Umělá inteligence transformuje Microsoft SharePoint s Premium AI na platformu pro správu inteligentního obsahu

Řešení AI pro Microsoft SharePoint: Analýza expertních funkcí, aplikací a strategické hodnoty

Artificial Intelligence (AI) transformuje Microsoft SharePoint zásadně z čistého úložiště dokumentů na inteligentní platformu pro správu obsahu. Tato změna se zabývá ústředními výzvami moderních společností, jako je nadměrná stimulace informací, neefektivní procesy vyhledávání a vysoké náklady prostřednictvím manuálních činností. Analýza ukazuje, že integrovaná řešení Microsoft, zejména SharePoint Premium (další vývoj Microsoft Syntex) a Microsoft 365 Copilot, jsou zaměřeny na tuto transformaci. SharePoint Premium nabízí hluboké funkce AI pro automatizované zpracování, analýzu a správu obsahu, zatímco Copilot jako asistent AI zlepšuje interakci a produktivitu uživatele napříč sadou Microsoft 365. Kromě toho existuje trh řešení třetích stran, který lze integrovat do SharePoint a nabízet specializované funkce AI pro specializované požadavky.

Hlavní výhody využití AI ve SharePoint jsou významně zvýšeny automatizací (např. Klasifikací dokumentů, extrakcí metadat, spuštěním pracovního postupu), zlepšeným vyhledáváním informací prostřednictvím sémantického vyhledávání a personalizovaných doporučení, automatizovaným vymáháním dodržování předpisů (např. Aplikace uchování a názvů důvěrnosti) a optimalizovaným řízením znalostí. Případové studie ukazují značný návratový investiční potenciál.

Úspěšná implementace však vyžaduje pečlivé plánování. Robustní informační architektura a pevné postupy správy dat jsou základní předpoklady, které plně využívají výkonnost nástrojů AI a minimalizují bezpečnostní rizika (zejména sdílením údajů). Společnosti musí také porozumět a rozpočet hybridních licenčních modelů (pay-as-you-go za zpracování prémiového prémie, uživatelské funkce pro správu a copilot). K úspěchu jsou také kritická technická odbornost pro konfiguraci a školení modelů AI, stejně jako promyšlené řízení změn. Etické aspekty, jako jsou databáze, ochrana dat a transparentnost, musí být řešeny aktivně. Budoucnost SharePoint je neoddělitelně spojena s AI, s dalšími integracemi a inteligentnějšími funkcemi, které lze očekávat. Společnosti, které strategicky integrují AI do svého prostředí SharePoint, mohou dosáhnout udržitelných konkurenčních výhod.

Vhodné pro:

• Nejlepší změna pro SharePoint Premium? AI integrace nezávislé platformy AI pro všechny společnosti pro všechny společnosti pro všechny společnosti

Vzestup AI ve správě obsahu SharePoint

Tradiční řízení podnikového obsahu (ECM) dosahuje svých limitů v mnoha organizacích. Pouhé množství digitálního obsahu roste exponenciálně, což vede ke značným výzvám. Zaměstnanci tráví významnou část své pracovní doby při hledání informací, často s frustrujícími výsledky. Overfluting informací je rozšířený problém a náklady na ruční procesy pro správu, klasifikaci a zpracování dokumentů jsou značné. Microsoft SharePoint, jako jedna z nejpoužívanějších platforem pro spolupráci a správu obsahu, na nichž se každý den zpracovává obrovské množství dat (přes 2 miliardy souborů a 2 miliony webových stránek denně), což je zaměřeno na tyto výzvy.

V reakci na to se SharePoint stále více vyvíjí z čistého umístění pro dokumenty na inteligentní platformu služeb obsahu, která se masivně spoléhá na umělou inteligenci (AI). Vize společnosti Microsoft je integrovat AI hluboko do základních funkcí SharePoint a celé sady Microsoft 365. Deklarovaným cílem je posílit lidské odborné znalosti („Amplifikovat lidské zkušenosti“) automatizovat procesy obsahu a transformovat obsah na použitelné znalosti.

Tato strategická orientace se výrazně projevuje ve vývoji a brandingu produktů. Původně byly zavedeny specializované služby AI, jako jsou Microsoft Syntex a iniciativy, jako jsou témata Viva. S příchodem společnosti Microsoft 365 Copilot jako komplexního asistenta AI však byla provedena konsolidace. Syntex byl přejmenován na SharePoint Premium a integrován, což signalizuje užší spojení funkcí zpracování AI s hlavní platformou. Současně jsou témata Viva nastavena s doporučením spoléhat se na zkušenosti s řízením znalostí a Copilot založené na SharePoint. Tento vzor ukazuje, že Microsoft nepovažuje funkce AI za izolované doplňky, ale za nedílnou součást dalšího vývoje samotného SharePoint, přičemž copilot slouží jako primární rozhraní pro interakci uživatelů s těmito inteligentními funkcemi.

Integrovaná řešení Microsoft AI pro SharePoint

Společnost Microsoft nabízí řadu řešení založených na AI, která jsou integrována přímo do SharePoint a Suite Microsoft 365. Cílem je zvýšit inteligentnější a efektivnější správu, zpracování a používání obsahu. Dva centrální pilíře této strategie jsou SharePoint Premium (další vývoj Microsoft Syntex) a Microsoft 365 Copilot.

SharePoint Premium (vývoj Syntex): Zpracování obsahu, zkušenosti a správa na bázi AI

SharePoint Premium se staví jako pokročilá platforma pro správu a zkušenosti obsahu, která staví na funkcích KI a strojového učení společnosti Microsoft Syntex. Jeho cílem je automatizovat zpracování obsahu, zlepšit uživatelský zážitek při řešení obsahu a poskytnout robustní mechanismy správy.

Základní funkcí je flexibilní fakturační model. Mnoho z hlavních funkcí pro zpracování obsahu je účtováno prostřednictvím modelu Pay-As-You-Go (Payg), který je propojen s předplatným Azure. To umožňuje organizacím používat služby podle potřeby bez předběžných investic nebo licenčních dluhopisů pro tyto konkrétní funkce. Současně tento přístup vyžaduje spojení s Azure a sledováním nákladů na použití. Kromě toho existují funkce, zejména v oblasti rozšířené správy (dříve známé jako SharePoint Advanced Management-SAM), které vyžadují licencování založené na uživateli (založené na sedadle). Tato struktura hybridní licence-kombinace fakturace založené na používání prostřednictvím Azure pro Azure pro služby zpracování AI a fixní náklady pro uživatele pro funkce správy věcí veřejných z tradičních licenčních modelů a vyžaduje pečlivé plánování a rozpočtování ze strany organizací. Potřeba spravovat jak rozpočty Azure, tak uživatelské licence, může být prognóza nákladů a správa licencí složitější než v jednotném modelu.

2.1.1. Funkce zpracování obsahu (automatizace ovládaná AI)

SharePoint Premium nabízí širokou škálu služeb kontrolovaných AI pro automatizaci zpracování dokumentů:

Porozumění dokumentu (nestrukturovaná, strukturovaná, volná forma, prefabrikační)

Jedná se o základní funkci, která umožňuje školit modely AI nebo používat prefabrikované modely k automatické klasifikaci dokumentů a extrahování konkrétních informací.

