7 ساعات أسبوعياً تُهدر في SharePoint: كيف يمكن لفريقك التوقف عن البحث عن معلومات موجودة بالفعل باستخدام الذكاء الاصطناعي المُدار

من مقبرة البيانات إلى منجم الذهب: كيف يصبح SharePoint مع الذكاء الاصطناعي المُدار بمثابة العقل الذكي لشركتك

إدارة المعرفة في عصر الذكاء الاصطناعي: من التخزين السلبي إلى البنية التحتية الذكية للمؤسسات

وهم حرية المعلومات – لماذا تبقى المنظمات عمياء استراتيجياً رغم وفرة البيانات

يُقدّم المشهد التجاري الحديث نفسه كمفارقة جوهرية. تمتلك المؤسسات كميات هائلة من البيانات والوثائق، إلا أن هذا الوفرة تتحول بشكل منهجي إلى عائق استراتيجي. لم يعد فرط المعلومات مشكلة هامشية في تكنولوجيا المعلومات، بل أصبح عائقًا رئيسيًا أمام الكفاءة، مما يُؤثر سلبًا على الأداء الاقتصادي للشركات. يُهدر الموظفون وقت العمل يوميًا في البحث عن معلومات موجودة بالفعل في مكان ما في الأرشيف الرقمي للشركة. لا يُعزى هذا الواقع إلى نقص في سعة التخزين، بل هو تعبير عن ضعف هيكلي جوهري: أنظمة إدارة المعرفة التقليدية ثابتة، وتفاعلية، وغير قادرة معرفيًا على إدارة الذاكرة الجماعية للشركة بذكاء.

إن الأثر الاقتصادي لهذا الهدر كبير. تشير الدراسات التجريبية إلى أن الموظفين يقضون ما بين خمس إلى سبع ساعات أسبوعيًا في البحث عن معلومات موجودة أو إنشاء معلومات جديدة دون علمهم. بالنسبة لشركة تضم 500 موظف، يُترجم هذا إلى خسارة في الإنتاجية تتراوح بين 2500 و3500 ساعة عمل أسبوعيًا. وإذا ما تم تعميم ذلك على السنة المالية، فإنه يُعادل عجزًا في الإنتاجية يتراوح بين 130,000 و180,000 ساعة عمل. لا ينبغي تفسير هذا على أنه مجرد إهدار للوقت، بل على أنه خسارة مباشرة للموارد تؤثر سلبًا على هامش ربح الشركة.

في الوقت نفسه، يُسهم دمج أنظمة الذكاء الاصطناعي في بيئة مايكروسوفت 365 في تسريع حجم البيانات بشكلٍ كبير. فمع دمج ما يقارب ملياري مستند جديد يوميًا في نسخ مايكروسوفت 365 المُفعّلة بتقنية Copilot، لا يتزايد هذا التحدي كميًا فحسب، بل يُولّد أيضًا مشكلات نوعية جديدة. وتواجه المؤسسات سؤالًا جوهريًا: كيف يُمكن لأنظمة الذكاء الاصطناعي الوصول إلى معلومات المؤسسة واستخدامها بفعالية في ظل بنية معلوماتية فوضوية ومجزأة وغير منظمة مفاهيميًا؟

لا يكمن الحل في إجراء المزيد من التحسينات على الأنظمة الحالية، بل في تحول معماري جذري. يُطلق على هذا الحل اسم "وكيل المعرفة في SharePoint"، وهو يُمثل نوعًا جديدًا من برامج المؤسسات: نظام تشغيل المعرفة المدعوم بذكاء.

التحول الهيكلي: SharePoint كمنصة معرفية ذكية

لم تعد مايكروسوفت تنظر إلى SharePoint كنظام إدارة مستندات سلبي، بل كطبقة ذكاء فعّالة للتواصل المؤسسي واستخدام المعرفة. هذا التحول ليس مجرد تحسين تدريجي للوظائف الحالية، بل هو إعادة تقييم جوهرية للدور الذي يجب أن تؤديه منصة المستندات في بنية المؤسسات الحديثة.

يستخدم وكيل المعرفة في SharePoint نماذج لغوية حديثة وتقنيات التعلم الآلي ليس فقط لتخزين محتوى الشركة، بل أيضاً لتحليله وهيكلته وتحسينه بشكل فعّال ليناسب مختلف سيناريوهات الاستخدام. تعتمد هذه التقنية على نماذج لغوية ضخمة قادرة على فهم محتوى المستندات دلالياً وإنشاء بيانات وصفية منظمة تلقائياً. وهذا يعني تحديداً أن المستند لا يُخزّن ببساطة في مجلد، بل يُحلّل محتواه، وتُستخرج منه المفاهيم الأساسية، وتُحدّد العلاقات السياقية، وتُطبّق التصنيفات المناسبة تلقائياً.

يُحدث هذا التصنيف الآلي للمحتوى آثارًا بعيدة المدى على كفاءة العمل. فعندما يقوم قسم الموارد البشرية بتحميل وثيقة سياسة جديدة، لا يقتصر دور نظام إدارة المعرفة على تحليل النص فحسب، بل يتعداه إلى تحديد الفئات ذات الصلة تلقائيًا، مثل النطاق وتاريخ السريان وحالة الموافقة والكلمات المفتاحية للمحتوى. ويقوم النظام بتصنيف الوثيقة وفقًا لذلك، ويُتيح هذه البيانات الوصفية لوظائف البحث والاستعلام. ونتيجةً لذلك، لا يتم تخزين المعلومات فحسب، بل يتم تجهيزها أيضًا بشكل فعّال لإعادة استخدامها ومعالجتها آليًا.

