Roboticky řízená automatizace procesů v kancelářské práci: Efektivita a inovace díky robotické automatizaci procesů

Moderní svět práce, zejména v administrativních oblastech, zažívá hluboké změny. Klíčovým motorem této transformace je robotická automatizace procesů (RPA), která se rychle vyvinula ze slibné technologie v nepostradatelný nástroj pro společnosti. Zejména odvětví s vysokými objemy transakcí a standardizovanými procesy, jako je pojišťovnictví, nesmírně těží z příležitostí, které RPA nabízí. Tato technologie umožňuje automatizovat opakující se úlohy a úlohy založené na pravidlech, čímž dochází k výraznému zvýšení efektivity a úsporám nákladů. RPA je ale víc než jen nástroj pro snižování nákladů. Osvobozuje zaměstnance od monotónních úkolů a dává jim možnost soustředit se na náročnější úkoly s přidanou hodnotou, což v konečném důsledku vede ke zvýšení motivace a spokojenosti zaměstnanců.

Oblasti použití RPA v kancelářské práci

Pro plné pochopení potenciálu RPA je důležité porozumět různým oblastem použití v kanceláři. RPA systémy jsou schopny převzít širokou škálu rutinních úkolů, které byly tradičně prováděny lidskými zaměstnanci.

Příklad: ověření faktury

Zamysleme se například nad auditem. Zde mohou softwaroví roboti rozpoznat příchozí faktury bez ohledu na formát, extrahovat informace, které obsahují, porovnávat je s objednávkami nebo smlouvami a samostatně provádět schvalovací proces až do uvolnění platby. Tato automatizace nejen snižuje manuální námahu, ale také minimalizuje riziko lidské chyby a výrazně zrychluje celý proces.

Příklad: Zpracování zákaznických dotazů

Další důležitou oblastí použití je zpracování zákaznických dotazů. V době, kdy zákazníci očekávají rychlé a přesné odpovědi, mohou RPA boti hrát klíčovou roli. Jsou schopni identifikovat standardní požadavky, reagovat na často kladené otázky, shromažďovat informace z různých systémů a dokonce samostatně zpracovávat jednoduché transakce. To vede k výraznému zkrácení doby zpracování a zlepšení zákaznické zkušenosti, protože požadavky lze zpracovávat rychleji a 24 hodin denně.

Zadávání dat a odsouhlasení dat s RPA

RPA se také ukazuje jako mimořádně cenná v oblasti zadávání dat a porovnávání dat. Mnoho obchodních procesů vyžaduje zadání identických dat do různých systémů nebo porovnání datových sad, aby bylo možné identifikovat nesrovnalosti. Tyto úkoly jsou nejen časově náročné, ale také náchylné k chybám. Roboti RPA dokážou tyto úkoly provádět přesně a efektivně, zlepšují kvalitu dat a uvolňují cenné lidské zdroje.

RPA v pojišťovnictví: Paradigma pro optimalizaci procesů

Pojišťovnictví je ukázkovým příkladem toho, jak hluboce dokáže RPA optimalizovat procesy. Složité a vysoce regulované procesy v pojišťovnách poskytují ideální prostředí pro automatizaci.

RPA v procesu upisování pro hodnocení rizik

Ústřední oblastí je upisovací proces, tedy posouzení rizik před uzavřením pojistky. Dříve byl tento proces často manuální a časově náročný a vyžadoval, aby upisovatelé shromažďovali, analyzovali a vyhodnocovali informace z více zdrojů. Dnes zvládnou většinu této práce roboti RPA. Můžete automaticky přistupovat k externím databázím, shromažďovat relevantní informace o potenciálních pojistnících a analyzovat je podle předem definovaných kritérií. To výrazně urychluje hodnocení rizik a zlepšuje konzistenci rozhodnutí. Odborníci odhadují, že použití RPA v procesu upisování může uvolnit zhruba 30 procent pracovní kapacity zaměstnanců. Tyto uvolněné zdroje pak mohou být použity pro složitější případy nebo strategické úkoly. Automatizace navíc minimalizuje pravděpodobnost jednotlivých chyb, což má za následek výrazné zlepšení kvality procesu upisování. Uvádí se, že některým pojistitelům se pomocí RPA podařilo zkrátit dobu zpracování žádosti o upisování o více než polovinu.