• Nestrukturované modely: jsou vyškoleny pomocí „výuky stroje“ (přístup bez kódu) s ukázkovými dokumenty k identifikaci vzorců v dokumentech, jako jsou písmena nebo smlouvy. Skládají se z klasifikátorů (pro identifikaci typu dokumentu) a extraktorů (pro vytažení konkrétních datových bodů).
• Strukturované a volné tvarové modely: jsou založeny na tvůrci AI napájecí platformy a jsou vhodné pro formy nebo dokumenty s proměnlivou strukturou, ve kterých mohou být informace na různých místech. Často potřebujete pouze několik ukázkových dokumentů pro školení.
• Připravené modely: Nabízejí řešení předběžných typů pro běžné typy dokumentů, jako jsou faktury, příjmy a smlouvy na rychlé extrahování informací, aniž byste museli trénovat modely sami.

Automatické sloupce

Pomocí velkých jazykových modelů (LLM) automaticky vyplňte sloupce metadat v knihovnách SharePoint na základě obsahu souboru a definované vstupní výzvy (výzva). To lze použít pro extrakci, klasifikaci, shrnutí nebo analýzu obsahu.

Taxonomie označení

Automaticky používá podmínky z Central SharePoint Term Term Store (Managed Metadata) k dokumentům na základě analýzy AI obsahu. To významně zlepšuje vyhledávatelnost, filtrování a obecné správu souborů a podporuje konzistenci metadat.

Označování obrázků

Rozpoznat objekty v obrázcích pomocí AI a automaticky jim poskytuje popisná klíčová slova, která jsou uložena ve sloupci metadat. To usnadňuje vyhledávání, třídění a filtrování obrazových souborů.

Rozpoznávání optických znaků (OCR)

Extrahovaný tištěný nebo ručně psaný text z obrazových souborů (JPG, PNG, TIFF) a PDFS, díky nimž je tento text prohledán a označen. Existují však technická omezení typů souborů, číslo stránky (max. 500 pro OCR), limit znaků (64 000), rozměry obrazu a podporované abecedy (v současné době primárně latinsky).

Sestavení obsahu

Umožňuje automatické vytvoření standardizovaných, opakujících se obchodních dokumentů (např. Smlouvy, pracovní pokyny, nabídky) založené na moderních šablonách, které jsou spojeny se zdroji dat, jako jsou seznamy SharePoint. To může přinést značné úspory času, jak ukazuje případová studie s více než 6 000 hodinami ušetřených ročně.

Překlad dokumentu

Vytváří automaticky přeložené kopie dokumentů přímo v knihovnách SharePoint, přičemž se zachovává původní formát a struktura. Podporuje různé jazyky.

esignatura

Integruje funkci pro vyžádání a správu elektronických podpisů přímo na SharePoint a Microsoft 365. To zjednodušuje procesy podpisu a drží dokumenty během procesu zkoumání a podpisu v prostředí M365, které podporuje soulad. Regionální dostupnost je v současné době stále omezená.

PDF sloučit/extrakt

Nabízí nástroje pro sloučení několika souborů PDF za účelem vytvoření jednoho nebo pro rozdělení velkého souboru PDF do několika menších.

Pravidla zpracování

Umožňuje definici snazších akcí založených na pravidlech v knihovnách dokumentů automatizovat úkoly, např. B. Přesun souborů na základě změn metadat.

Obsahové zkušenosti funkce (funkce pro obsahové zkušenosti)

Cílem těchto funkcí je zlepšit interakci uživatelů s obsahem:

Vylepšený prohlížeč souborů

Nabízí rozšířený pohled na stovky typů souborů přímo v SharePoint/OneDrive/týmy a podporuje funkce, jako jsou komentáře.

Dotaz na obsah

Umožňuje přesné dotazy založené na konkrétních hodnotách metadat, které přesahují vyhledávání čistých klíčových slov.

Šablony stránek

Poskytuje šablony pro webové stránky SharePoint, které jsou předkonfigurovány pro správu, zpracování a sledování obchodních dokumentů.

Portály dokumentu

Povolit bezpečné spolupráci v dokumentech s externími stranami, jako jsou dodavatelé nebo na volné noze.

Obchodní dokumenty App & Documents Hub

Budoucnost, centralizované povrchy pro správu dokumentů s vysokou kvalitou, které jsou plánovány jako uživatelé -licencované služby.

Funkce správy obsahu (SharePoint Advanced Management - SAM):

Základní součástí prémie SharePoint jsou rozšířené funkce správy, které byly dříve známé jako SharePoint Advanced Management (SAM). Ty jsou zásadní pro bezpečné řízení obsahu, zejména s ohledem na přípravu na nástroje AI, jako je Copilot.

soustředit se

Boj proti rozrůstání obsahu (neomezený růst obsahu), prevence sdílení překročení (nadměrné uvolňování obsahu), správa přístupu na web SharePoint a OneDrive, jakož i kontrolu životního cyklu obsahu.

Klíčové funkce

• Zprávy a poznatky o přístupu k datům (DAG): Nabízejí transparentnost o tom, který obsah, jako jsou a kteří jsou sdíleni, potenciálně identifikují příliš rozdělené webové stránky nebo soubory s citlivými jmény.
• Zásady životního cyklu na webu: Povolte definici pokynů pro zpracování neaktivních webových stránek (např. Archivace) a zajistit platné vlastníky webových stránek.
• Recenze přístupu k přístupu k webu: Automatizujte revizi oprávnění k přístupu k přístupu na web vlastníky webových stránek.
• Omezený přístup k přístupu (RAC): Umožňuje omezit přístup na určité webové stránky SharePoint nebo OneDrive účty na definované bezpečnostní skupiny bez ohledu na stávající schválení.
• Blok Download Pedia: Zabraňte stahování, tisku nebo synchronizaci souborů z určitých webových stránek nebo OneDrive, umožňují přístup pouze prostřednictvím prohlížeče.
• Historie změn: Proposmí správní změny na webových stránkách nebo organizačním nastavení.
• Insights AI: Pomocí jazykových modelů rozpoznáte vzory a potenciální problémy s řízením ve zprávách a poskytněte doporučení k akci (např. Identifikace neaktivních webových stránek s citlivým obsahem).

Licencování

Tyto rozšířené funkce řízení obvykle vyžadují samostatné licence pro uživatele (licence SAM). Je však třeba poznamenat, že některé z těchto funkcí jsou také zahrnuty do licencí společnosti Microsoft 365 Copilot.

Případy aplikací a výhody:

SharePoint Premium umožňuje automatizaci četných obchodních procesů, například: B. Zpracování faktur a smluv. Zlepšuje přesnost vyhledávání automaticky extrahovanými a používanými metadatami a pomáhá řídit rizika shody prostřednictvím automatické klasifikace a použití pokynů. To vede ke zlepšení řízení znalostí, zvýšené účinnosti a produktivitě, úsporám nákladů a vyšší přesnosti dat. Případové studie a analýzy naznačují značnou návratnost investic (ROI), která je často transformativní namísto jen okrajových.

Implementace SharePoint Premium však není triviálním podnikem. Nejedná se o řešení, které je jednoduše „zapnuto“ a funguje okamžitě. Spíše to vyžaduje významnou investici do času a odbornosti. Školení vlastních modelů AI vyžaduje pečlivě vybrané ukázkové dokumenty (pozitivní i negativní příklady) a integraci odborníků z příslušných obchodních oblastí. Rovněž je nutná definice jasných taxonomií a zřízení obsahových center pro správu modelů. Kromě toho musí být stanovena struktura správy pro kurátorství (přehled a zdokonalení) extrahovaných metadat a klasifikací, jakož i pro pokračující údržbu modelů. Úspěch není zaručen bez pečlivého plánování, účasti odborníků a nepřetržitého řízení. Existují také technické a praktické překážky: Zprávy naznačují výzvy při zpracování složitých dokumentů, jako například: B. Multi -PAGE PDF s tabulkami, které sahají na několika stránkách nebo stránkách několika stoly. Je třeba pozorovat formát souboru, velikost a OCR. Kromě toho byla pozorována zpoždění při zveřejňování aktualizací modelu a výsledné problémy s automatickým zpracováním. Tyto faktory podtrhují, že SharePoint Premium je silná, ale potřebuje dobře promyšlenou strategii implementace a nepřetržitou péči, aby využila její potenciál a překonávala omezení.

