الرقمنة الإدارية: متى يكون التحسين الإداري بدلاً من التحديث الإداري منطقياً؟

🏢 لدى الشركات في ألمانيا في المتوسط ​​حوالي 200 جهة اتصال مع الإدارة العامة سنويًا والعدد في تزايد مستمر. وكثيراً ما يؤدي هذا العدد الكبير من التفاعلات إلى تكاليف بيروقراطية كبيرة، خاصة إذا لم تكن العمليات الإدارية رقمية بالكامل. ولذلك، يعد الحد من البيروقراطية أحد أهم ثلاث قضايا بالنسبة للشركات، سواء على مستوى الولاية أو المستوى الفيدرالي أو مستوى الاتحاد الأوروبي.

لكن عندما يتعلق الأمر بالحد من البيروقراطية، فإن السلطة التشريعية والسلطات والإدارات التي تعاني تقف في طريقها:

في ألمانيا، تم إطلاق التحول الرقمي للإدارة في المقام الأول من خلال قانون الوصول عبر الإنترنت (OZG) الذي تم إقراره في عام 2017، والذي على أساسه يجب تنفيذ الوصول الرقمي إلى الخدمات الإدارية بحلول نهاية عام 2022. وفي فبراير/شباط، حظي المشروع بموافقة واسعة النطاق في البوندستاغ. واليوم، رفضت الأغلبية في المجلس الاتحادي مشروع القانون بشكل مفاجئ. ومع ذلك، لم يتم تنفيذ البوابات الإلكترونية سهلة الاستخدام والمعايير المشتركة المطلوبة لذلك إلا جزئيًا حتى الآن (اعتبارًا من أوائل أبريل 2023). في ضوء بطء وتيرة الرقمنة الإدارية في ألمانيا، تدعو الجمعية الرقمية Bitkom إلى الحق القانوني في الإدارة الرقمية عند تعديل قانون الوصول عبر الإنترنت. الإصدار الجديد من قانون الوصول عبر الإنترنت (OZG 2.0) متوفر الآن. لقد مر بجميع المراحل وتم رفض مشروع القانون نهائيًا بأغلبية المجلس الاتحادي في 22 مارس 2024. ومن المقرر إعادة التفاوض بشأنه (اعتبارًا من يونيو 2024).

هناك حاجة واضحة لاستغلال إمكانات الكفاءة لحلول الإدارة الرقمية بشكل كامل للاقتصاد الألماني. وتتمثل المهمة في تعزيز وتنفيذ العمليات الإدارية الرقمية الفعالة للشركات. السؤال الذي يطرح نفسه هو متى يكون التحسين الإداري أكثر منطقية من التحديث الإداري الكامل.

🔍 التحسين الإداري مقابل التحديث الإداري

يعني التحسين الإداري تحليل العمليات الحالية وتكييفها لجعلها أكثر فعالية وكفاءة. ويمكن القيام بذلك عن طريق تقديم أدوات رقمية محددة لتبسيط الخطوات الفردية وتسريعها. تشمل الأمثلة على ذلك إدارة المستندات الإلكترونية أو المواعيد الآلية أو رقمنة عمليات النماذج. غالبًا ما تكون هذه الإجراءات أسرع وأرخص في التنفيذ من التحديث الكامل.

ومن ناحية أخرى، يتضمن التحديث الإداري إعادة تصميم أكثر شمولاً للعمليات الإدارية. وقد يعني هذا إدخال أنظمة وتقنيات جديدة تمامًا تُحدث ثورة في الهياكل وطرق العمل الحالية. عادة ما تكون مشاريع التحديث أطول أجلا وتتطلب استثمارات أكبر في التقنيات الجديدة وتدريب الموظفين.

✨ متى يكون التحسين الإداري منطقيًا؟

في الحالات التي تعمل فيها العمليات الحالية بشكل جيد نسبيًا وحيث تم تحديد اختناقات معينة، قد يكون التحسين هو الحل الأكثر كفاءة. يمكن للتعديلات الصغيرة وتكامل الحلول الرقمية أن تؤدي في كثير من الأحيان إلى تحسينات سريعة دون الحاجة إلى تغييرات هيكلية كبيرة. وهذا مناسب بشكل خاص للمهام الإدارية المتخصصة حيث يمكن تحديد مجالات المشاكل الواضحة ومعالجتها على وجه التحديد.

