkeit von Dritten stellt insbesondere für sensible Daten einen Vorteil dar. Wenn beispielsweise Informationen über interne Produktionsprozesse, Lieferantenbeziehungen oder proprietäre Rezepturen codiert werden, ist es beruhigend, die volle Kontrolle über den Erstellungsprozess zu behalten. Man ist zudem nicht an feste Lieferzeiten oder Vertragskonditionen Dritter gebunden. Dies verschafft Flexibilität und Autonomie.

Allerdings ist die interne Generierung von GS1 DataMatrix-Codes nicht ohne Herausforderungen. Zunächst müssen Unternehmen über das notwendige technische Know-how verfügen. GS1 DataMatrix-Codes folgen definierten Standards, insbesondere in Bezug auf die Struktur der Daten und die Verwendung von Application Identifiern (AIs). Wer diese Normen nicht beherrscht, läuft Gefahr, fehlerhafte Codes zu produzieren. Dies kann im schlimmsten Fall dazu führen, dass Codes von Scannersystemen nicht erkannt oder falsch interpretiert werden. Die Folge: Prozesse geraten ins Stocken, Chargen lassen sich nicht korrekt zurückverfolgen und es entstehen unnötige Kosten. Auch der Investitionsaufwand in Hardware ist nicht zu unterschätzen. Für die zuverlässige Erstellung, den Druck und die Prüfung der Codes werden oft spezielle Drucker, Scanner oder Validierungssoftware benötigt. Ohne ausreichende Fachkenntnisse kann es zudem vorkommen, dass selbst kleine Fehler bei der Codierung unbemerkt bleiben. Dies ist vor allem dann kritisch, wenn die Codes in komplexen Lieferketten eingesetzt werden, in denen eine fehlerfreie Rückverfolgbarkeit gesetzlich vorgeschrieben ist.

🤝 Vorteile und Risiken der Zusammenarbeit mit Dienstleistern

Wer sich daher gegen die interne Erstellung entscheidet, kann auf Dienstleister zurückgreifen, die sich auf die Generierung von GS1 DataMatrix-Codes spezialisiert haben. „Solche Dienstleister bieten oft ein umfassendes Leistungspaket an“, das nicht nur die eigentliche Codeerstellung umfasst, sondern auch die Integration in bestehende IT-Systeme, Schulungen für die Mitarbeiter und langfristigen Support. Diese professionelle Expertise kann gerade für Unternehmen sinnvoll sein, die nicht über das interne Know-how verfügen oder dieses nicht aufbauen wollen. Auch die Einhaltung aller Normen und gesetzlichen Vorgaben wird durch externe Anbieter sichergestellt. Auf diese Weise lassen sich Fehlerquellen minimieren und die Prozesse effizient gestalten. Zudem bieten Dienstleister oft Zeitersparnis, etwa wenn kurzfristige Projekte oder saisonale Spitzen anstehen. Das Unternehmen muss keine eigenen Ressourcen abstellen, um sich in die Thematik einzuarbeiten, sondern kann auf bereits vorhandenes Fachwissen zugreifen.

Doch die Auslagerung an externe Dienstleister ist ebenfalls mit Nachteilen verbunden. Zum einen können die Kosten deutlich höher liegen, vor allem wenn maßgeschneiderte Lösungen oder langfristige Serviceverträge abgeschlossen werden. Auch entsteht eine gewisse Abhängigkeit. „Wer sich für einen Dienstleister entscheidet, muss damit rechnen, dass kurzfristige Änderungen nicht immer sofort umgesetzt werden können.“ Die Reaktionszeit ist abhängig von den vertraglichen Vereinbarungen und der verfügbaren Kapazität des Partners. Zudem kann es in Bezug auf sensible Daten heikel sein, diese an externe Anbieter weiterzugeben, selbst wenn diese strenge Datenschutzrichtlinien einhalten. Die interne Kontrolle über Prozesse und Informationen geht in gewissem Maße verloren.

🔍 Zusätzliche Überlegungen für die Praxis

Neben den beschriebenen Vor- und Nachteilen lohnt sich ein Blick auf weitere Aspekte, die in der Praxis häufig auftreten. Ein wichtiger Faktor ist die Skalierbarkeit. Wenn ein Unternehmen plant, mittelfristig sein Produktionsvolumen zu erhöhen oder neue Produktlinien einzuführen, müssen die Codegenerierungsprozesse mitwachsen können. Beim internen Ansatz sollte das Unternehmen sicherstellen, dass die verwendete Software und Hardware für höhere Stückzahlen ausgelegt ist. Bei externen Dienstleistern sollte geprüft werden, ob diese über ausreichende Kapazitäten verfügen, um auch bei steigender Nachfrage zeitnah liefern zu können.

Ein weiterer Punkt ist die Qualitätssicherung. GS1 DataMatrix-Codes müssen oft bestimmten Qualitätsanforderungen genügen, damit sie in den unterschiedlichen Stufen der Lieferkette reibungslos ausgelesen werden können. Neben der korrekten Kodierung ist auch die Druckqualität entscheidend. Verschmutzungen, ungenaue Druckauflösungen oder falsche Platzierungen auf der Verpackung können zu Lesefehlern führen. Unternehmen, die ihre Codes intern erstellen, müssen daher eigene Qualitätskontrollen aufbauen und regelmäßig durchführen. Externe Dienstleister können mit standardisierten Prüfverfahren und erprobten Workflows sicherstellen, dass die Codes stets den Normen entsprechen. So lassen sich Beanstandungen beim Wareneingang beim Kunden, Lieferverzögerungen oder gar Rückrufe vermeiden.

🏗️ Integration, Datenschutz und Sicherheit

Die Komplexität der Integration in interne Prozesse darf nicht unterschätzt werden. Wenn ein Unternehmen die Codes eigenständig erstellt, hat es alle Fäden in der Hand und kann gegebenenfalls die Abläufe in Produktion, Lagerhaltung und Logistik selbst anpassen. Dies erfordert aber auch entsprechende interne Ressourcen und Abstimmungen zwischen den Abteilungen. Ein externer Dienstleister kann hier helfen, indem er nicht nur die Codeerstellung übernimmt, sondern auch bei der Prozessoptimierung unterstützt. Die Gefahr ist allerdings, dass sich das Unternehmen zu sehr auf externe Expertise verlässt und intern kein eigenes Fachwissen aufbaut, was bei einem späteren Wechsel des Dienstleisters oder bei unerwarteten Problemen nachteilig sein kann.

🎯 GS1 DataMatrix-Codes selbst erstellen oder von einem Dienstleister erzeugen lassen?

Die Entscheidung, den GS1 DataMatrix-Codes selbst zu erstellen oder von einem Dienstleister erzeugen zu lassen, hängt maßgeblich von den individuellen Rahmenbedingungen ab. Es ist ein Zusammenspiel von Kosten, Know-how, Flexibilität, Sicherheitsanforderungen, Skalierbarkeit, Qualitätssicherung und strategischer Ausrichtung des Unternehmens. Wer sich im Vorfeld eingehend mit diesen Themen auseinandersetzt, die internen Kompetenzen realistisch einschätzt und klare Anforderungen definiert, kann eine fundierte Entscheidung treffen, die langfristig zu einem optimalen Einsatz der GS1 DataMatrix-Codes führt.

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