Vylepšení zpracování reklamací prostřednictvím RPA

Další oblastí, kde má RPA transformační dopad, je zpracování pojistných událostí. Rychlé a efektivní zpracování pojistných událostí je klíčové pro spokojenost zákazníka. Tradičně se však jednalo o složitý proces, který často vyžadoval dlouhé čekací doby. Použitím RPA lze výrazně zkrátit dobu zpracování pojistných událostí. Předpokládá se, že v některých případech je možné průměrné snížení o 75 procent. Softwarové roboty například dokážou automaticky sbírat potřebná data k jednotlivým pojistným událostem z různých systémů, kontrolovat hlášení o škodě, ověřovat platnost pojistky a dokonce samostatně zpracovávat jednoduché pojistné události do určité výše a uvolňovat je k platbě. Toto shromažďování a předběžné zpracování dat pomocí robotů RPA urychluje celý proces a umožňuje řešitelům případů zaměřit se na složitější případy, které vyžadují lidský úsudek. Automatizované zpracování významně přispívá ke splnění vysokých požadavků zákazníků na rychlou a nekomplikovanou likvidaci škod. Pojišťovny, které úspěšně zavedly RPA při likvidaci pojistných událostí, hlásí výrazný nárůst spokojenosti zákazníků.

Výhody RPA: Kromě zvýšení efektivity

Výhody RPA však přesahují pouhé zvýšení efektivity.

Úspora nákladů a zvýšení produktivity

Snížení nákladů je zřejmým přínosem. Automatizací opakujících se úkolů mohou pojišťovny snížit mzdové náklady a zároveň zvýšit produktivitu.

Zkrácené doby cyklu a konkurenční výhody

Zkrácená doba cyklu je také zásadním faktorem, zejména v náročných procesech, jako je zpracování pojistných událostí a uzavírání pojistných smluv. Rychlejší časy obratu vedou nejen ke spokojenějším zákazníkům, ale také umožňují společnostem rychleji reagovat na změny trhu.

Inteligentní automatizace s umělou inteligencí a strojovým učením

RPA navíc otevírá nové obchodní příležitosti. Moderní aplikace RPA stále více integrují technologie, jako je umělá inteligence (AI) a strojové učení. Tito inteligentní roboti dokážou nejen provádět opakující se úkoly, ale také rozpoznávat vzorce, předpovídat a zlepšovat tak rozhodování. Můžete například analyzovat velké množství dat a identifikovat nové rizikové faktory nebo vytvářet personalizované nabídky pro zákazníky.

Implementace robotické automatizace procesů (RPA)

Identifikace vhodných procesů pro automatizaci

Implementace RPA vyžaduje pečlivé plánování a provádění. V první řadě je klíčové identifikovat rozumné obchodní případy, tedy procesy, které jsou vhodné pro automatizaci. Obvykle se jedná o procesy, které jsou založené na pravidlech, opakují se, jsou objemné a standardizované.

Optimalizace procesů před automatizací

V dalším kroku by společnosti měly prozkoumat své obchodní procesy a v případě potřeby je optimalizovat, než budou automatizovány. Automatizace neefektivního procesu nepřinese požadovaný výsledek.

Návrh a návrh softwarových robotů

Softwarové roboty jsou poté navrženy pomocí nástrojů pro návrh procesů. Tyto nástroje umožňují graficky modelovat a konfigurovat jednotlivé kroky procesu automatizace. Pro dosažení počátečního úspěchu a získání zkušeností je vhodné začít s automatizací jednoduchých a velkoobjemových procesů.

Zapojení zaměstnanců

Pro úspěšnou implementaci RPA je rovněž klíčové budování interní odbornosti a zapojení zaměstnanců.

Vliv RPA na kancelářskou práci

Osvobození od monotónních úkolů

RPA již nyní zásadně mění velké oblasti kancelářské práce. Osvobozuje zaměstnance od monotónních a časově náročných úkolů a umožňuje jim soustředit se na činnosti s přidanou hodnotou, které vyžadují lidskou kreativitu, empatii a strategické myšlení.

Potenciál v pojišťovnictví

Zejména v pojišťovnictví má RPA potenciál výrazně zlepšit efektivitu, přesnost a spokojenost zákazníků a zároveň snížit náklady.