من أبرز الجوانب المبتكرة لهذا النهج فصل تنظيم المكتبة عن المهام الإدارية اليدوية. إذ يمكن لوكيل المعرفة أن يقترح تلقائيًا أعمدة جديدة، ويضع قواعد تصنيف، ويُنشئ عروضًا مخصصة لتصفية وفرز المستندات وفقًا لمعايير ذكية. وهذا لا يُزيل عبء إدارة البيانات الوصفية فحسب، بل يُنشئ أيضًا ديناميكية تنظيمية تتكيف مع احتياجات العمل المتغيرة.

تُعدّ الآثار المترتبة على حوكمة تكنولوجيا المعلومات بالغة الأهمية. تعاني أنظمة إدارة المعرفة التقليدية من مشكلة التدهور الرقمي، حيث تفقد الوثائق أهميتها، ولا يتم تحديثها، وتصبح أنظمة الربط غير فعّالة. أما نظام إدارة المعرفة النشط المزود بوظائف وكيل المعرفة، فيُحدد هذه المشكلات استباقيًا. إذ يُمكنه اكتشاف الروابط التشعبية المعطلة تلقائيًا، وتحديد المحتوى الذي لم يتم تحديثه منذ فترة طويلة، وتنبيه المسؤولين إلى المعلومات التي قد تحتوي على بيانات قديمة أو متضاربة.

أتمتة صياغة المعرفة: توليد الأسئلة الشائعة كمضاعف للإنتاجية الفائقة

من أبرز الجوانب العملية لمنصة إدارة المعرفة المدعومة بالذكاء الاصطناعي، خاصية إنشاء الأسئلة الشائعة تلقائيًا. تمثل هذه الوحدة الوظيفية نقلة نوعية في إتاحة نشر المعرفة للجميع داخل المؤسسات.

في السيناريوهات التقليدية، يُعدّ إنشاء وثائق الأسئلة الشائعة الشاملة عمليةً شاقةً تتطلب جهدًا كبيرًا. إذ يجب على مدير المحتوى مراجعة الوثائق الأصلية بدقة، وتوقع أسئلة المستخدمين، وصياغة إجابات دقيقة وواضحة وسهلة الفهم. هذه العملية تستغرق وقتًا طويلاً، وتتأثر بالقدرات الإدراكية البشرية وتحيزات وجهات النظر.

يُحدث قسم الأسئلة الشائعة المدعوم بالذكاء الاصطناعي نقلة نوعية في هذا المجال. إذ يُمكن للمؤلف اختيار مستند أو أكثر من المستندات المصدرية وتوجيه النظام لإنشاء هيكل الأسئلة الشائعة تلقائيًا. وتتم العملية وفق بنية ثلاثية المراحل: أولًا، يتم اختيار المستندات المصدرية، والتي قد تشمل، على سبيل المثال، ملفات Word، أو عروض PowerPoint التقديمية، أو ملفات PDF، أو ملاحظات موجزة، أو محاضر اجتماعات. ثانيًا، يُحدد المؤلف سياق المحتوى، كأن يُحدد ما إذا كانت الأسئلة الشائعة تتعلق بحدث، أو سياسة، أو منتج، أو مجال مفاهيمي آخر. ثالثًا، يقوم النظام تلقائيًا بإنشاء التصنيفات، والأسئلة ذات الصلة، والإجابات المفيدة.

العنصر الأساسي الذي يجعل هذه الخاصية مقبولة للشركات هو الحفاظ على التحكم البشري وضمان الجودة. لا تُنشر الأسئلة الشائعة المُنشأة تلقائيًا فورًا، بل تُرسل إلى المُنشئ للمراجعة والتعديل والتحقق. يُنشئ هذا آلية عمل هجينة، حيث يُنقل العبء المعرفي المتكرر لعملية الهيكلة إلى نظام الذكاء الاصطناعي، بينما يبقى ضمان الجودة والتحقق من السياق من اختصاص الخبراء البشريين.

تختلف الآثار الاقتصادية لهذه الأتمتة اختلافًا كبيرًا باختلاف نوع المؤسسة. ففي مؤسسة خدمات مالية كبيرة، يمكن لأتمتة إنشاء الأسئلة الشائعة لوثائق الامتثال، وإرشادات المنتجات، وإرشادات العمليات الداخلية أن توفر مئات الساعات كل ثلاثة أشهر. ويمكن لشركة برمجيات الاستفادة من هذه الخاصية لإنشاء وثائق تلقائيًا ذات صلة بأصحاب المصلحة الداخليين والشركاء الخارجيين.

لكن الفائدة الاقتصادية الخفية تكمن في تحسين نشر المعلومات. فعندما يتمكن الموظفون من إيجاد إجابات لأسئلتهم بسرعة وسهولة أكبر، يقل العبء على وظائف الدعم ومجموعات الخبراء. وفي المؤسسات ذات الفرق اللامركزية أو هياكل العمل الحر، يمكن أن يؤدي اكتساب المعرفة ذاتيًا إلى مكاسب إنتاجية كبيرة.

الذكاء الاصطناعي الخاص بالموقع: من المساعد العام إلى خبير السياق

تكمن إحدى المشكلات الأساسية في مساعدي الذكاء الاصطناعي العامين في افتقارهم إلى فهم السياق. فمساعد الذكاء الاصطناعي العام قادر على الوصول إلى محتوى Microsoft 365 المُجمّع، ولكنه يفتقر إلى التخصص العميق في بيئة المعلومات الفريدة لشركة أو فريق مُحدد. وهذا يؤدي إلى وضعٍ يكون فيه مساعد الذكاء الاصطناعي، على الرغم من قدرته التقنية على الوصول إلى ملايين المستندات، غير متخصص، وغير مراعٍ للسياق، وغالبًا ما يكون غير ذي صلة مباشرة.