Vhodné pro:

• Microsoft Copilot: Komplexní analýza asistenta AI od společnosti Microsoft

Copilot pro Microsoft 365 ve SharePoint: AIS Asistent pro obsah a spolupráci

Společnost Microsoft 365 Copilot je nástroj pro produktivitu založený na AI, který je integrován hluboko do aplikací Microsoft 365, včetně SharePoint. Používá velké jazykové modely (LLMS) a přistupuje k datům z grafu Microsoft (e -maily, chaty, kalendáře, dokumenty) k poskytování kontextové podpory. Ústřední bezpečnostní funkcí je, že Copilot respektuje stávající oprávnění uživatelů; Uživatelé vidí pouze informace, ke kterým již mají přístup. Použití vyžaduje určité licence založené na Microsoft 365 a další licenci Copilot na uživatele.

Základní funkce ve SharePoint

Vytváření obsahu (stránky/příspěvky)

Copilot podporuje autory přímo v editoru Rich-Text SharePoint (uvnitř textové webové části) při vytváření a revizi obsahu. Může přepsat text, přizpůsobit, zkrátit nebo provést zvuk. Obzvláště pozoruhodná je schopnost generovat celé stránky SharePoint založené na jednoduchém popisu (výzvu) nebo pomocí existujících dokumentů (např. Souborů slov nebo prezentací PowerPoint) jako základnu. Copilot také používá nové návrhové funkce SharePoint, jako jsou flexibilní sekce a návrhové nápady, aby navrhovaly přitažlivé rozvržení.

Agenti SharePoint

Jedná se o specializované asistenti AI, kteří jsou omezeni na obsah některých webových stránek SharePoint nebo vybraných souborů a složek. Pro tento obsah můžete odpovědět na otázky týkající se této konkrétní oblasti znalostí a působit jako „subjekt Matt Expert“. Každý web SharePoint automaticky obdrží standardní agent. Uživatelé s právy zpracování mohou vytvářet další vlastní agenty a omezit svou znalostní základnu až na 20 zdrojů (webové stránky, knihovny, složky, soubory). Agenti vždy respektují oprávnění jednotlivých uživatelů. Mohou být také integrovány a používány v týmech společnosti Microsoft. V současné době jsou podporovány běžné kancelářské dokumenty, PDF, textové soubory a HTML; Plánuje se podpora obrázků, videí a Oneote. Seznamy SharePoint nebo stránky z boční knihovny nelze v současné době použít jako zdroj.

Nalezení informací/shrnutí

Copilot může získat informace z knihoven, seznamů a webových stránek dokumentů SharePoint, aby pomohl uživatelům hledat soubory, generování shrnutí nebo těžbu znalostí. V rámci rozhraní OneDrive nebo SharePoint mohou uživatelé použít Copilot k získání shrnutí z dokumentů nebo k kladení otázek. Schopnost najít požadované informace uvedou první uživatelé jako významnou výhodu. Je však třeba poznamenat, že souhrnné dovednosti v kontextu chatu mohou být omezené (např. Do posledních 30 dnů chat).

Integrace s Copilot Studio

SharePoint může sloužit jako zdroj dat pro vytváření a školení vlastních modelů AI a agentů v Copilot Studio (dříve Virtual Agents). To umožňuje vytvářet generativní odpovědi na základě obsahu SharePoint. Nastavení vyžaduje konfiguraci ověřování, aby se umožnil přístup k datům SharePoint.

Případy aplikací a výhody

Použití Copilota ve SharePoint slibuje významné zvýšení produktivity. Zrychluje obsah obsahu, zjednodušuje návrh webových stránek a stránek, automatizuje vytváření shrnutí a zlepšuje spolupráci. Nalezení informací je usnadněno a zmenšuje se čas potřebný pro rutinní činnosti. Studie a zprávy od počátečních uživatelů poskytují kvantifikovatelné výhody: průměrné úspory času od 1,2 do 10 hodin týdně, 29 % rychlejší dokončení úkolů (vyhledávání, psaní, shrnutí), zlepšenou kvalitu a přesnost práce.

Omezení a výzvy

Navzdory potenciálu existují zprávy o výzvách a omezeních používání Copilot se SharePoint:

Problémy s hledáním/přístupem

Uživatelé uvádějí nekonzistentní nebo nepřesné odpovědi, pokud jde o obsah SharePoint, zejména pokud jde o metadata, počet souborů nebo konkrétní podrobnosti. Zdá se, že Copilot má potíže s otázkami o struktuře (meta problémy) na rozdíl od otázek. Omezené kontextové okno LLMS ztěžuje zpracování velmi velkých dokumentů nebo velkého počtu souborů. Zpoždění při indexování může ovlivnit topicialitu informací. Měření správy věcí veřejných, jako je omezené vyhledávání SharePoint (RSS), mohou omezit přístup dat pro Copilot a tím ovlivnit kvalitu odpovědí.

Omezení agenta

Počet zdrojů znalostí pro agenty je v současné době omezen na 20. Seznamy a stránky nejsou podporovány jako zdroje. Podpora formátů souborů je rozšířena. Odkazy na stránkách nefungují jako zdroj znalostí. Byly také hlášeny problémy s schvalovacím procesem agentů a jejich uzemňovacích dovedností.

Funkční mezery/nekonzistence

Někteří uživatelé chybí funkce známé z jiných nástrojů AI (např. Přímé nahrávání dokumentů do chatu, výběr modelu, generování obrázků Dall-E). Výkon je někdy vnímán jako snazší než u specializovaných modelů, jako je GPT-4.

Ochota k datům

Účinnost Copilota závisí převážně na dobře organizované, správně odůvodněné údaje v Microsoft 365 a SharePoint. Riziko sdílení překročení je značné a musí být řešeno před uvedením kopilota.

Tato pozorování naznačují, že Copilot je primárně navržen jako asistent pro úkoly, jako je návrh, shrnutí a zodpovězení otázek založených na dostupném obsahu a používá sémantické porozumění. Nejedná se však o všelék a nenahrazuje přesné vyhledávací procesy kontrolované metadatami nebo úkoly zásob. Uživatelé, kteří očekávají, že Copilot bude spočítat přesně soubory nebo filtrovat prvky na základě komplexních metadat, mohou být zklamáni. Jeho výkon je omezen základními údaji v grafu Microsoft, limity indexování a použitými oprávněními. Jasné řízení očekávání ohledně jeho dovedností ve srovnání s tradičními metodami vyhledávání je proto pro úspěšný úvod zásadní.