Široká škála použití pro RPA

Pozorování, že robotika, zejména RPA, hraje v moderní kancelářské práci stále důležitější roli, je naprosto pravdivé. Možnosti dalece přesahují již zmíněné příklady.

Výhody používání RPA

Zvyšování účinnosti

Klíčovým bodem je zvýšení efektivity. Roboti mohou plnit úkoly nepřetržitě, bez přestávek a konzistentní rychlostí, což má za následek výrazně vyšší propustnost.

Redukce chyb

Další významnou výhodou je redukce chyb. Automatizované procesy se řídí předem definovanými pravidly, a proto jsou méně náchylné k lidským chybám, překlepům nebo nedbalosti.

Snížení nákladů a spokojenost zaměstnanců

Dalším důležitým aspektem je snížení nákladů. Automatizací úkolů lze snížit personální náklady a uvolnit zdroje pro důležitější, strategické činnosti. Zajímavé je, že RPA také pomáhá zlepšit spokojenost zaměstnanců tím, že odstraňuje monotónní úkoly.

Podpora dodržování předpisů

RPA může také zlepšit shodu. Automatizované procesy lze nakonfigurovat tak, aby vždy dodržovaly stanovená pravidla a předpisy, čímž se snižuje riziko chyb a sankcí.

Vylepšená škálovatelnost a kvalita dat

Zlepšená kvalita dat díky automatizaci zadávání a zpracování dat má za následek méně nesrovnalostí a chyb ve firemních datech. RPA navíc nabízí vysokou škálovatelnost, protože roboty lze flexibilně zvyšovat a snižovat, aby vyhovovaly měnícímu se pracovnímu zatížení.

Oblasti použití RPA v kancelářské práci

Finance

Ve financích mohou roboti například automatizovat zpracování faktur a platby, zpracovávat výkazy výdajů, generovat finanční výkazy a provádět odsouhlasení účtů.

Lidské zdroje

V HR mohou roboti RPA pomoci s nástupem a odchodem zaměstnanců, automatizovat žádosti o dovolenou a správu, podporovat mzdovou agendu a zefektivnit správu žadatelů.

Služby zákazníkům

V zákaznickém servisu dokážou roboti odpovídat na často kladené otázky, urychlit zpracování objednávek a vratek a aktualizovat zákaznická data.

IT a logistika

V IT mohou roboti RPA automatizovat úkoly, jako je resetování hesla, monitorování systému a instalace softwaru. Existuje také mnoho možných použití v logistice a dodavatelském řetězci, například při řízení zásob, přepravních procesech a sledování objednávek.

Rozšířené možnosti robotiky v kancelářském prostředí

Fyzické roboty

Kromě RPA existují i ​​další formy robotiky, které by se daly využít v kancelářích. Fyzické roboty by mohly být například použity pro přepravní úkoly v kanceláři, jako je přinášení pošty, dokumentů nebo materiálů.

Inteligentní asistenční systémy

Inteligentní asistenční systémy, tedy software založený na umělé inteligenci, dokážou podpořit zaměstnance ve složitých úkolech, jako je plánování projektů, analýza dat nebo rozhodování.

Výzvy při zavádění robotiky

Investiční náklady

Náklady na implementaci mohou být zpočátku vysoké, protože jsou vyžadovány investice do softwaru, hardwaru a integrace se stávajícími systémy.

Integrace a bezpečnost

Integrace se stávajícími systémy je kritickým faktorem. Bezproblémová integrace se stávající IT infrastrukturou je zásadní pro úspěch projektů RPA. Kromě toho musí být zaručena ochrana a bezpečnost dat, zejména při práci s citlivými daty.

Přijetí zaměstnance

Důležitým aspektem je také přijetí zaměstnanci. Je důležité včas zapojit zaměstnance do procesu zařazování, brát jejich obavy vážně a omezit případné obavy ze ztráty zaměstnání.

Další školení a rekvalifikace

Kromě toho je nutné zvyšování kvalifikace a rekvalifikace, aby zaměstnanci byli schopni pracovat s novými technologiemi, sledovat roboty a využívat uvolněné zdroje pro náročnější úkoly.