يُعالج ابتكار وكلاء SharePoint المُخصصين للمواقع هذه المشكلة بطريقة مُحددة. إذ يحصل كل موقع SharePoint على وكيل ذكاء اصطناعي خاص به، مُخوّل حصريًا بالوصول إلى محتوى ذلك الموقع، ويستخدم هذا المحتوى كقاعدة معرفية مُتخصصة. وهذا يعني أن فريق المبيعات لديه وكيل مُتخصص في سياسات المبيعات، وملفات تعريف العملاء، ومنطق الأعمال، وخطط المبيعات. وفي الوقت نفسه، يمتلك قسم تكنولوجيا المعلومات وكيلًا مُختلفًا مُتخصصًا في التوثيق التقني، وهياكل الأنظمة، وحوكمة تكنولوجيا المعلومات.

والنتيجة هي زيادة ملحوظة في دقة وجودة الإجابات التي يُقدمها الذكاء الاصطناعي. لم يعد بإمكان مندوبي المبيعات الإجابة على أسئلة مثل "ما هي مستويات الخصم المطبقة على الشركات الكبيرة؟" بمعلومات عامة، بل بات بإمكانهم استخدام إرشادات الشركة الدقيقة والمحدثة والمُخزنة في وثائق المبيعات. هذا لا يُحسّن جودة المعلومات فحسب، بل يُزيل أيضًا خطر مخالفات الامتثال الناتجة عن معلومات قديمة أو غير صحيحة.

مع ذلك، يتطلب تطبيق وكلاء مخصصين لمواقع محددة بنى أمنية متطورة. تعالج مايكروسوفت هذا الأمر من خلال استراتيجية مصادقة وتفويض متعددة العوامل. تستخدم المنصة آلية تمرير الهوية والمصادقة نيابةً عن المستخدم لضمان استرجاع وكيل الذكاء الاصطناعي للمستندات والمعلومات فقط عندما يمتلك المستخدم الطالب حقوق الوصول المناسبة. هذا حل تقني لمشكلة معقدة: كيفية تزويد وكلاء الذكاء الاصطناعي بقاعدة معرفية شاملة دون المساس بمتطلبات الأمان أو الامتثال

تتميز هذه الآلية للتحكم في الوصول بدقة فائقة. إذ يمكن للمسؤولين منح أو رفض الوصول ليس فقط على مستوى الموقع، بل أيضاً على مستوى مكتبة المستندات والقوائم. وهذا يُمكّن المؤسسات من الحفاظ على المعلومات الحساسة تحت سيطرة الوصول، مع الاستفادة القصوى في الوقت نفسه من القدرات المعرفية لأنظمة الذكاء الاصطناعي.

مضاعفات الإنتاجية الخاصة بكل قسم: سيناريوهات التحول الاقتصادي

تتجلى القدرات النظرية لنظام إدارة المعرفة الذكي في الواقع العملي من خلال مكاسب إنتاجية مختلفة خاصة بكل قسم. ولكل وحدة تنظيمية احتياجات معلوماتية مختلفة، وأنماط وصول مختلفة، وتحليلات مختلفة للتكلفة والعائد فيما يتعلق بالأتمتة المدعومة بالذكاء الاصطناعي.

في مجال المبيعات، يتجلى هذا التحول بوضوح. فموظفو المبيعات مثقلون تقليديًا بمهام معقدة: البحث في سجلات العملاء، وتحديد معلومات المنتجات ذات الصلة، والاطلاع على سياسات التسعير والخصومات، كل ذلك في الوقت الفعلي أثناء تفاعلهم مع العملاء. يمكن لوكيل SharePoint الذكي تسريع هذه العملية بشكل كبير. إذ يستطيع مندوب المبيعات أن يسأل الوكيل سؤالًا مثل: "ما هي مجموعات المنتجات التي اشتراها هذا العميل سابقًا، وما هي خيارات الترقية المتاحة؟" ويتلقى إجابة وافية في غضون ثوانٍ، استنادًا إلى بيانات المبيعات السابقة، وسياسات المنتجات، وتفضيلات العميل. هذا يقلل وقت الاستجابة بين استفسار العميل وتقديم العرض المناسب من ساعات إلى دقائق. وتنعكس سرعة هذه الاستجابة مباشرةً على ارتفاع معدلات التحويل، وتقصير دورات المبيعات، وتحسين تجربة العملاء.

على سبيل المثال، قد تجد شركة خدمات مالية أن متوسط ​​وقت التحضير لمكالمات المبيعات قد انخفض من 45 دقيقة إلى 15 دقيقة. ومع وجود 100 مندوب مبيعات، وبمعدل يتراوح بين خمس إلى عشر مكالمات يوميًا، سيؤدي ذلك إلى زيادة في الإنتاجية تتراوح بين 3000 و6000 دقيقة يوميًا. وهذا يعادل 90 إلى 180 ساعة عمل إضافية يوميًا يمكن استثمارها في أنشطة أخرى مدرة للدخل.

يستفيد قسم تقنية المعلومات من آليات مختلفة تمامًا. ففي مجال تقنية المعلومات، تتسم إدارة المعرفة تقليديًا بالتقادم السريع والتعقيد الشديد. تتغير بنى الأنظمة، وتتطلب التقنيات الجديدة وثائق جديدة، وغالبًا ما لا يتم تحديث الوثائق القديمة بالسرعة المطلوبة. يؤدي هذا إلى وضع يواجه فيه متخصصو تقنية المعلومات باستمرار وثائق قديمة، مما يخلق بدوره مصادر محتملة للأخطاء.

