Най-голямото погрешно схващане на немските мениджъри: Защо „първо оптимизирайте, след това автоматизирайте“ парализира компанията ви

Автоматизация: Истината, която много компании игнорират – и какво наистина работи

Водещ принцип, който действа като непроменим закон в германския бизнес свят, е: „Първо оптимизирайте процеса, след това внедрете технологията“. Този на пръв поглед логичен и избягващ риска подход доминира в дискусиите за дигитализацията и често се хвали като мантра за добро корпоративно управление. Този последователен начин на мислене обаче не само е остарял – той все повече се превръща в една от най-големите пречки пред конкурентоспособността на компаниите в дигиталната епоха. Той се основава на фундаментално неразбиране за това как работи съвременната автоматизация и какви са нейните ефекти.

Тази статия обяснява защо стриктното разделение на оптимизацията на процесите и автоматизацията е фалшива дихотомия. Показваме, че чакането на „перфектния“ ръчен процес вкарва компаниите в статично състояние, което губи ценно време, забавя възвръщаемостта на инвестициите (ROI), изостря недостига на квалифицирани кадри и натрупва огромен технически дълг. Вместо твърда последователност, ние се застъпваме за паралелен подход, при който подобряването на процесите и планирането на автоматизацията вървят ръка за ръка от самото начало. Използвайки принципи като едновременно инженерство, съвременни методи като process mining и гъвкави методологии, става ясно: истинската ефективност и бъдещата жизнеспособност произтичат не от чакането, а от интелигентното и едновременно мислене в процесите и системите. Време е за нова мантра в дигиталната трансформация.

Понякога е необходим ясен импулс, за да се оспори един утвърден начин на мислене. Това се случи наскоро под формата на публикация в LinkedIn от Марко Гебхард, управляващ директор на GEBHARDT Intralogistics Group GmbH. Неговото открито разочарование, обобщено в изречението „Не мога да понасям да чета вече: „Трябва да контролирате процесите си, преди да автоматизирате.““, беше стимулът за тази статия. Това твърдение посочва един от най-големите митове за дигиталната трансформация и е идеалната отправна точка за изследване защо този подход вече не е актуален.

Повече информация тук:

• LinkedIn: Не мога да чета това повече: „Трябва да контролирате процесите си, преди да ги автоматизирате.“

Оптимизация и автоматизация на процесите едновременно: Фалшивата дихотомия в немската бизнес култура

Защо последователното мислене забавя компаниите – и какво всъщност работи

Дебатът около реда на оптимизация и автоматизация на процесите в момента бушува в немскоезичните професионални среди. Една аксиома доминира в дискусиите в LinkedIn: ръчните процеси трябва първо да протичат перфектно, едва след това да се внедрят технологии. Тази мантра изглежда интуитивно правилна, убедително логична и икономически консервативна. Не е и напълно погрешна. По-задълбочен анализ обаче разкрива, че този подход води до фундаментално неразбиране на същността на проектите за автоматизация и систематично възпрепятства конкурентоспособността на компаниите.

Статичният капан: Когато процесите се възприемат като непроменящи се

Централният проблем се крие във факта, че този подход третира бизнес активността като статична величина. Той приема, че даден процес може да достигне оптимално състояние, което след това може да бъде технически възпроизведено. Това обаче не отразява реалността на съвременните производствени и офис процеси. По-скоро практическите реализации показват, че процесите се променят коренно с въвеждането на технологиите за автоматизация. Това, което работи перфектно ръчно днес, вече няма да се вписва в автоматизираната система утре, защото автоматизацията носи своя собствена логика, изисквания и ограничения.