Robotická automatizace procesů a robotika obecně mají potenciál zásadně změnit kancelářskou práci. Nabízejí obrovské příležitosti ke zvýšení efektivity, snížení nákladů a zlepšení spokojenosti zaměstnanců. Pro úspěšnou integraci těchto technologií do světa práce je však zásadní pečlivé plánování, promyšlená implementace a zvážení souvisejících výzev.

Od lokálního po globální: Malé a střední podniky dobývají globální trh chytrými strategiemi - Obrázek: Xpert.Digital

V době, kdy digitální přítomnost společnosti určuje její úspěch, je výzvou, jak tuto přítomnost učinit autentickou, individuální a dalekosáhlou. Xpert.Digital nabízí inovativní řešení, které se staví jako průsečík mezi průmyslovým centrem, blogem a ambasadorem značky. Spojuje výhody komunikačních a prodejních kanálů v jediné platformě a umožňuje publikaci v 18 různých jazycích. Spolupráce s partnerskými portály a možnost publikování článků na Google News a tiskový distribuční seznam s cca 8 000 novináři a čtenáři maximalizují dosah a viditelnost obsahu. To představuje základní faktor v externím prodeji a marketingu (SMarketing).

Více o tom zde:

• Autentický. Jednotlivě. Globální: Strategie Xpert.Digital pro vaši společnost

Robotic Process Automation (RPA) přináší revoluci v kancelářské práci a administrativních procesech v mnoha průmyslových odvětvích, zejména v pojišťovnictví. Tato technologie umožňuje společnostem automatizovat monotónní úkoly založené na pravidlech, a tím dosáhnout vyšší efektivity a úspory nákladů. RPA má navíc potenciál výrazně zlepšit kvalitu služeb a vytvořit nové příležitosti pro inovace.

Robotic Process Automation označuje použití softwarových robotů, kteří mohou provádět definované úkoly bez lidského zásahu. Nejedná se o fyzické roboty, ale spíše o digitální systémy, které využívají existující aplikace k automatizaci procesů. Mezi takové příklady patří čtení dat, zadávání informací do formulářů nebo zpracování dotazů. Technologie dokáže podporovat jednoduché i složité procesy, a proto nabízí široké možnosti využití.

Oblasti použití RPA v kanceláři

Implementace RPA v kancelářských procesech se ukázala jako obzvláště účinná. Mezi nejdůležitější oblasti použití patří:

Audit

Softwarové roboty dokážou rozpoznat příchozí faktury v různých formátech, automaticky je kontrolovat a provádět potřebné kroky až do schválení platby. To šetří čas a snižuje chyby.

Dotazy zákazníků

RPA boti výrazně zrychlují zpracování zákaznických dotazů. Rutinní dotazy, jako jsou stavové dotazy nebo změny adresy, lze zpracovávat plně automaticky, což výrazně zkracuje dobu zpracování.

Zadávání dat a odsouhlasení

Ruční zadávání a ověřování dat patří mezi časově nejnáročnější úkoly v kancelářském prostředí. RPA může tyto procesy zefektivnit a minimalizovat chybovost.

RPA v pojišťovnictví

Z možností RPA těžilo zejména pojišťovnictví. Automatizací klíčových procesů mohou společnosti zvýšit jak svou efektivitu, tak spokojenost zákazníků.

Proces upisování

Proces upisování je ústřední součástí pojišťovnictví. RPA může poskytnout podporu v několika oblastech:

• Hodnocení rizik: Systémy RPA mohou rychle a přesně analyzovat data z různých zdrojů za účelem posouzení rizik.
• Zvýšená efektivita: S pomocí RPA lze ušetřit až 30 procent pracovní doby, takže se zaměstnanci mohou soustředit na strategické úkoly.
• Redukce chyb: Automatizované procesy minimalizují lidské chyby a zvyšují přesnost hodnocení.

Zpracování reklamací

Zpracování pojistných událostí je jedním z nejsložitějších procesů v pojišťovnictví. RPA zde nabízí významné výhody:

• Rychlejší zpracování: Díky použití softwarových robotů lze pojistné události zpracovat až o 75 procent rychleji.
• Efektivní sběr dat: RPA boti shromažďují relevantní informace o pojistných událostech a poskytují je úředníkům ve strukturované podobě.
• Vylepšené služby zákazníkům: Díky automatizaci mohou být zákazníci informováni rychleji a jejich obavy mohou být rychleji zpracovány.