Ki-Gamechanger: Nejflexibilnější řešení platformy AI na platformě AI, která snižují náklady, zlepšují jejich rozhodnutí a zvyšují efektivitu

Nezávislá platforma AI: Integruje všechny relevantní zdroje dat společnosti

• Tato platforma AI interaguje se všemi specifickými zdroji dat
  • Z SAP, Microsoft, Jira, Confluence, Salesforce, Zoom, Dropbox a mnoho dalších systémů správy dat
• Rychlá integrace AI: Řešení AI na míru na míru na míru nebo dny místo měsíců
• Flexibilní infrastruktura: cloudové nebo hostování ve vašem vlastním datovém centru (Německo, Evropa, svobodný výběr umístění)

• Nejvyšší zabezpečení dat: Používání v právnických firmách je bezpečný důkaz
• Používejte napříč širokou škálou zdrojů firemních dat
• Výběr vašich vlastních nebo různých modelů AI (DE, EU, USA, CN)

Výzvy, které naše platforma AI řeší

• Nedostatek přesnosti konvenčních řešení AI
• Ochrana dat a zabezpečení správy citlivých dat
• Vysoké náklady a složitost individuálního vývoje AI
• Nedostatek kvalifikované AI
• Integrace AI do stávajících IT systémů

Více o tom zde:

• AI integrace nezávislé platformy AI pro všechny společnosti pro všechny společnosti pro všechny společnosti

Další nativní funkce AI-Sharepoint splňuje AI: Přirozený a třetí stranou ve srovnání

Kromě SharePoint Premium a Copilot existují i ​​další nativní technologie Microsoft, které v kontextu SharePoint umožňují nebo umožňují funkce AI:

Integrace AI Builder

Tvůrce AI je součástí napájecí platformy společnosti Microsoft a nabízí sbírku předem vyškolených a vlastních modelů AI (např. Pro zpracování dokumentů, rozpoznávání objektů, kategorizace, predikce). Tyto modely lze použít přímo ve SharePoint (často jako součást funkcí SharePoint Premium/Syntex pro zpracování strukturované/volné formy) nebo prostřednictvím výkonu automatizují pracovní postupy, které jsou spouštěny událostmi SharePoint (např. Nahrávání souboru). To umožňuje vytvoření automatizace založené na AI založené na zakázku s nízkým kódem/přístupem k kódu. Příklady jsou pracovní postupy, které automaticky extrahují metadata z nahraných faktur a zapisují sloupce SharePoint nebo klasifikují dokumenty na základě jejich obsahu. Použití AI Builder vyžaduje odpovídající licence napájecí platformy nebo kredity AI Builder, z nichž některé byly také zahrnuty do licencí Syntex/Premium nebo jsou účtovány modelem Payg.

Témata viva (je nastavena)

Témata Viva použila KI k automatickému identifikaci znalostí v Microsoft 365 (včetně SharePoint), aby je organizovala a prezentovala ve formě témat a webů. Tato témata byla zobrazena v kontextu související s aplikacemi, jako je SharePoint, týmy a Outlook, aby se usnadnilo zjištění znalostí a identifikoval odborníky. Témata Viva však budou v únoru 2025 ukončena. Stávající stránky témat publikovaných uživateli jsou převedeny na normální weby SharePoint, které lze stále najít prostřednictvím vyhledávání, ale AI již již neaktualizují.

Integrace AI Builder podtrhuje důležitý aspekt strategie společnosti Microsoft: Zatímco SharePoint Premium nabízí řadu vestavěných a trénovaných modelů AI pro běžné úkoly pro správu obsahu, napájecí platforma (Power Automats, Power Apps) slouží jako primární nástroje pro vytváření uživatelsky definovaných pracovních pracovních forů AI. Pokud tedy společnosti potřebují automatizaci AI, které přesahují standardní funkce prémie pro integraci s externími systémy, pro implementaci složité, vícestupňové logiky nebo pro vytváření vlastních povrchů s napájecími aplikacemi-napájecí platforma s AI Builder je zamýšlená sada nástrojů Microsoft. To nabízí důležitou úroveň expanze nad rámec vestavěných prémiových funkcí.

Vhodné pro:

• Unframe AI transformuje integraci AI pro společnosti v rekordním čase: na míru řešení na míru v hodinách nebo dnech

Řešení AI od poskytovatelů třetích stran pro integraci ve SharePoint

Kromě nativních řešení AI společnosti Microsoft existuje rostoucí trh pro nástroje třetích stran, které integrují nebo rozšiřují funkce AI ve SharePoint. Tato řešení často pokrývají specifické výklenky nebo nabízejí alternativní přístupy k nabídkám společnosti Microsoft. Integrace je obvykle prostřednictvím různých mechanismů:

API

Použití rozhraní API Microsoft Graph nebo Specific SharePoint API pro přístup k datům a provádění akcí.

Konektory

Platformy jako Zapier nebo Power Automats (prostřednictvím vlastních konektorů) umožňují připojení SharePoint s externími službami AI.

Vyhrazené doplňky/aplikace

Řešení, která jsou navržena jako webparts, doplňky nebo nezávislé aplikace SharePoint Framework (SPFX) a interagují přímo se SharePoint.

Příklady a analýza

Rozsah řešení třetích stran je velký. Zde je několik příkladů, kategorizovaných podle funkčních zaměření:

Platformy pro pracovní postup/automatizace (s AI)

• Flowforma: Platforma bez kódu, která používá generativní AI (vlastní „copilot“ a souhrnné funkce) k vytvoření složitých pracovních postupů, které se bez problémů integrují do Microsoft 365 a SharePoint.
• Nintex: Nabízí rozsáhlé nástroje pro automatizaci pracovního postupu, automatizaci robotických procesů (RPA) a generování dokumentů s integrací SharePoint. Může však mít strmější křivku učení a vyšší náklady.
• Zapier: slouží jako integrační platforma („middleware“), která kombinuje SharePoint s tisíci dalších aplikací, včetně služeb AI, jako je „AI od Zapier“ (používá modely jako OpenAAI, antropic) nebo specializované nástroje AI, jako je „obočí AI“ pro těžbu dat webových stránek. Obzvláště vhodné pro automatizaci snadnějších úkolů křížových aplikací.
• KISSFLOW: Další řešení správy pracovního postupu, které je zaměřeno na netechnické uživatele prostřednictvím jednoduchého uživatelského rozhraní.
• Sembly.ai: Specializovaná na splnění produktivity. Integruje se s SharePoint, aby automaticky generoval poznámky o schůzce, shrnutí a úkoly generovaných AI v příslušných knihovnách SharePoint. Integrace probíhá prostřednictvím API a respektuje stávající povolení.

Sémantické vyhledávání/správa znalostí

• Poolparty Semantic Suite (od GraphWise): Nabízí sémantickou úroveň přes SharePoint (stejně jako týmy a Copilot). Umožňuje sémantické vyhledávání (které přesahuje klíčová slova a chápe synonyma), automatické značení konceptu založené na centrálně spravované taxonomii a vyhledávání vyhledávání výsledků. Integrováno do SharePoint Term Store, Azure a Graph API.
• Semaphore (z pokroku): Používejte sémantické modely, pravidla pro těžbu textu a klasifikace k poskytování dokumentů SharePoint s bohatými metadatami souvisejícími s kontextem. Případová studie s globální neziskovou organizací ukázala zlepšenou vyhledávatelnost dokumentů a lepší znalostní sítě na různých místech.
• Expert.ai: Nástroj pro sémantickou textovou analýzu s hlubokými možnostmi přizpůsobení klíčových slov a konceptů. Je ve srovnání zmíněna jako silná alternativa v oblasti sémantiky.
• Guru: Platforma pro vyhledávání podnikového AI, která poskytuje informace z různých zdrojů, včetně SharePoint, agregovaných a hledaných.
• Onyx (dříve Danswer): Open source AI platforma, která se kombinuje s firemními dokumenty, aplikacemi (včetně SharePoint) a People. Nabízí rozhraní chatu, konektory s více než 40 systémy a možnost vytvoření vlastních agentů AI. Lze provozovat lokálně nebo v cloudu.