Резултатите от изследванията на европейската индустрия за автоматизация подчертават тази динамика. Анализите на сектора на инструменталното производство показват, че близо две трети от всички анкетирани компании посочват стабилността на процесите като една от най-големите пречки пред внедряването. Въпреки това, бързо става ясно, че тази стабилност не е нещо, което един процес просто има или няма. Това е постепенна концепция, постигната чрез непрекъсната адаптация. Седемдесет процента от компаниите в същото проучване заявяват, че стандартизацията на компонентите и процесите не е напреднала достатъчно, за да позволи цялостна автоматизация. Логичната грешка би била да се каже: „Тогава първо оптимизирайте ръчно.“ Реалистичната констатация обаче е, че стандартизацията често сама по себе си е резултат от процеса на автоматизация, а не негова предпоставка.

Свързано с това:

• Проучване „Успешна автоматизация в инструменталното производство“ от Института Фраунхофер за производствени технологии IPT в сътрудничество с Академията за инструментално производство на WBA Aachen

Паралелно вместо последователно: Ключът към истинската автоматизация

Това става особено ясно, когато се разгледа така нареченият принцип на едновременното инженерство, който се е превърнал в стандартна най-добра практика в съвременните организации. Тази концепция гласи, че всички участници в процеса работят върху резултата не последователно, а паралелно. Приложено към оптимизацията и автоматизацията на процесите, това означава, че екипите работят едновременно върху ръчното подобряване на процеса и паралелно обмислят как този процес може да бъде автоматизиран. Тази паралелна перспектива води до по-фундаментални оптимизации, защото оптимизира стъпките на процеса не само за тяхната текуща ефективност, но и за техния потенциал за автоматизация. Това е качествено различен подход.

Германската бизнес култура има ясно изразена склонност да разделя проблемите на фази. Това не е неефективно – исторически погледнато, поетапният подход е довел до големи успехи в германското инженерство и производство. В съвременната дигитализация обаче този подход се оказва контрапродуктивен. Емпирично проучване на Bitkom разкри, че 45% от компаниите идентифицират преобразуването на съществуващите системи и процеси като централно предизвикателство пред дигитализацията – особено разпространено сред по-големите компании с над хиляда служители, където тази цифра се е увеличила до 66%. Това не е случайно. Колкото по-дълго една компания се придържа към последователен модел, толкова по-голяма става разликата между оптимизираното състояние и изискванията за автоматизация.

Свързано с това:

• bitkom: Преодоляване на предизвикателствата на дигитализирането на бизнес процесите

Скритите разходи за чакане: възвръщаемост на инвестициите, недостиг на квалифицирани кадри и технически дълг

Проблемът с възвръщаемостта на инвестициите (ROI) става още по-изразен, когато се вземе предвид реалността на проектите за автоматизация. Типичен сценарий: Компания инвестира петдесет хиляди евро в автоматизирано решение за обработка на фактури. Намаляването на ръчните усилия води до годишни икономии от четиридесет хиляди евро. Следователно ROI е минус двадесет процента през първата година. Това не е провал на автоматизацията, а типична крива. През втората година инвестицията се възстановява напълно. През третата година решението започва да става печелившо. Компаниите, които чакат твърде дълго за „перфектната“ ръчна фаза, губят тези ценни години амортизация.

Ситуацията става още по-критична, когато се има предвид недостигът на квалифицирани работници. Според актуални проучвания, липсата на ИТ и специалисти по дигитализация е ограничаващ фактор за проектите за автоматизация. Проучване на Deloitte показва, че компаниите, които разчитат на автоматизация, постигат средно с 20% по-висока производителност и с 15% по-ниска базова цена. Тези компании обаче обикновено не са чакали „перфектната“ ръчна фаза. Те са започнали да изграждат паралелни структури рано. Това също така създава основата за по-дълбоко разбирателство между ИТ и бизнес отделите, което от своя страна значително увеличава процента на успех на проектите за автоматизация.