يُمكن لنظام إدارة المعرفة الذكي المزود بوظيفة وكيل المعرفة معالجة هذه المشكلات بشكل منهجي. إذ يستطيع الوكيل تحديد الروابط المعطلة تلقائيًا، والإبلاغ عن المحتوى القديم، بل واقتراح روابط لوثائق أحدث أو مشابهة. كما يُمكن للمسؤولين تلقي تقارير دورية مؤتمتة تُظهر الوثائق القديمة أو غير المستخدمة. وهذا يُرسي نموذج حوكمة استباقيًا بدلًا من نموذج رد الفعل.

مع ذلك، تتجاوز فوائد تقنية المعلومات مهام الصيانة. إذ يُمكن لمتخصصي تقنية المعلومات تحديد حلول للمشاكل التقنية المعقدة بسرعة أكبر من خلال طرح أسئلة ذكية على وكيل SharePoint. على سبيل المثال، يُمكن لمسؤول النظام أن يسأل: "ما هي خطوات التكوين اللازمة لإنشاء اتصال آمن بين بنيتنا التحتية السحابية الهجينة؟" ويتلقى ليس فقط معلومات عامة، بل إجابات متخصصة تستند إلى بنية مؤسسته الموثقة وإرشادات عملياتها.

تستفيد إدارة الموارد البشرية من إتاحة الوصول إلى سياسات الموارد البشرية والمعلومات المتعلقة بالعمليات للجميع. يواجه الموظفون الجدد عادةً كمّاً هائلاً من المعلومات: الهياكل التنظيمية، وسياسات الشركة، وأنظمة تكنولوجيا المعلومات، ومتطلبات الامتثال، والعديد من المواضيع الأخرى التي يجب استيعابها بسرعة. يمكن لوكيل SharePoint الذكي للموارد البشرية أن يُحسّن عملية التوظيف هذه بشكلٍ كبير. إذ يُمكن للموظفين الجدد طرح أسئلة حول ثقافة الشركة، وسياسات المزايا، ومتطلبات الامتثال، وسير العمليات، والحصول على إجابات متخصصة مصممة خصيصاً لتناسب وضعهم.

لا يقتصر الأمر على تقليل عبء العمل على متخصصي الموارد البشرية فحسب، بل يُحسّن أيضًا جودة عملية التوظيف. تُشير الدراسات إلى أن تحسين عملية التوظيف يُؤدي إلى زيادة معدل الاحتفاظ بالموظفين، وتسريع نمو الإنتاجية، وتقليل معدل دوران الموظفين. وتُعدّ الآثار الاقتصادية كبيرة: إذ يتراوح متوسط ​​تكلفة توظيف وتدريب الموظف الواحد بين 50,000 و150,000 يورو في العديد من القطاعات. وإذا ما ساهم نظام إدارة المعرفة الذكي في خفض معدل دوران الموظفين بنسبة 5%، فإن ذلك يُترجم إلى وفورات سنوية تتراوح بين 2.5 و7 ملايين يورو لشركة متوسطة الحجم تضم 1000 موظف.

في إدارة المشاريع، تُحقق إدارة المعرفة الذكية مكاسب إنتاجية مباشرة من خلال أتمتة إعداد التقارير. مثال نموذجي: يقضي مدير المشروع من ساعتين إلى أربع ساعات أسبوعيًا في إعداد تقارير الحالة، وذلك بتجميع المعلومات من محاضر الاجتماعات وقوائم المهام ووثائق المشروع المختلفة. يمكن لوكيل ذكاء اصطناعي، مُطّلع على جميع وثائق المشروع ذات الصلة، أن يُنشئ هذه التقارير تلقائيًا بناءً على الوثائق الجديدة والتحديثات التي طرأت منذ التقرير الأخير. هذا من شأنه أن يُوفر من ساعتين إلى أربع ساعات أسبوعيًا لكل مدير مشروع.

بالنسبة لمشروع كبير يضم خمسة مديري مشاريع بمتوسط ​​راتب سنوي قدره 80 ألف يورو، يُترجم ذلك إلى توفير يتراوح بين 20 و40 ألف يورو سنويًا. أما بالنسبة لدور إدارة مشاريع نموذجي يضم ما بين 12 و15 مدير مشروع في مؤسسات كبيرة، فتتضاعف هذه الوفورات لتصل إلى ما بين 150 ألفًا و1100 يورو سنويًا.

تعقيد الحوكمة: بين الأتمتة والتحكم

يُشكّل تطبيق أنظمة إدارة المعرفة الذكية معضلة حوكمة معقدة للمؤسسات. فمن جهة، يُتيح التصنيف والوسم الآليان مكاسب كبيرة في الكفاءة. ومن جهة أخرى، ثمة خطر من عدم تجانس البيانات بشكل غير مُنضبط إذا طوّرت فرق وأقسام مختلفة أنظمة تصنيف مُتباينة.

تتصدى مايكروسوفت لهذه المشكلة بنموذج رسمي لإدارة التصنيف. فبدلاً من السماح للمستخدمين بإضافة البيانات الوصفية بشكل عشوائي، يتم تعريف تصنيف مركزي للمؤسسة، مستمد من بنية المعلومات ومنطق الأعمال الخاص بالشركة. ويُستخدم هذا التصنيف كأساس للتصنيف الآلي بواسطة الذكاء الاصطناعي. ويتعلم الذكاء الاصطناعي تصنيف المستندات ليس وفقًا لمعايير عشوائية، بل وفقًا لفئات موحدة على مستوى الشركة.