Zpracování/záznam dokumentů

• Artsyl Docalpha: Úzce se integruje s SharePoint a nabízí rozšířené OCR, rozpoznávání dokumentů založené na AI (automatická klasifikace a přiřazení metadat), inteligentní extrakci dat (s trénovanými modely) a automatizací pracovního postupu. Cílem je konkrétní průmyslová odvětví, jako je zdravotnictví, finanční a výroba.
• ConceptClassifier (od různých poskytovatelů): Add-on, který používá technologii „kombinované termíny“ k klasifikaci nestrukturovaných dat v metadě SharePoint a extrahování metadat.

Obecné platformy KI/Produktivita

• Stack AI: Platforma pro vytváření agentů AI, kteří interagují s interními daty a API, včetně zpracování a vyhledávání dokumentů.
• Kama Dei: Platforma pro porozumění přirozenému jazyku (NLU) s konfigurovatelnou databází znalostí pro vytváření virtuálních agentů.

Nástroje s otevřeným zdrojovým kódem / vývojářem

Na GitHubu existují různé projekty a úložiště s otevřeným zdrojovým kódem o rozvoji SharePoint (např. Oficiální úložiště společnosti Microsoft pro dokumentaci a školení SPFX). Existují také specifické nástroje, jako je „Prompt Pulse“, aplikace Microsoft Teams Power, kterou SharePoint používá jako zdroj dat pro sdílení výzev Copilot, nebo obecnější nástroje produktivity s krytem SharePoint. Onyx je příkladem komplexnějšího open source podnikového vyhledávání/platformy AI s konektorem SharePoint.

Srovnání nástrojů KI: Integrované vs. přístupy třetí strany

Rozhodnutí mezi používáním integrovaných řešení Microsoft AI, jako je SharePoint Premium nebo Copilot, a integrací nástrojů třetích stran vyžaduje pečlivé zvážení různých aspektů. Integrovaná řešení nabízejí velmi hlubokou integraci v Microsoft 365 a bezproblémovou uživatelskou zkušenost. Jejich funkční rozsah je široký a pokrývá oblasti, jako je zpracování, správa a pomoc, i když hloubka se může lišit v závislosti na funkci. Nákladové modely těchto řešení jsou hybridní: jsou založeny na přístupu k uživatelům i uživatelům. Adaptabilita je omezena na modelové školení, výzvy a použití napájecí platformy, zatímco bezpečnostní integrace je založena na stávajících standardech a dodržování předpisů Microsoft 365. Úsilí údržby je efektivně regulováno centrálními aktualizacemi z ekosystému Microsoft, ale vyžaduje určitou konfiguraci a školení. Nakonec to vede k vysoké vazbě výrobce v systému Microsoft.

Nebo si vyberete specializované nástroje „Nejlepší“ od poskytovatelů třetích stran pro konkrétní úkoly AI, které mohou nabídnout vynikající funkčnost v této oblasti, ale způsobují integrační úsilí a potenciálně vyšší administrativní náklady, s výjimkou partnera Xpert.digital?

Řešení třetích stran jsou naproti tomu variabilní z hlediska hloubky integrace. Například pracují s API, konektory a doplňky, což může znamenat další složitost. Často se specializují na výklenky a nabízejí potenciálně hlubší funkce než integrovaná řešení ve specifických oblastech. Nákladové modely se velmi liší, počínaje předplatným modelů Freemium a Open Source. S přizpůsobivostí je výhoda často u poskytovatelů třetích stran, zejména s otevřenými zdrojovými řešeními, což umožňuje maximální flexibilitu. Tato řešení však vyžadují samostatný test týkající se bezpečnosti a zpracování dat a potenciálně vyšší správy integrace. Vázanka výrobce je obvykle nižší, ale na příslušném poskytovateli třetího partnera je závislost.

Rozhodnutí mezi nativní integrací Microsoft a specializovanými nástroji třetích stran je třeba zvážit také s ohledem na integrační úsilí a vazbu výrobce. Zatímco Microsoft 365 nabízí hlubokou integraci ve vašem vlastním ekosystému, dluhopis (zamknutí) tohoto výrobce může být vysoký. Na druhé straně řešení třetích stran potenciálně nabízejí větší flexibilitu. Organizace by proto měly pečlivě zvážit, zda předpokládaná výhoda specializovaných funkcí ospravedlňuje dodatečné náklady a složitost integrace.

Vhodné pro:

• Nebezpečí uzamčení dodavatele: Proč by se společnosti měly vyhýbat závislosti

Účinky AI na základní funkce SharePoint

Umělá inteligence mění nejen zastřešující strategie správy obsahu, ale také ovlivňuje základní funkce SharePoint, zejména při automatizaci vyhledávání a procesu.

Hledat a hledat informace

Tradiční vyhledávání klíčových slov na firemních portálech často vede k neuspokojivému výsledkům a velkému množství času pro uživatele. AI slibuje základní vylepšení zde:

Od klíčových slov po koncepty

Hledání podporované AI přesahuje čisté srovnání klíčových slov. Jeho cílem je pochopit záměr uživatele za dotazem vyhledávání a vzít v úvahu sémantický kontext slov a frází.

Sémantické vyhledávání

Tato technologie používá vektorové kódy (matematické reprezentace slov a konceptů) a hlasové modely k nalezení koncepčně souvisejících informací, i když přesné vyhledávací výrazy v dokumentu nedochází. Zejména Microsoft Search a Copilot staví na takovém sémantickém indexu, který je generován z dat v grafu Microsoft. Tento index umožňuje rozpoznat vztahy mezi různými slovními formami, porozumět synonyma a identifikovat podobné dokumenty z hlediska obsahu. Vyhledávání Azure AI také nabízí sémantické funkce, jako je opětovné hodnocení (přehodnocení výsledků vyhledávání založené na sémantické relevanci), extrakce reakce-snippets a důraz. Třetí poskytovatelé, jako je bazén, také integrují funkce sémantického vyhledávání ve SharePoint. Licence Microsoft 365 Copilot v nájemci může být nezbytná pro určité rozšířené sémantické funkce, zejména v souvislosti s vyhledáváním Copilot Studio nebo Azure AI pro optimálně používání sémantického indexování.

Zpracování přirozeného jazyka (NLP) / dotazy přirozeného jazyka

AI stále více umožňuje uživatelům klást otázky v přirozeném a každodenním jazyce místo toho, aby museli používat přísné vyhledávací výrazy. Microsoft 365 Copilot je pro tuto konverzační interakci výslovně navržen. Je však třeba poznamenat, že společnost Microsoft oznámila, že určité formy podpory dotazů přirozeného jazyka ve standardních vyhledávacích rozhraních Microsoft 365 (jako je Outlook, Teams, SharePoint Search) vyprší s filtry nebo použitím Copilota. Nástroje, jako je LlamainDex v kombinaci s datovými konektory (např. CDATA), lze také použít k vývoji vlastních řešení, která umožňují dotazy přirozeného jazyka proti datům SharePoint. Funkce Ediscovery (Premium) ve společnosti Microsoft Purview také používá tvůrce dotazů přirozeného jazyka v souvislosti s Copilotem.

Personalizace a doporučení

Algoritmy AI analyzují chování uživatelů, jejich roli ve společnosti, jejich interakce a vztahy v grafu Microsoft s cílem poskytnout osobní výsledky vyhledávání a aktivně navrhovat relevantní obsah (dokumenty, zprávy, odborníci).