Техническият дълг, който възниква от прекалено последователното планиране, също е съществен фактор. Ако една компания изчака, докато всичко заработи перфектно ръчно, техническите системи, базите данни и софтуерните компоненти продължават да работят през това време. Те остаряват, натрупват несъответствия и развиват „дълг“ под формата на остарял код, остарял хардуер и неоптимални структури на базите данни. Тежестта на изплащането на този дълг по-късно, наред с внедряването на автоматизация, се увеличава експоненциално. Проучване върху управлението на техническия дълг в големи компании показва, че изплащането на дълга трябва да бъде непрекъснат процес, включващ паралелно внедряване на избягване, идентифициране, измерване, приоритизиране и наблюдение. Чисто последователният подход води до натрупване на технически дълг до такава степен, че в крайна сметка възпрепятства самата автоматизация.

Нашият опит в областта на развитието на бизнеса, продажбите и маркетинга в ЕС и Германия - Изображение: Xpert.Digital

Фокусни области в индустрията: B2B, дигитализация (от AI до XR), машиностроене, логистика, възобновяеми енергийни източници и промишленост

Повече информация тук:

• Експертен бизнес център

Тематичен център, предлагащ анализи и експертиза:

• Платформа за знания, обхващаща глобалните и регионалните икономики, иновациите и специфичните за индустрията тенденции
• Колекция от анализи, прозрения и обща информация от ключовите ни области на фокус
• Място за експертиза и информация за актуалните развития в бизнеса и технологиите
• Център за компании, търсещи информация за пазари, дигитализация и иновации в индустрията

От Process Mining до Agile: Как съвременните методи налагат паралелизъм

Извличането на данни от процеси (Process Mining) предлага изцяло нов подход. Тази технология реконструира текущите процеси от данни за изпълнението и разкрива неефективности. Приоритизирането е особено ценно: Извличането на данни от процеси може обективно да определи кои промени в процесите ще доведат до най-голяма възвръщаемост на инвестициите (ROI). Проучване за измерване на успеха на извличането на данни от процеси идентифицира четири ключови фактора за успех: Записването и анализът на процесите визуално реконструират текущите процеси; хармонизирането и оптимизирането на процесите стандартизират подобни процеси; изборът на процеси за автоматизация следва критерия за ROI, като се фокусира върху стандартни процеси с голям обем; и мониторингът по време на работа непрекъснато измерва производителността на процесите.

Този систематичен подход не може да чака, докато всички процеси бъдат ръчно оптимизирани. Той трябва да работи паралелно. Извличането на данни от процеси работи само с реални данни от реални процеси. Не можете да приложите извличането на данни от процеси към оптимизиран процес, който никога не е работил на практика, а само към процес, който съществува и произвежда данни.

Предизвикателствата при внедряването са друг аспект, който говори в полза на паралелни подходи. Пазарно проучване на CGI установи, че управлението на промените, съвместните партньорства между бизнеса и ИТ, интеграцията в съществуващия системен пейзаж, гъвкавите методи за внедряване и обучението на служителите са петте фактора за успех на проектите за автоматизация. Тези фактори функционират значително по-добре, когато се използват паралелни подходи. Когато бизнесът и ИТ работят заедно по решението, автоматично се развива по-добро взаимно разбирателство. Управлението на промените работи по-добре, когато служителите разбират защо даден процес се оптимизира по определен начин – защото виждат, че това е специално, за да се направи автоматизиран.

Статистическите нива на грешки в проектите за автоматизация също са показателни. Един от най-честите източници на грешки е неправилният избор на процеси за автоматизация. Обратно, това означава, че правилният избор на процеси е от съществено значение за успеха. Този правилен избор обаче не може да бъде направен външно от консултанти, които чакат, докато всичко работи оптимално ръчно. Това може да се постигне само чрез споделено, паралелно разбиране, при което инженери и експерти в областта работят заедно, за да определят кои процеси са подходящи кандидати за автоматизация.