يمثل هذا الهيكل الإداري حلاً وسطاً. فهو يُلغي مرونة الفرق الفردية في تطوير أنظمة تصنيف خاصة بها، ولكنه في الوقت نفسه يُحقق اتساقاً وقابلية تشغيل متبادلة على مستوى الشركة. فعلى سبيل المثال، سيتم تصنيف أي مستند مُصنف في قسم الموارد البشرية بنفس فئات المستندات المُصنفة في قسم تقنية المعلومات، مما يُتيح البحث والاستعلام على مستوى الشركة.

مع ذلك، توجد قيود تقنية يجب على المؤسسات مراعاتها عند تطبيق نماذج الحوكمة هذه. يقتصر الوسم التلقائي على خمسة أعمدة كحد أقصى لكل مكتبة مستندات. ولا يشمل تحليل المحتوى التلقائي مستندات PDF الممسوحة ضوئيًا، إذ لا يستخرج هذا التحليل النصوص من هذه المستندات. كما لا يقوم النظام تلقائيًا بملء المستندات الموجودة؛ إذ تُطبق الأتمتة فقط على المستندات الجديدة أو التي تم تحميلها مؤخرًا. وهذا يعني أن عملية توثيق تاريخ المستندات قد تبقى يدوية أو شبه آلية.

على الرغم من هذه القيود، تؤكد مايكروسوفت أن الحوكمة الرسمية لا تحد من الإنتاجية، بل تُمكّن من التعاون الآمن والمتسق. وهذا أمر بالغ الأهمية في بيئات مايكروسوفت 365 حيث يُتاح إنشاء المواقع ذاتيًا. فبدون معايير حوكمة مركزية، قد تجد المؤسسات نفسها سريعًا في وضعٍ يضم مئات أو آلاف المواقع ذات أنظمة تصنيف متباينة وغير قابلة للتشغيل البيني.

التكامل مع النظام البيئي الموسع لشركة مايكروسوفت: Copilot Studio وPower Platform

لا ينبغي فهم إدارة المعرفة الذكية باستخدام SharePoint كنظام معزول، بل كمكون أساسي لنظام بيئي متكامل يتألف من Microsoft Copilot Studio وPower Platform وقدرات الذكاء الاصطناعي المحسنة.

في هذا التصميم، يعمل SharePoint كقاعدة المعرفة المركزية. بينما يوفر Copilot Studio منصةً لتكوين وإدارة وكلاء الذكاء الاصطناعي، يعمل SharePoint كخادم خلفي لتكامل البيانات. يمكن لوكيل Copilot المُكوَّن عبر Copilot Studio استخدام SharePoint كقاعدة المعرفة الأساسية، كما يمكن دمجه مع مصادر بيانات أخرى: أنظمة إدارة علاقات العملاء (CRM)، وأنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP)، وأنظمة الموارد البشرية، أو أي مصدر بيانات آخر يمكن الوصول إليه عبر واجهات برمجة التطبيقات (APIs) أو الموصلات.

يُفضي ذلك إلى مركزية البنية التحتية للذكاء الاصطناعي في المؤسسة. فبدلاً من قيام فرق مختلفة بتنفيذ أدوات ووكلاء ذكاء اصطناعي متباينين، يتم إنشاء نموذج حوكمة مركزي تُدار فيه جميع وكلاء الذكاء الاصطناعي عبر منصة مشتركة. وهذا يقلل التعقيد ويزيد التناسق.

تمثل منصة Power Platform، بما تتضمنه من إمكانيات الذكاء الاصطناعي، مستوىً متقدماً من التوسع. فبينما يُعدّ كل من SharePoint وCopilot Studio مُحسّنين لسيناريوهات الأسئلة والأجوبة، تُمكّن منصة Power Platform من أتمتة عمليات الأعمال الأكثر تعقيداً. على سبيل المثال، يُمكن تهيئة سير عمل مؤتمت في Power Automate لتشغيل سلسلة من الإجراءات تلقائياً عند تحميل وثيقة سياسة موارد بشرية جديدة: تحليل الوثيقة، وتصنيف الموظفين بناءً على مدى صلتهم بالموضوع، وإرسال الإشعارات، وإنشاء الأسئلة الشائعة، وتوثيق سجل التغييرات.

يُعدّ ضمان بقاء جميع البيانات آمنة داخل حوزة جهات التحكم في المؤسسة جانبًا أمنيًا بالغ الأهمية. تُشير أنظمة الذكاء الاصطناعي بوضوح إلى مصادرها وتُظهر المقاطع الدقيقة التي تستند إليها ردودها. يُسهم هذا في جانبين هامين: أولًا، الشفافية وإمكانية التتبع (ما تُسميه مايكروسوفت "قابلية التفسير")، وثانيًا، الامتثال وسجل التدقيق. فعندما يُصدر النظام ردًا، يُمكن للمدقق تتبع المصدر والتحقق منه بدقة.

التطورات المستقبلية: التنسيق متعدد العوامل وعصر الوكلاء

لا تنظر مايكروسوفت إلى التطوير طويل الأمد لـ SharePoint وبيئته المحيطة على أنه مجرد تحسينات تدريجية، بل على أنه انتقال إلى عصر يعتمد كلياً على الوكلاء. يتضمن المستوى التالي من التطوير وكلاء مستقلين لا يكتفون بالاستجابة للطلبات، بل يقومون بشكل استباقي ومستقل بتنفيذ مهام أعمال معقدة استناداً إلى بيانات الشركة وسياقها الاستراتيجي.