على سبيل المثال، قد يؤدي إدخال نظام النماذج الرقمية في قسم يعتمد بشكل كبير على المستندات الورقية إلى انخفاض كبير في أوقات المعالجة ومعدلات الخطأ. كما أن استخدام التوقيعات الإلكترونية أو أتمتة إجراءات الإخطار يمكن أن يحقق مزايا حاسمة أيضًا.

🔄 متى يكون التحديث الإداري ضروريا؟

يعد التحديث الشامل ضروريًا عندما تكون الأنظمة والعمليات الحالية قديمة جدًا أو غير فعالة بحيث لا يمكن للتعديلات الصغيرة أن تؤدي إلى تحسين ملحوظ. وفي كثير من الأحيان، لم تعد الهياكل القائمة قادرة على مواكبة متطلبات الاقتصاد الرقمي الحديث. في مثل هذه الحالات، من الضروري إجراء إصلاح شامل لمشهد العملية برمته.

ومن الأمثلة على ذلك الإدخال الكامل للمنصة الرقمية لجميع جهات الاتصال الإدارية للشركة. وهذا يعني أن الشركات يمكنها التعامل مع جميع التفاعلات مع الإدارة رقميًا على منصة مركزية - بدءًا من تقديم الطلب وحتى المعالجة والموافقة. تتطلب مثل هذه الأنظمة تكاملًا واسع النطاق بين المجالات الإدارية المختلفة وإعادة تصميم إجراءات العمل السابقة.

💻إمكانيات الإدارة الرقمية

وتكمن الإمكانات الكاملة للعمليات الإدارية الرقمية في قدرتها على زيادة الشفافية والكفاءة وسهولة الاستخدام. ومن خلال تنسيق العمليات وتوحيدها، يمكن تقليل حالات سوء الفهم والأخطاء، مما يؤدي إلى نتائج أسرع وأكثر موثوقية. يتيح ذلك للشركات توفير الموارد والتركيز بشكل أكبر على مهامها الأساسية.

ويعني ذلك بالنسبة للسياسيين والسلطات الإدارية دراسة التطورات في مجال التشريع في مرحلة مبكرة وتعزيز الحلول التي تجلب راحة ملحوظة للشركات. ويجب أن تهدف الجهود السياسية إلى تحديد الأنظمة المعيقة وإزالتها أو تكييفها.

🤝التنفيذ العملي من خلال التعاون

ومن الجوانب المهمة الأخرى هو التعاون وتبادل المعرفة بين جميع المشاركين في عملية الرقمنة الإدارية. ومن خلال استخدام المعرفة المحددة حول احتياجات الشركة، يمكن تنفيذ العمليات الإدارية بشكل عملي وبطريقة مستهدفة. وهذا يتطلب تعاونًا وثيقًا بين الإدارات العامة ورابطات الأعمال والشركات نفسها.

يعد نشر وتطبيق مجموعة من حلول الإدارة الرقمية بالتعاون مع شركاء آخرين أمرًا أساسيًا. ويمكن أن يتراوح ذلك من استخدام المنصات الرقمية المشتركة إلى مشاريع التنمية التعاونية لإنشاء حلول مخصصة تلبي الاحتياجات المحددة للاقتصاد.

🔧 استخدام التقنيات الرقمية

إن كلا من التحسين الإداري والتحديث الإداري لهما مكانهما، اعتمادا على الظروف والتحديات المحددة. ومن الممكن أن تؤدي التحسينات القصيرة الأجل إلى تحسينات سريعة وفعالة من حيث التكلفة، في حين أن التحديثات الطويلة الأجل ضرورية لتمكين التغييرات الهيكلية العميقة. إن الجمع بين كلا النهجين يمكن أن يساعد في جعل الإدارة في ألمانيا أكثر كفاءة وملائمة للأعمال.

ومن خلال الاستخدام المستمر للتقنيات الرقمية والتعاون الوثيق بين جميع المعنيين، يمكن تحقيق هدف الإدارة الرشيقة والفعالة التي تلبي احتياجات الاقتصاد. ويلعب الدعم السياسي المبكر والموجه دوراً حاسماً في نجاح تنفيذ هذه الاستراتيجيات.