Výhody RPA

Implementace RPA nabízí společnostem řadu výhod:

• Úspora nákladů: Automatizací opakujících se úkolů lze snížit náklady na zaměstnance a efektivněji využívat zdroje.
• Vyšší efektivita: RPA umožňuje rychlé zpracování úkolů bez jakýchkoli pauz nebo zpoždění.
• Redukce chyb: Automatizované systémy vždy fungují podle předem definovaných pravidel a vyhýbají se chybám, které mohou vzniknout v důsledku lidské neopatrnosti.
• Lepší soulad: Procesy lze navrhnout tak, aby vždy vyhovovaly platným právním a regulačním požadavkům.
• Škálovatelnost: Roboty RPA lze flexibilně přizpůsobit měnícímu se pracovnímu zatížení.

Výzvy při implementaci RPA

Navzdory četným výhodám existují také problémy, které je třeba vzít v úvahu při implementaci RPA:

• Počáteční náklady: Implementace RPA systémů může vyžadovat vysoké počáteční investice.
• Integrace se stávajícími systémy: Pro dosažení maximální efektivity je nezbytná bezproblémová integrace RPA do stávajících IT infrastruktur.
• Ochrana a bezpečnost dat: Manipulace s citlivými informacemi vyžaduje přísná bezpečnostní opatření.
• Přijetí zaměstnancem: Zaměstnanci mohou vnímat RPA jako hrozbu pro svou práci. K řešení těchto problémů je nezbytná transparentní komunikace a školení.

RPA and Beyond: Intelligent Automation

RPA lze dále optimalizovat pomocí umělé inteligence (AI) a strojového učení. Tyto technologie rozšiřují možnosti RPA tím, že přebírají složitější úkoly, jako je rozhodování nebo predikce. Příklady:

• Analýza zákaznických dat: Systémy založené na umělé inteligenci mohou poskytnout hlubší vhled do potřeb a chování zákazníků.
• Předvídání trendů: Strojové učení může identifikovat vzorce v datech a pomoci společnostem včas identifikovat vznikající trendy.
• Automatizovaná komunikace: Chatboty a virtuální asistenty lze bez problémů integrovat do procesů RPA a dále zlepšovat služby zákazníkům.

RPA jako změna hry

Robotická automatizace procesů má potenciál trvale změnit svět práce. Automatizací opakujících se úkolů se zaměstnancům uleví a mohou se soustředit na strategicky důležitější činnosti. Zejména v pojišťovnictví pomáhají řešení RPA zvyšovat efektivitu, přesnost a spokojenost zákazníků.

Díky neustálému vývoji technologií, jako je umělá inteligence, bude RPA v budoucnu ještě výkonnější a všestrannější. Společnosti, které tyto technologie včas adaptují, si nejen zajistí konkurenční výhodu, ale také vytvoří základ pro udržitelný růst v digitální budoucnosti.

☑️ Podpora MSP ve strategii, poradenství, plánování a implementaci

☑️ Vytvoření nebo přeladění digitální strategie a digitalizace

☑️ Rozšíření a optimalizace mezinárodních prodejních procesů

☑️ Globální a digitální obchodní platformy B2B

☑️ Pioneer Business Development

Konrad Wolfenstein

Rád posloužím jako váš osobní poradce.

Můžete mě kontaktovat vyplněním kontaktního formuláře níže nebo mi jednoduše zavolejte na číslo +49 89 89 674 804 (Mnichov) .

Těším se na náš společný projekt.

Xpert.Digital je centrum pro průmysl se zaměřením na digitalizaci, strojírenství, logistiku/intralogistiku a fotovoltaiku.

S naším 360° řešením pro rozvoj podnikání podporujeme známé společnosti od nových obchodů až po poprodejní služby.

Market intelligence, smarketing, automatizace marketingu, vývoj obsahu, PR, e-mailové kampaně, personalizovaná sociální média a péče o potenciální zákazníky jsou součástí našich digitálních nástrojů.

Více se dozvíte na: www.xpert.digital - www.xpert.solar - www.xpert.plus