يتمثل المفهوم التحويلي في التنسيق متعدد الوكلاء. فبدلاً من وكيل واحد يقوم بجميع المهام، يتم تطوير وكلاء متخصصين، كل منهم مسؤول عن مجالات وظيفية مختلفة، ويعملون معًا بطريقة منسقة. قد يبدو سيناريو عملي على النحو التالي: يطلب محلل أعمال من الوكيل الرئيسي: "أنشئ تقريرًا شهريًا لفريق المبيعات". يؤدي هذا إلى سلسلة من الإجراءات: يسترجع وكيل البيانات بيانات المبيعات ذات الصلة من Fabric، ويحلل الاتجاهات، ويحدد الحالات الشاذة. يقوم وكيل Microsoft 365 بإنشاء المستندات والعروض التقديمية بناءً على هذه الرؤى. يقوم وكيل Azure AI بجدولة الاجتماعات تلقائيًا مع أصحاب المصلحة المعنيين. يقوم وكيل سير العمل بتنسيق جميع هذه الأنشطة ويضمن تنفيذها بالتسلسل الصحيح.

يمثل هذا تحولاً جذرياً في كيفية استخدام الذكاء الاصطناعي في مجال الأعمال. فبينما يعمل الذكاء الاصطناعي الحالي بشكل أساسي كمساعد لصناع القرار البشريين، سيعمل الذكاء الاصطناعي المستقبلي بشكل أكثر استقلالية. وهذا يطرح إمكانات هائلة لزيادة الإنتاجية، فضلاً عن تحديات جديدة في مجال الحوكمة.

الجدوى الاقتصادية لحلول الذكاء الاصطناعي المُدارة

يمكن الإجابة على سؤال لماذا تعتبر إدارة المعرفة المدعومة بالذكاء الاصطناعي باستخدام SharePoint مثالية لحل الذكاء الاصطناعي المُدار من وجهات نظر اقتصادية وتشغيلية مختلفة.

أولاً، يُعدّ هذا المجال شديد التعقيد ويتطلب تخصصاً دقيقاً. فتطبيق نظام ذكي لإدارة المعرفة لا يتطلب فقط معرفة تقنية ببرامج SharePoint وMicrosoft 365 وتقنيات الذكاء الاصطناعي، بل يتطلب أيضاً فهماً عميقاً لهندسة المعلومات، ونماذج الحوكمة، وهندسة الأمن، وإدارة التغيير. وتفتقر معظم المؤسسات المتوسطة الحجم، بل وحتى العديد من المؤسسات الكبيرة، إلى الخبرة الداخلية اللازمة لتصميم وتنفيذ مثل هذا النظام من الصفر.

ثانيًا، هذا مجالٌ يشهد تطورًا مستمرًا ويحتاج إلى تحديثات. تُصدر مايكروسوفت بانتظام ميزات وقدرات جديدة لـ SharePoint والمنصات المرتبطة بها. وبالتالي، ستحتاج أي مؤسسة تُدير هذه الأنظمة داخليًا إلى تحديث خبراتها باستمرار وتقييم الميزات الجديدة، مما يُؤدي إلى استنزاف الموارد الداخلية التي يُمكن استغلالها بشكلٍ أكثر إنتاجية في مجالات أخرى.

ثالثًا، يُعدّ هذا المجال محفوفًا بمخاطر جسيمة في حال تطبيقه بشكل خاطئ. فإذا كان نموذج الحوكمة مُهيّأً بشكل غير سليم، فقد يؤدي ذلك إلى مشكلات أمنية، أو انتهاكات للوائح، أو اختراقات للبيانات. وإذا لم يُصمّم هيكل التصنيف بشكل مدروس، فقد يتم تطبيق نظام يبدو أفضل ظاهريًا ولكنه لا يُحقق أي مكاسب حقيقية في الإنتاجية. يستطيع مزوّد خدمات الذكاء الاصطناعي المُدار ذو الخبرة تقليل هذه المخاطر بشكل منهجي من خلال أفضل الممارسات المُعتمدة ومنهجيات التنفيذ المُثلى.

رابعًا، هذا مجالٌ يعتمد فيه العائد على الاستثمار اعتمادًا كبيرًا على جودة التنفيذ. قد تكون مكاسب الإنتاجية النظرية كبيرة، لكنها لا تتحقق تلقائيًا. فهي تتطلب إدارة تغيير مُخططة جيدًا، واستراتيجية تدريب مدروسة، وحملة تبني مُنظمة. يمكن لمزود خدمات الذكاء الاصطناعي المُدار، ذي الخبرة في هذه المجالات، أن يزيد بشكلٍ كبير من احتمالية نجاح التبني وتحقيق العائد على الاستثمار.

خامساً، يُعدّ هذا مجالاً يتطلب تحسيناً مستمراً. فبعد التطبيق الأولي، ستكتشف المؤسسات سريعاً أن بعض نماذج الحوكمة فعّالة، بينما تحتاج نماذج أخرى إلى تعديل. سيتم تحسين التصنيف، وتكوين وكلاء جدد، وتحديد حالات استخدام جديدة. ويمكن لمزود خدمات الذكاء الاصطناعي المُدار أن يُجري هذا التحسين المستمر، بينما تُركّز إدارة تقنية المعلومات الداخلية على أولويات استراتيجية أخرى.

نموذج أعمال التحول المُدار للذكاء الاصطناعي

عادةً ما يتبع حل الذكاء الاصطناعي المُدار لإدارة المعرفة الذكية باستخدام SharePoint نموذج أعمال يتضمن مراحل ومكونات خدمة متنوعة.

المرحلة الأولى هي مرحلة التقييم والاستراتيجية. يقوم مزود خدمات ذو خبرة بإجراء تقييم شامل لواقع إدارة المعرفة الحالي، وتحديد نقاط الضعف ومواطن القصور، ووضع خطة تنفيذ استراتيجية. قد تستغرق هذه المرحلة من أسبوعين إلى أربعة أسابيع، وتشمل عادةً إجراء مقابلات مع مختلف الجهات المعنية، وتوثيق العمليات الحالية، وتحديد فرص التحسين السريع، بالإضافة إلى المبادرات الاستراتيجية طويلة الأجل.