При изследване на гъвкавите методи в разработката на софтуер става ясно, че паралелният модел е по-добър от „водния“ модел. Гъвкавата трансформация с DevOps конвейери показва, че капсулирането на продукти в микросървиси и контейнери позволява бързо, паралелно и ресурсно ефективно внедряване. Това позволява паралелно и следователно по-бързо автоматизирано тестване, значително намалявайки времето за изпълнение. Това не е ново явление, а доказан принцип, който показва, че паралелизмът е по-ефективен от секвенциализма – дори в сложни технически среди.

Концепцията за Lean Management, дълбоко вкоренена в немската индустрия, също подкрепя този паралелен подход. Lean Management се основава на непрекъснато усъвършенстване и минимизиране на отпадъците. Чакането, докато даден процес стане ръчно перфектен, обаче губи време – един от най-ценните ресурси. Комбинирането на Lean Management с технологиите Industry 4.0 позволява още по-прецизно наблюдение и контрол на производствените процеси. Тази комбинация обаче работи само ако и двата аспекта – Lean експертизата и технологичното планиране – се развиват паралелно.

Свързано с това:

• Ахилесовата пета на дигитализацията на производството: Защо две десетилетия на Индустрия 4.0 се провалиха пред лицето на реалността

Повече от просто технологии: хора, култура и непрекъснато усъвършенстване

Често пренебрегван аспект е психологическото измерение. Твърдението „първо процесите, след това технологиите“ не е просто стратегическо; то е и успокояващо. За много служители и мениджъри това означава, че все още не е нужно да правят нищо, че все още имат време. Противниците на автоматизацията в компаниите често използват тази мантра, за да забавят проектите. Това е разбираемо, но икономически катастрофално. McKinsey показва, че компаниите, които внедряват автоматизация рано и паралелно с оптимизацията на процесите, са средно сред победителите на своя пазар.

Хибридната интеграция е термин, който придобива все по-голямо значение в съвременната системна архитектура. Концепцията гласи, че компаниите могат да се модернизират постепенно, без рязко да заменят съществуващите системи. Практически пример е интеграцията на SAP решение с облачно приложение. Този хибриден подход позволява паралелна модернизация, без да се засягат съществуващите операции. Новите разработки се извършват успоредно с текущите операции, което позволява тестване, без да се създават проблеми с наличността. Потребителите могат активно да избират между двете решения, докато новото напълно не замени старото. Това показва, че еволюцията, а не революцията, е правилният път – но еволюция, която протича паралелно, а не последователно.

Пречките пред внедряването, посочени в проучванията, не са непременно аргументи срещу паралелните процеси. Близо една трета от компаниите съобщават за липса на разбиране на процесите. Тези компании обаче биха могли да се възползват от паралелни подходи, тъй като интензивното взаимодействие с технологиите за автоматизация насърчава по-задълбоченото разбиране на процесите. Дискусиите между ИТ и бизнес отделите относно „как бихме автоматизирали тази стъпка?“ водят до по-задълбочено разбиране на процеса, отколкото чисто аналитичната фаза.

Непрекъснатото подобрение е друга концепция, която поддържа паралелни процеси. След внедряването на проект за автоматизация обикновено започва фаза, в която се извършва мониторинг, идентифицираните неефективности се отстраняват и процесът се оптимизира допълнително. Тази фаза става много по-ефективна, когато не е напълно отделена от началната фаза на оптимизация. Ако екипите вече разбират как процесите могат да бъдат автоматизирани, те могат да внедряват непрекъснати подобрения по-бързо и ефективно.

Принципът Кайзен, който означава непрекъснато усъвършенстване, често се разбира погрешно като много бавен процес. В действителност Кайзен означава, че всички участници непрекъснато търсят и внедряват подобрения. Това работи изключително добре с паралелни инициативи за автоматизация. Комбинацията създава култура на непрекъснато усъвършенстване, която не чака „перфектната“ ръчна фаза, а по-скоро я постига по време на процеса на внедряване на автоматизация.