📣 مواضيع مشابهة

• 📊 200 اتصال إداري سنوياً: كيف تعاني الشركات من البيروقراطية
• 💼 الرقمية بدلاً من الورقية: الشركات الألمانية تطالب بالإدارة الفعالة
• ⚙️ التحسين الإداري مقابل التحديث: أفضل استراتيجية لألمانيا
• 🌐 الإدارة الرقمية: ضرورة لاقتصاد ألمانيا
• 🔄 سريعة وفعالة من حيث التكلفة: مزايا تحسين الإدارة
• 🏢 تقليل تكاليف البيروقراطية: كيف يمكن أن تساعد الرقمنة
• 📉 رفع إمكانات الكفاءة: هكذا تخفف الرقمنة العبء على الشركات
• 💡 التعاون أمر أساسي: الإدارة والأعمال والسياسة جنبًا إلى جنب
• 🤝 التعاون من أجل الإدارة الرشيقة: طريق ألمانيا نحو المستقبل
• 💻 من الورق إلى المنصة: الكفاءة من خلال الإدارة الرقمية

#️⃣ الوسوم: #الرقمنة الإدارية #تقليص البيروقراطية #التحسين الإداري #التحديث الإداري #الإدارة الرقمية

لماذا يصعب الأمر على السلطات والمجتمعات والبلديات: التحسين الإداري والتحديث للمدن والمناطق الريفية - الصورة: Xpert.Digital

تخضع الإدارات العامة لأنظمة وقوانين وعمليات بيروقراطية صارمة. وذلك من أجل الشفافية والمساءلة وضمان العدالة والمساواة في المعاملة. هذا التنظيم الصارم يمكن أن يبطئ عمليات التحديث. تتمتع الشركات غالبًا بمرونة أكبر ويمكنها الاستجابة بسرعة أكبر لتغيرات السوق. إنهم يعملون في بيئة منظمة ولكنها أكثر ديناميكية مما يمنحهم مجالًا أكبر للابتكار والتكيف.

المزيد عنها هنا:

• في ظل لوائح صارمة وفسحة: تحديات الإدارة العامة

🏢 يعتمد الاختيار بين التحسين الإداري والتحديث الإداري على عوامل مختلفة، بما في ذلك احتياجات الإدارة الحالية ومواردها وأهدافها. فيما يلي بعض المواقف التي قد تكون فيها أي من الاستراتيجيتين أكثر منطقية:

🔍 تحسين الإدارة

عندما يكون من المنطقي:

1. النتائج قصيرة المدى مطلوبة

عندما تكون هناك حاجة إلى تحسينات سريعة لزيادة الكفاءة أو حل المشكلات العاجلة.

2. الموارد المحدودة

عندما تكون الموارد (الموارد المالية والموظفين والوقت) محدودة ولا يكون من الممكن القيام باستثمارات كبيرة في التقنيات الجديدة أو إجراء تغييرات بعيدة المدى.

3. الهياكل العاملة بالفعل

عندما تعمل الهياكل الإدارية القائمة بشكل جيد بشكل أساسي، ولكن هناك أوجه قصور طفيفة أو اختناقات في العمليات يمكن معالجتها من خلال الضبط الدقيق.

4. تنفيذ أفضل الممارسات

عندما يتعلق الأمر بتحسين العمليات الحالية من خلال تقديم أساليب وإجراءات مجربة، مثل تلك التي وصفها كايزن (التحسين المستمر).

المزيد عنها هنا:

• كايزن: التحسين المستمر والتغيير في الإدارات

🔄 التحديث الإداري

عندما يكون من المنطقي:

1. تحسينات طويلة المدى ومستدامة

عندما يتم البحث عن تغييرات جوهرية وطويلة المدى من أجل الاستعداد لمواجهة التحديات المستقبلية.

2. الترقية أو التحويل التكنولوجي

عندما تكون هناك أنظمة وتقنيات تكنولوجيا معلومات قديمة يجب استبدالها بحلول أكثر حداثة وكفاءة.

3. المشاكل الهيكلية

عندما تكون هناك أوجه قصور هيكلية كبيرة لا يمكن علاجها من خلال التحسين وحده ويكون من الضروري إجراء تغييرات عميقة.

4. متطلبات جديدة

عندما تكون هناك متطلبات قانونية جديدة أو توقعات مجتمعية للإدارة تتطلب إدخال عمليات وتقنيات جديدة.

🌟 التحسين الإداري مقابل التحديث الإداري: دليل

🚀 عند الاختيار بين التحسين الإداري والتحديث الإداري، يلعب الوضع والأهداف المحددة للسلطة أو المجتمع أو البلدية أو المدينة أو البلد دورًا حاسمًا. فيما يلي بعض الجوانب الأخرى التي يجب مراعاتها عند اتخاذ القرار:

1. الإطار الزمني 🕰️

• تحسين الإدارة: مثالي للتحسينات قصيرة المدى والمكاسب السريعة. هنا، يتم تحليل العمليات والهياكل الحالية وتحسينها من أجل تحقيق مكاسب الكفاءة.
• التحديث الإداري: مناسب للمشاريع طويلة الأمد التي تتضمن تغييرات وتحديثات عميقة. تتطلب هذه المشاريع عادةً مزيدًا من الوقت للتنفيذ والتخصيص.