Výhodou těchto vylepšených vyhledávání podporovaných AI jsou rychlejší vyhledávání informací, relevantní výsledky vyhledávání, zlepšený objev znalostí a zkrácení času, který zaměstnanci tráví při vyhledávání.

Tabulka ukazuje rozdíly mezi různými vyhledáváními. Hledání klíčových slov probíhá přesným porovnáním termínů a je prakticky omezeno kvůli jeho jednoduchosti, ale je omezeno na relevanci, protože nezohledňuje kontext nebo synonyma. Standardní vyhledávání společnosti Microsoft, které je personalizováno, také používá signály z grafu Microsoft, aby nabídl uživateli lepší relevanci přizpůsobené uživateli. Často však zanedbává sémantický kontext a je velmi závislý na kvalitě grafových dat. Sémantické vyhledávání, které je založeno na technologiích, jako je Copilot nebo Azure AI, pracuje s vektorovými kódy a chápe kontext a důležitost dotazů na vyhledávání. Poskytuje největší význam, protože rozpoznává záměry a také je koncepčně podobná. Vyžaduje však explicitní nastavení, odpovídající licence a vysoce kvalitní data a může dosáhnout svých limitů pro složité meta problémy. Dotaz přirozeného jazyka je založen na konverzační AI a detekce záměru umožňuje intuitivní a flexibilní vstup. Může však být nejednoznačný, je podporován pouze v omezeném rozsahu standardních uživatelských rozhraní a jeho přesnost do značné míry závisí na kvalitě základního modelu.

Vývoj vyhledávání v Microsoft 365 ukazuje jasný směr: Copilot představuje další generaci a používá pokročilejší sémantický index než standardní vyhledávání Microsoft. Zatímco standardní vyhledávání již integruje personalizaci pomocí grafu Microsoft, Copilot přidává hlubší sémantické porozumění a schopnost přihlásit se logicky. Nastavení vyhledávání Microsoft v Bing ve prospěch Copilot podtrhuje tuto strategickou orientaci. Vyhledávání Copilot však také dosahuje limitů v praxi, zejména v případě nedostatečně připravených údajů nebo nejasných povolení. Nástroje, jako je omezené vyhledávání SharePoint (RSS), ilustrují oblast napětí mezi širokým přístupem k datům, které AI potřebuje, a požadavky správy dat, což ovlivňuje jak Copilot, tak standardní vyhledávání. Copilot tedy není jen „lepší vyhledávání“, ale asistent AI, jehož schopnost vyhledávání je založena na sémantickém porozumění, ale závisí na kvalitě a dostupnosti základních dat.

Automatizace procesů a správa obsahu

AI také revolucionizuje způsob, jakým je obsah spravován ve SharePoint a integrován do procesů:

Automatizovaná klasifikace a klíčová slova

Modely AI, zejména modely SharePoint Premium/Syntex, mohou automaticky analyzovat a klasifikovat dokumenty na základě jejich obsahu. Používají předdefinované značky metadat, buď na základě vyškolených modelů nebo prostřednictvím integrace s taxonomií SharePoint (spravovaná metadata). To významně snižuje ruční úsilí a zajišťuje konzistentní metadata v celé zásobě dokumentu.

Extrakce metadat

Kromě čisté klasifikace může KI extrahovat konkrétní informace - jako jsou data, jména, částky, smluvní ustanovení - ze strukturovaných (formulářů) a nestrukturovaných (písmen, smlouvy). Tato extrahovaná data jsou uložena ve sloupcích SharePoint (pole metadat), a tak umožňují procesy kontrolované metadatami a výrazně zlepšily nalezení.

Automatizace pracovního postupu

Automaticky extrahovaná metadata nebo klasifikace byla použita jako spouštěč pro downstream pracovní postupy, které jsou obvykle vytvářeny pomocí napájecí automaty. Příklady toho jsou schvalovací procesy založené na extrahované částce faktury, oznámení o nadcházejících smluvních procesech nebo automatickém směrování dokumentů odpovědnému oddělení.

Automatizace shody (názvy úložiště/důvěrnosti)

Obzvláště důležitou aplikací je automatické použití pokynů pro dodržování předpisů. Modely AI (v rámci SharePoint Premium/Syntex) lze nakonfigurovat tak, aby automaticky aplikovali názvy úložišť (uchovávací štítky) nebo názvy důvěrnosti (štítky citlivosti) z Microsoft Porview do dokumentů na základě jejich klasifikace nebo uznávaného obsahu (např. Citlivé informace). Tím je zajištěno, že obsah je zacházen podle pokynů společnosti a zákonných požadavků, aniž by uživatelé museli ručně zasahovat. K konfiguraci probíhá propojením názvů kompetec s modely AI nebo pokyny pro označování automobilů v zájmu, které reagují na určité typy obsahu, citlivé typy informací, klíčová slova nebo trénovatelné klasifikátory. Konkrétním příkladem by byl model SynTex, který rozpoznává „specifikace produktu“ a automaticky používá název úložiště založeného na události „5 let po nastavení produktu“. Power Automats lze také použít k aplikaci názvů na základě logiky pracovního postupu.

Sestavení obsahu

Jak již bylo zmíněno, tato funkce automatizuje vytváření standardizovaných dokumentů.

Výhody této automatizace jsou zřejmé: zvýšená účinnost, snížení manuálních chyb, zlepšená shoda, vyšší konzistence dat a zrychlené obchodní procesy.

Schopnost AI automatizovat úkoly dodržování předpisů je posun paradigmatu. Tradičně byla dodržování retenčních období nebo ochrana citlivých údajů silně závislá na manuálních procesech a péče o zaměstnance-náchylná k chybám a obtížně se skáznou. KI, zejména společností SharePoint Premium/Syntex, nyní umožňuje pokyny pro dodržování předpisů, které jsou definovány v Microsoft Purview, aby je prosazovaly aktivně a automaticky na základě obsahu dokumentů. Pochopením AI, jaký typ dokumentu je nebo zda obsahuje citlivé informace, může používat správný název úložiště nebo důvěrnosti, aniž by to uživatel musel dělat ručně. To drasticky zvyšuje konzistenci aplikace a snižuje riziko porušení dodržování předpisů. To je značná přidaná hodnota pro společnosti v regulovaných průmyslových odvětvích nebo pro osoby s velkým množstvím citlivých údajů. AI působí jako most mezi samotným obsahem a pravidly správy, která se na něm použijí, a umožňuje automatizované vymáhání ve velkém měřítku.

Xpert.Digital má hluboké znalosti z různých odvětví. To nám umožňuje vyvíjet strategie šité na míru, které jsou přesně přizpůsobeny požadavkům a výzvám vašeho konkrétního segmentu trhu. Neustálou analýzou tržních trendů a sledováním vývoje v oboru můžeme jednat s prozíravostí a nabízet inovativní řešení. Kombinací zkušeností a znalostí vytváříme přidanou hodnotu a poskytujeme našim zákazníkům rozhodující konkurenční výhodu.

Více o tom zde:

• Využijte 5x odborných znalostí Xpert.Digital v jednom balíčku – již od 500 EUR měsíčně

Úvahy o strategické hodnotě a implementaci

Integrace AI v SharePoint nabízí významnou strategickou přidanou hodnotu nad rámec zlepšení jednotlivých funkcí. Rozhodnutí o provedení provádění by však mělo být založeno na pečlivém zvážení výhod, nákladů a nezbytných požadavků.

Obchodní případ: Proč implementovat AI ve SharePoint?