Изискванията към управлението на промените в проектите за автоматизация са изключително високи. Проектът за автоматизация е организационна промяна, а не предимно техническа. Съпротивата от страна на служителите е нормална и човешка. Решението се крие в прозрачна комуникация, която редовно отчита целите, потенциала, въздействието и състоянието. Тази комуникация обаче работи по-добре, когато се случва едновременно. Ако служителите от самото начало виждат, че техният опит се включва в проектирането на решения за автоматизация, е по-вероятно да се развият доверие и приемане, отколкото ако първо трябва да наблюдават как даден процес е „перфектно“ оптимизиран, само за да бъде автоматизиран „отвън“.

Друго важно наблюдение: Компаниите, които чакат твърде дълго за перфектната ръчна фаза, често пропускат времевите рамки за технологични инвестиции. Финансирането, субсидиите и данъчните стимули за дигитализация са ограничени във времето. Културата на изчакване води до пропускане на тези времеви рамки. Agile компаниите се възползват от тези времеви рамки, защото вече могат да мислят паралелно и да действат по-бързо.

Свързано с това:

• Конкурентоспособността на Европа в криза: Организационната амбидекстрия като стратегически изход

Нова мантра за дигитална трансформация

Заключението от всички тези гледни точки е ясно: Класическото твърдение „първо процесите, после технологиите“ е икономически и стратегически остаряло. Може би е било уместно в свят на Индустрия 2.0 или 3.0, където промените са по-бавни, а големите инвестиции в отделни системи имат дълъг живот. В днешната реалност на Индустрия 4.0 обаче, където гъвкавостта, бързината и непрекъснатата адаптация са от решаващо значение, този подход е контрапродуктивен.

Правилната мантра е: Разбирането на процесите е от съществено значение. Мисленето за автоматизация не е просто по избор; то е необходимо за истинското разбиране на процесите. Напредъкът се случва, когато съчетаете и двете. Това не означава внедряване на лошо замислени автоматизации. Това означава винаги да се включва перспективата за автоматизация в оптимизацията на процесите. Това означава анализатори на процеси и ИТ архитекти да работят заедно от самото начало. Това означава, че компаниите не чакат безкрайно ръчно усъвършенстване, а започват рано с малки, итеративни стъпки за автоматизация.

Компаниите, които разбират и практикуват това, ще бъдат сред победителите в своята индустрия. Тези, които продължават да мислят последователно, ще изостанат.

☑️ Нашият бизнес език е английски или немски

☑️ НОВО: Кореспонденция на родния ви език!

Konrad Wolfenstein

Аз и моят екип с удоволствие ще бъдем на ваше разположение като ваш личен съветник.

Можете да се свържете с мен, като попълните формата за контакт тук или просто ми се обадите на +49 89 89 674 804 ( Мюнхен) . Моят имейл адрес е: [email protected]

Очаквам с нетърпение нашия съвместен проект.

☑️ Подкрепа за МСП в стратегията, консултирането, планирането и внедряването

☑️ Създаване или пренасочване на дигиталната стратегия и дигитализация

☑️ Разширяване и оптимизиране на международните процеси на продажби

☑️ Глобални и дигитални B2B търговски платформи

☑️ Pioneer Развитие на бизнеса / Маркетинг / PR / Търговски панаири

Възползвайте се от обширния, петкратен опит на Xpert.Digital в цялостен пакет от услуги | R&D, XR, PR и оптимизация на дигиталната видимост - Изображение: Xpert.Digital

Xpert.Digital притежава задълбочени познания в различни индустрии. Това ни позволява да разработваме персонализирани стратегии, прецизно съобразени с изискванията и предизвикателствата на вашия специфичен пазарен сегмент. Чрез непрекъснат анализ на пазарните тенденции и наблюдение на развитието в индустрията, ние можем да действаме проактивно и да предлагаме иновативни решения. Комбинацията от опит и експертиза генерира добавена стойност и осигурява на нашите клиенти решаващо конкурентно предимство.

Повече информация тук:

• Възползвайте се от 5-те области на експертиза на Xpert.Digital в един пакет – от само 500 евро/месец