2. الموارد 💡

• التحسين الإداري: يتطلب عادةً موارد أقل، مالية وبشرية. ويمكن في كثير من الأحيان الاستمرار في استخدام الهياكل والتقنيات القائمة.
• التحديث الإداري: يتطلب موارد كبيرة، بما في ذلك الاستثمار في التقنيات الجديدة والتدريب وربما المشورة الخارجية.

3. الأهداف والنتائج 🎯

• التحسين الإداري: يهدف إلى تحقيق زيادات سريعة وقابلة للقياس في الكفاءة، مثل تقليل أوقات المعالجة أو خفض التكاليف في العمليات الجارية.
• التحديث الإداري: الهدف هو تجديد الإدارة بشكل أساسي وجعلها مستدامة على المدى الطويل. يتضمن ذلك غالبًا إدخال تقنيات جديدة وإعادة تصميم الهياكل التنظيمية والتكيف مع المتطلبات القانونية الجديدة.

4. المتطلبات التكنولوجية 🖥️

• التحسين الإداري: عادةً ما يستفيد من التقنيات الحالية ويحسن تطبيقها. وقد يشمل أيضًا ترقيات تكنولوجية طفيفة.
• التحديث الإداري: يتطلب في كثير من الأحيان تنفيذ أنظمة تقنية جديدة، مثل البنى التحتية الحديثة لتكنولوجيا المعلومات أو حلول الأتمتة أو منصات الحكومة الإلكترونية.

5. التغيرات الهيكلية 🏗️

• التحسين الإداري: عادة لا توجد تغييرات هيكلية أو تغييرات هيكلية قليلة فقط. وينصب التركيز على تحسين العمليات وزيادة الكفاءة داخل الهيكل الحالي.
• التحديث الإداري: غالبًا ما تكون التغييرات الهيكلية الجذرية ضرورية لتكييف الإدارة مع المتطلبات الحديثة. وقد يشمل ذلك إعادة تنظيم الأقسام والمهام.

6. إدارة المقاومة والتغيير 🌐

• التحسين الإداري: مقاومة أقل عادةً لأن هذه تحسينات تدريجية. تعتبر إدارة التغيير مهمة، ولكنها في كثير من الأحيان أقل كثافة.
• التحديث الإداري: إمكانية أكبر للمقاومة، حيث أن التغييرات العميقة غالبا ما تقابل بالتشكيك. تعد إدارة التغيير الشاملة ضرورية هنا لضمان قبول الموظفين ومشاركتهم.

🔍 لذلك يجب أن يتم الاختيار بين التحسين الإداري والتحديث الإداري بعناية بناءً على الاحتياجات والموارد والأهداف المحددة للمؤسسة المعنية. ومن الضروري إجراء تحليل دقيق للوضع الحالي وتحديد واضح للنتائج المرجوة.

☑️ خبير في الصناعة، هنا مع Xpert.Digital Industry Hub الخاص به والذي يضم أكثر من 2500 مقالة متخصصة

كونراد ولفنشتاين

سأكون سعيدًا بالعمل كمستشار شخصي لك.

يمكنك الاتصال بي عن طريق ملء نموذج الاتصال أدناه أو ببساطة اتصل بي على +49 89 89 674 804 (ميونخ) .

إنني أتطلع إلى مشروعنا المشترك.

تعد Xpert.Digital مركزًا للصناعة مع التركيز على الرقمنة والهندسة الميكانيكية والخدمات اللوجستية/اللوجستية الداخلية والخلايا الكهروضوئية.

من خلال حل تطوير الأعمال الشامل الذي نقدمه، فإننا ندعم الشركات المعروفة بدءًا من الأعمال الجديدة وحتى خدمات ما بعد البيع.

تعد معلومات السوق والتسويق وأتمتة التسويق وتطوير المحتوى والعلاقات العامة والحملات البريدية ووسائل التواصل الاجتماعي المخصصة ورعاية العملاء المحتملين جزءًا من أدواتنا الرقمية.

يمكنك معرفة المزيد على: www.xpert.digital - www.xpert.solar - www.xpert.plus