Argumenty pro použití AI ve SharePoint jsou rozmanité a dotýkají se hlavních oblastí výkonu společnosti:

Účinnost a produktivita

Nejvíce hmatatelnější výhodou je masivní úspora času automatizací manuálních a opakovaných úkolů. To zahrnuje vstup dat, klasifikaci dokumentů, strop, shrnutí a vytvoření standardních dokumentů. Zaměstnanci jsou zmírněni rutinní činnosti a mohou se soustředit na strategičtější úkoly s přidanou hodnotou. Vylepšené vyhledávání také urychluje zjištění informací.

Řízení znalostí

KI pomáhá transformovat často nestrukturovaná množství informací ve SharePoint na organizované a přístupné znalosti. Automatické vytáčení a klasifikace převratů zlepšuje nalezení a opakovatelnost informací. Přestože jsou stanovena témata VIVA, cílem zůstává pro to, aby lidi lépe propojilo znalosti a odborné znalosti, nyní především prostřednictvím SharePoint a Copilot.

Soulad a správa

AI umožňuje automatizované implementaci pokynů pro dodržování předpisů. Automatické využití označení ukládání a důvěrnosti založené na obsahu, rozpoznávání citlivých informací a konzistentního používání metadat pomáhá snižovat rizika shody a zvyšovat přesnost údajů. To také podporuje auditovatelnost.

Úspory nákladů a návratnost investic

Automatizace snižuje provozní náklady způsobené ručními procesy, odstraňováním problémů a neefektivním vyhledáváním. Potenciální úspory také vyplývají z konsolidace nástrojů a vyhýbání se nákladům na specializované starší systémy. Případové studie a analýzy návratnosti investic, a to jak pro Syntex/Premium, tak pro Copilot, naznačují potenciál s vysokým úsporem, který často přesahuje mezní zlepšení a může dosáhnout návratnosti investic od více než 100% na více než 400%.

Udržitelnost

Implementace AI připravuje obsahovou základnu pro budoucí vývoj a zejména pro asistenty AI, jako je Copilot. Umístí společnost v souladu s obecným trendem integrace AI do digitálního pracoviště.

Implementační faktory

Zavedení řešení AI ve SharePoint vyžaduje strategický přístup a zvážení několika klíčových faktorů:

Licence a náklady

Porozumění modelům licencí je nezbytné. SharePoint Premium kombinuje model Pay-As-You-Go (prostřednictvím Azure Subscription) pro zpracování služeb s uživatelskými licencemi pro rozšířené funkce správy (SAM). Microsoft 365 Copilot také vyžaduje kromě licencí založených na M365 samostatnou licenci uživatelů. Náklady, zejména u prémiových funkcí a copilot, mohou být překážkou, zejména pro menší organizace. Doporučuje se používání nákladů a nástrojů pro hodnocení. Zřízení účtu Payg vyžaduje odkaz na předplatné Azure a skupinu zdrojů.

Příprava dat a architektura informací (IA)

Toto je jeden z nejdůležitějších faktorů úspěchu. Účinnost nástrojů AI, zejména Copilot, závisí masivně na kvalitě, organizaci a oprávnění základních dat ve SharePoint a Microsoft 365. Robustní informační architektura je nezbytná: jasná struktura webových stránek a webů rozbočovačů, konzistentní využití typů metadat a složek, struktury a názvů názvů. Redundantní, zastaralá nebo triviální (červená) by měla být identifikována a upravena, protože mohou ovlivnit výsledky AI. Rozhodujícím faktorem je přehled a korekce povolení k souborům a odstranění přemístění před zavedením nástrojů AI, jako je Copilot, široké. Nástroje, jako je SharePoint Advanced Management (SAM) a Microsoft, jsou pro to ústřední. Samotná AI také ovlivňuje osvědčené postupy pro metadata standardizované IA, automatizované procesy značkování a kontroly kvality se stávají ještě důležitějšími. Potřeba solidního datového základu nelze dostatečně zdůraznit; AI není náhradou za základní hygienu informací, ale vyžaduje to.

Technická implementace a odbornost

Zřízení SharePoint Premium vyžaduje kroky konfigurace, jako je propojení s Azure, nastavení obsahových center a školení vlastních modelů. To může vyžadovat technické know-how a zajistit, aby IT integroval specialisty nebo externí partnery. Pro správce a uživatele existuje křivka učení. Je vhodné začít malé, identifikovat konkrétní, slibné aplikace a postupně zavádět řešení.

Výzvy a omezení

Organizace by si měly být vědomy potenciálních technických překážek, jako například: B. Problémy s přesností v modelech, limity zpracování pro určité typy souborů, velikosti nebo komplexní rozvržení, nekonzistence v kopilotických odpovědích nebo složitosti v integraci různých systémů.

Řízení a přijetí změn

Zavedení nástrojů AI mění pracovní metody. Úspěšné přijetí vyžaduje cílené školení uživatelů, jasnou komunikaci prostřednictvím výhod a limitů nástrojů a možná zřízení interních „šampionů“ nebo multiplikátorů.

Vhodné pro:

• Důvěryhodná AI: Evropská trumfová karta a šance na převzetí vedoucí role v umělé inteligenci

Etické aspekty ochrany údajů

Použití AI v kontextu společnosti vyvolává důležité otázky etické a údaje, které musí být aktivně řešeny:

Zaujatost a férovost

Modely AI se poučí z dat a proto mohou absorbovat a posilovat stávající předsudky (zkreslení). To může vést k diskriminačním nebo nespravedlivým výsledkům. K rozpoznávání a minimalizaci zkreslení je nutné nepřetržité monitorování a přizpůsobení modelů. Generovaný obsah a návrhy by měly být zkontrolovány na neutralitu a inkluzivitu.

Ochrana a zabezpečení dat

Systémy AI, jako je Copilot proces, potenciálně velké množství firemních dat, včetně citlivých nebo osobních údajů. Hlavním rizikem je, že nesprávná autorizace (sdílení překročení) nebo nesprávné konfigurace umožňují citlivým datům nepřiměřeně uživatelé, kteří by neměli vidět. Robustní šifrování, přísné řízení přístupu a dodržování předpisů o ochraně údajů (jako je GDPR/GDPR) jsou nezbytné. Společnost Microsoft zdůrazňuje, že Copilot používá komerční opatření na ochranu údajů, která zabraňují výzev uživatele nebo se použijí k tréninku veřejné LLMS. Organizace však musí definovat a sdělit své vlastní pokyny pro zpracování dat a zejména pečlivě se zabývat legálně omezenými údaji (např. Zdravotními údaji/Phi, PII).

Transparentnost a odpovědnost

Uživatelé by měli být schopni pochopit, jak vzniknou odpovědi generované AI. Protože LLM občas „halucinace“, tj. Nepravdivé, ale přesvědčivě znějící informace, je zásadní, aby uživatelé kriticky kontrolovali a ověřovali výsledky. Jsou nezbytné jasné pokyny a odpovědnosti za kontrolu výsledků AI.

Principy odpovědné AI

Použití AI by mělo dodržovat etické principy: respektující, kompatibilní a pečlivé, aby se zabránilo poškození. Měly by se brát v úvahu aspekty, jako je dostupnost nástrojů AI a potenciální účinky na úlohy. Je třeba se vyhnout nadměrné závislosti na AI, která snižuje kritické myšlení.