المرحلة الثانية هي مرحلة التصميم والتخطيط. يقوم المزوّد بإعداد وثيقة تصميم فنية مفصلة تحدد هيكل التصنيف، ونماذج الأمن والحوكمة، وبنية التكامل، وخارطة طريق التنفيذ. ويشمل ذلك أيضاً تحليل المخاطر واستراتيجيات التخفيف منها.

المرحلة الثالثة هي مرحلة التنفيذ. يقوم المزوّد بتهيئة SharePoint، وتطبيق هيكل التصنيف، ووضع سياسات الحوكمة، وتدريب المستخدمين الرئيسيين والمسؤولين، ونقل المحتوى الحالي أو تحويله. قد تستغرق هذه المرحلة من شهرين إلى ستة أشهر، وذلك بحسب حجم المؤسسة ومدى تعقيدها.

المرحلة الرابعة هي مرحلة التبني وإدارة التغيير. يدعم المزوّد التواصل والتدريب والتمكين في مختلف الأقسام لضمان تبني النظام الجديد على نطاق واسع. وقد يشمل ذلك ندوات عبر الإنترنت، ووثائق، وأدلة لأفضل الممارسات، ودعمًا مستمرًا.

المرحلة الخامسة هي الدعم والتحسين المستمر. يقدم المزوّد دعمًا فنيًا متواصلًا، ويساعد في إعداد الميزات والوكلاء الجدد، ويراقب مدى اعتماد النظام وتحقيق عائد الاستثمار، ويدعم التحسينات المستمرة بناءً على الدروس المستفادة ومتطلبات العمل المتغيرة.

من منظور التكلفة، يُعدّ حلّ الذكاء الاصطناعي المُدار نموذجًا يُتيح للمؤسسات خفض التكاليف الإجمالية وتوزيع العبء المالي. فبدلًا من تخصيص ميزانية رأسمالية ضخمة لتنفيذ داخلي، ثم تكبّد نفقات تشغيلية مستمرة للموارد الداخلية، يُمكن للمؤسسة إنشاء نموذج مع مزوّد الخدمة يتكوّن، على سبيل المثال، من رسوم تنفيذ أولية ورسوم إدارة دورية. وهذا يُوفّر مرونة مالية أكبر وقدرة على التنبؤ.

من منظور نقل المخاطر، يتحمل مزود خدمات الذكاء الاصطناعي المُدار مسؤولية جودة التنفيذ ونجاح المبادرة. وهذا يحفز المزود على تقديم تنفيذ عالي الجودة ودعم التبني الناجح وتحقيق عائد استثمار مجزٍ.

خلق القيمة الملموس: من النظرية إلى التحديد الكمي

تتحدد الجدوى الاقتصادية لهذا الحل في نهاية المطاف من خلال التحديد الكمي الملموس للقيمة التي يخلقها. ورغم أن مكاسب الإنتاجية النظرية كبيرة، إلا أنه يجب قياسها والتحقق من صحتها عملياً.

تتمتع شركة متوسطة الحجم تضم 500 موظف، حيث يقضي الموظف العادي خمس ساعات أسبوعيًا في البحث عن المعلومات، بإمكانية تحسين الإنتاجية نظريًا بنسبة تتراوح بين 30 و40% من خلال تطبيق الأتمتة وتحسين إدارة المعرفة. وبمتوسط ​​رواتب سنوية يبلغ 60,000 يورو ومعامل تكاليف تشغيلية 1.3، فإن ذلك سيترجم إلى زيادة سنوية في القيمة تتراوح بين 180 و240 مليون يورو. وحتى لو لم تتجاوز نسبة تحقيق هذه المكاسب النظرية عمليًا 50%، فإن ذلك سيظل يُسفر عن قيمة مضافة سنوية تتراوح بين 90 و120 مليون يورو.

يمكن لمنظمة كبيرة تضم عشرة آلاف موظف أن تحقق أرقامًا مطلقة أعلى بكثير، على الرغم من إمكانية تحقيق أرباح أقل من حيث النسبة المئوية، لأن هذه المنظمات عادة ما تمتلك بالفعل أنظمة إدارة معرفة أكثر تطوراً.

تختلف تكلفة حلول الذكاء الاصطناعي المُدارة تبعًا لحجم المؤسسة، ومدى تعقيد مشروع التنفيذ، وطموحاته. قد تتراوح تكلفة التنفيذ في مؤسسة متوسطة الحجم بين 130,000 و300,000 يورو، بينما قد تتراوح تكلفة التنفيذ في مؤسسة كبيرة بين 2 و5 ملايين يورو. إذا بلغت القيمة المضافة السنوية 120 مليون يورو أو أكثر، فإن المشروع يحقق عائدًا استثماريًا جذابًا للغاية، مع فترات استرداد تتراوح بين ستة أشهر وأربعة وعشرين شهرًا.

الموقع الاستراتيجي في السياق التنافسي

لا يُعدّ إدخال أنظمة إدارة المعرفة المدعومة بالذكاء الاصطناعي مجرد مبادرة لتحسين الأداء الداخلي، بل يُمثّل أيضاً ميزة تنافسية استراتيجية. فالمؤسسات التي تُطبّق أنظمة إدارة المعرفة الذكية مبكراً تستطيع تحقيق مكاسب كبيرة في الكفاءة والجودة قبل منافسيها.