Zavedení AI ve SharePoint vytváří inherentní dualitu: na jedné straně tyto nástroje umožňují obrovské zvýšení účinnosti prostřednictvím přístupu a zpracování velkého množství dat. Na druhé straně přesně tyto dovednosti otevírají nové riziko pro ochranu dat a zabezpečení dat. Schopnost Copilota získat přístup k e -mailům, chatům a dokumentům za účelem poskytnutí kontextové pomoci také přináší riziko neúmyslného zveřejnění citlivých informací, pokud jsou základní oprávnění nesprávná nebo příliš rozsáhlá. Je proto nezbytné, aby implementace nástrojů AI byla v ruce posílením opatření na zabezpečení a ochranu údajů, jakož i zavedením jasných etických pokynů a procesů správy. Výhody AI lze implementovat zodpovědně, pouze pokud jsou související rizika aktivně spravována.

Microsoft 365 a AI: Trendy, nástroje a další generace produktivity

Integrace AI ve SharePoint je teprve na začátku. Budoucí vývoj by měl být formován následujícími trendy:

Hlubší a širší integrace AI

Očekává se, že funkce AI jsou integrovány ještě plynulejší a komplexnější na SharePoint, OneDrive, týmy a další služby Microsoft 365. AI bude stále více tvořit základ pro správu obsahu, automatizaci a uživatelské zkušenosti.

Další rozvoj prémie SharePoint

Očekává se, že společnost Microsoft dále rozšíří funkce SharePoint Premium. Na plánu jsou funkce, jako je aplikace Business Documents App, The Hub, archivace na úrovni souborů a delší retenční období pro zálohu M365. Dále jsou také rozvíjeny základní funkce zpracování obsahu a vlády, např. B. Prostřednictvím nových pravidel AI pro stanovení názvů důvěrnosti a skladování.

Vylepšení v Copilot

Očekává se, že Copilot bude inteligentnější, lépe integrovanější (např. Zobrazení karet připojení Viva v agentů) a potenciálně schopné ve vztahu ke složitějším úkolům a závěrům. Očekává se také zlepšení jazykové interakce.

Optimalizované zkušenosti autorů

Vytváření obsahu ve SharePoint je dále zjednodušeno AI, např. B. Prostřednictvím boční tvorby založené na AI, návrhy návrhů pro vedlejší sekce, flexibilnější rozvržení (12-sloupcové mřížky), spoluautoring pro stránky v reálném čase a vylepšené nástroje pro zpracování stolů.

Trvalé zaměření na správu věcí veřejných

Očekává se, že s ohledem na rostoucí množství dat a zvyšování používání AI bude společnost Microsoft nadále vyvíjet a zlepšovat nástroje pro řízení přístupu, životního cyklu a dodržování předpisů ve věku AI.

Vhodné pro:

• Evropská cesta k technologické suverenitě prostřednictvím automatizace založené na AI: Analýza doporučení Kiro 2024

Doporučení: Zvyšování účinnosti a správy znalostí AI ve SharePoint

Integrace umělé inteligence znamená zlom pro Microsoft SharePoint. Platforma se vyvíjí ze systému pro čisté ukládání dokumentů do inteligentního prostředí pro správu obsahu, spolupráci a hledání znalostí. Nativní řešení od společnosti Microsoft, především Premium SharePoint (jako další vývoj Syntex) a Microsoft 365 Copilot, nabízejí výkonné, i když se vyvíjejí, nástroje pro automatizaci procesů, zlepšení vyhledávání a podpory uživatelů. Ty jsou doplněny specializovanými řešeními třetích stran. Strategická hodnota je ve značném zvýšení účinnosti, zlepšení přístupu k znalostem, automatizovanému dodržování předpisů a potenciálně vysokých úspor nákladů.

Aby bylo možné tento potenciál úspěšně zvýšit, je nezbytné strategické plánování a pečlivé implementace. Na základě analýzy jsou výsledkem následující základní doporučení:

Upřednostňujte analýzu potřeb a aplikace

Nezavádějte řešení AI pro vás. Identifikujte konkrétní obchodní výzvy, které mají být neefektivní zpracování dokumentů, špatné výsledky vyhledávání, mezery v souladu nebo znalostní sila, která AI může poskytnout měřitelnou přidanou hodnotu. Upřednostňujte aplikace na základě očekávané návratnosti investic (ROI) a strategického významu.

Navazujte správu dat jako nadaci

Toto je nejdůležitější předpoklad. Než zavedete nástroje AI, jako jsou Copilot nebo rozsáhlé prémiové funkce, investujte čas a zdroje do čištění databází, optimalizaci informační architektury a rekonstrukci oprávnění a přechodovací problémy. Použijte nástroje z SharePoint Advanced Management (SAM) a Microsoft Purview. Solidní správa není možnost, ale základ pro efektivní a bezpečné používání AI.

Vážit nativní vs. Řešení třetích stran

Vyhodnoťte nativní řešení SharePoint Premium a Copilot z důvodu jejich hluboké integrace pro základní požadavky v oblasti zpracování obsahu a celkovou pomoc AI v rámci Microsoft 365. Zvažte nástroje třetích stran, pokud existují specifické, vysoce předchozí požadavky na nika, na které se nevztahují nativní nabídky, nebo již byly provedeny silné investice ve stávajících třetích stranách. Vezměte v úvahu kompromisy s ohledem na hloubky integrace, specializaci funkcí, náklady a úsilí o údržbu.

Začněte malé a pokračujte iterativním

Spusťte pilotní projekty pro vybrané aplikace nebo oddělení. K odhadu účinků použijte simulační režimy, pokud jsou k dispozici (např. Pro pokyny pro automatické značení). Před plánováním širokého úvodu změřte výsledky a modely a procesy ROI a zdokonalujte a zdokonalujte modely a procesy. Jasně sdělujte současné dovednosti a limity nástrojů AI pro stanovení realistických očekávání.

Proaktivní licencování a etika

Rodina se seznámí s hybridními licenčními modely od SharePoint Premium a nákladové struktury Copilota. Vezměte v úvahu nezbytné rozpočty Azure pro služby Payg. Vypracovat jasné pokyny pro etické pokyny a pokyny pro použití pro nástroje AI, které se zabývají aspekty, jako je ochrana údajů, vyhýbání se zkreslení a potřeba zkontrolovat výsledek. Plánujte měření školení uživatelů a správy změn.

Závěrem lze říci, že integrace AI má zásadní význam pro budoucí přidanou hodnotu ze SharePoint. Strategický, dobře kontrolovaný a iterativní přístup, který kombinuje technologické možnosti s pevnými praktikami správy a etickými úvahami je klíčem k realizaci významných výhod a zároveň řízení vlastních rizik.

☑️ Podpora MSP ve strategii, poradenství, plánování a implementaci

☑ Vytváření nebo přepracování strategie AI

☑️ Pioneer Business Development

 

Rád posloužím jako váš osobní poradce.

Můžete mě kontaktovat vyplněním kontaktního formuláře níže nebo mi jednoduše zavolejte na číslo +49 89 89 674 804 (Mnichov) .

Těším se na náš společný projekt.

 

 

Xpert.Digital je centrum pro průmysl se zaměřením na digitalizaci, strojírenství, logistiku/intralogistiku a fotovoltaiku.

S naším 360° řešením pro rozvoj podnikání podporujeme známé společnosti od nových obchodů až po poprodejní služby.

Market intelligence, smarketing, automatizace marketingu, vývoj obsahu, PR, e-mailové kampaně, personalizovaná sociální média a péče o potenciální zákazníky jsou součástí našich digitálních nástrojů.

Více se dozvíte na: www.xpert.digital - www.xpert.solar - www.xpert.plus