يُعدّ هذا الأمر بالغ الأهمية في القطاعات التي تعتمد بشكل كبير على العاملين في مجال المعرفة، مثل الخدمات المالية والاستشارات والصناعات الدوائية وتطوير البرمجيات. ففي هذه القطاعات، يُعتبر الوصول إلى الذاكرة المؤسسية واستخدامها عاملاً حاسماً للنجاح. إذ تستطيع المؤسسات التي تُرسّخ إدارة المعرفة وتُؤتمتها اتخاذ قرارات أسرع، والابتكار بوتيرة أسرع، والاستجابة بشكل أسرع لتغيرات السوق.

من منظور استقطاب المواهب والاحتفاظ بها، تُعدّ أنظمة إدارة المعرفة الذكية عاملاً هاماً للتميّز. فالعاملون ذوو المهارات العالية في مجال المعرفة يُفضّلون أصحاب العمل الذين يمتلكون بنية تحتية تكنولوجية حديثة وأدوات تُعزّز إنتاجيتهم إلى أقصى حد. وستكون الشركة التي تمتلك مساعدين ذكيين يعملون بالذكاء الاصطناعي وأنظمة إدارة معرفة حديثة أكثر جاذبيةً للمواهب المتميزة من الشركة التي تعتمد على أنظمة قديمة.

التحول الحتمي

لم يعد تحويل إدارة المعرفة من مستودعات سلبية إلى منصات ذكية وفعّالة مجرد مبادرة تحسين اختيارية، بل أصبح ضرورة استراتيجية. فالحجم الهائل للبيانات، وتوفر تقنيات الذكاء الاصطناعي المتقدمة، والضغط الاقتصادي لتحسين الإنتاجية، كلها عوامل تجتمع لتخلق بيئة لا تملك فيها المؤسسات خياراً سوى تحديث أنظمة إدارة المعرفة لديها ودمجها مع الذكاء الاصطناعي.

في هذا السياق، يوفر حل الذكاء الاصطناعي المُدار مسارًا مُسرّعًا ومُخفّفًا للمخاطر ومُحسّنًا للتنفيذ. فبدلاً من أن تُجري المؤسسات سنوات من التجارب الداخلية وتتكبد تكاليف باهظة بسبب الأخطاء، يُمكنها التعاون مع مُزوّد ​​ذي خبرة لتطبيق أفضل الممارسات المُعتمدة بسرعة أكبر.

لن يكون الفائزون في هذا العصر هم من يمتلكون أفضل التقنيات، بل من يستخدمونها بذكاء. وتُعدّ حلول الذكاء الاصطناعي المُدارة لإدارة المعرفة الذكية عنصراً أساسياً في هذه الديناميكية التنافسية الجديدة.

ستتعلم هنا كيف يمكن لشركتك تطبيق حلول الذكاء الاصطناعي المخصصة بسرعة وأمان ودون عوائق دخول عالية.

تُعدّ منصة الذكاء الاصطناعي المُدارة حلاً شاملاً ومريحاً لمشاكل الذكاء الاصطناعي. فبدلاً من التعامل مع التكنولوجيا المعقدة والبنية التحتية المكلفة وعمليات التطوير المطولة، ستحصل على حل جاهز مصمم خصيصاً لتلبية احتياجاتك من شريك متخصص، غالباً في غضون أيام قليلة فقط.

المزايا الرئيسية باختصار:

⚡ تنفيذ سريع: من الفكرة إلى التطبيق الجاهز للاستخدام في أيام، وليس شهورًا. نقدم حلولًا عملية تُحقق قيمة مضافة فورية.

🔒 أقصى درجات أمان البيانات: بياناتك الحساسة تبقى معك. نضمن معالجة آمنة ومتوافقة مع الأنظمة دون مشاركة البيانات مع أي جهات خارجية.

💸 لا مخاطر مالية: أنت تدفع فقط مقابل النتائج. يتم التخلص تماماً من الاستثمارات الأولية الكبيرة في الأجهزة أو البرامج أو الموظفين.

🎯 ركّز على جوهر عملك: انصبّ اهتمامك على ما تُجيده. نحن نتولّى جميع جوانب التنفيذ التقني والتشغيل والصيانة لحلول الذكاء الاصطناعي الخاصة بك.

📈 حلول مستقبلية وقابلة للتطوير: يتطور نظام الذكاء الاصطناعي الخاص بك معك. نضمن التحسين المستمر وقابلية التوسع، ونقوم بتكييف النماذج بمرونة مع المتطلبات الجديدة.

للمزيد من المعلومات، انقر هنا:

• منصة الذكاء الاصطناعي المُدارة

يسعدني أن أكون مستشارك الشخصي.

يمكنكم التواصل معي عبر البريد الإلكتروني wolfenstein∂xpert.digital أو

اتصل بي على الرقم +49 7348 4088 965 .

لينكد إن
 

 

مجالات التركيز الصناعية: الأعمال التجارية بين الشركات، والتحول الرقمي (من الذكاء الاصطناعي إلى الواقع الممتد)، والهندسة الميكانيكية، والخدمات اللوجستية، والطاقات المتجددة، والصناعة

للمزيد من المعلومات، انقر هنا:

• مركز أعمال الخبراء

مركز متخصص يقدم رؤى وخبرات:

• منصة معرفية تغطي الاقتصادات العالمية والإقليمية والابتكار والاتجاهات الخاصة بكل صناعة
• مجموعة من التحليلات والرؤى والمعلومات الأساسية من مجالات تركيزنا الرئيسية
• مكانٌ للخبرة والمعلومات حول التطورات الحالية في مجال الأعمال والتكنولوجيا
• مركز للشركات التي تسعى للحصول على معلومات حول الأسواق والتحول الرقمي والابتكارات الصناعية