7 ساعات أسبوعيًا ضائعة في SharePoint: كيف يمكن لفريقك التوقف عن البحث عن المعلومات الموجودة بالفعل باستخدام الذكاء الاصطناعي المُدار

من مقبرة البيانات إلى منجم الذهب: كيف يصبح SharePoint مع الذكاء الاصطناعي المُدار بمثابة العقل الذكي لشركتك

إدارة المعرفة في عصر الذكاء الاصطناعي: من التخزين السلبي إلى البنية التحتية الذكية للمؤسسات

وهم حرية المعلومات - لماذا تظل المنظمات عمياء استراتيجيًا على الرغم من وفرة البيانات

يُمثل مشهد الأعمال الحديث مفارقة جوهرية. تمتلك المؤسسات كميات هائلة من البيانات والوثائق، إلا أن هذه الوفرة تتحول بشكل منهجي إلى عقبة استراتيجية. لم يعد فائض المعلومات مشكلة هامشية في تكنولوجيا المعلومات، بل أصبح عائقًا رئيسيًا أمام الكفاءة، يُضعف الأداء الاقتصادي للشركات بشكل ملموس. يُهدر الموظفون وقت عملهم يوميًا في البحث عن معلومات موجودة بالفعل في مكان ما في الأرشيفات الرقمية للشركة. هذا الواقع ليس نتيجةً لنقص سعة التخزين، بل هو تعبير عن ضعف هيكلي أساسي: أنظمة إدارة المعرفة التقليدية جامدة، ومتفاعلة، وغير قادرة معرفيًا على إدارة الذاكرة الجماعية للشركة بذكاء.

إن الأثر الاقتصادي لهذا النقص في الكفاءة كبير. تشير الدراسات التجريبية إلى أن الموظفين يقضون ما معدله خمس إلى سبع ساعات أسبوعيًا في البحث عن معلومات موجودة أو إنشاء معلومات جديدة دون علمهم. بالنسبة لشركة تضم 500 موظف، يُترجم هذا إلى خسارة أسبوعية في الإنتاجية تتراوح بين 2500 و3500 ساعة عمل. وبتطبيق ذلك على السنة المالية، يُعادل هذا عجزًا في الإنتاجية يتراوح بين 130,000 و180,000 ساعة عمل. لا ينبغي تفسير هذا على أنه مجرد إهدار للوقت، بل كخسارة مباشرة للموارد تؤثر سلبًا على هامش ربح الشركة.

في الوقت نفسه، يُسرّع دمج أنظمة الذكاء الاصطناعي في منظومة مايكروسوفت 365 بشكل كبير من حجم البيانات. مع دمج ما يقرب من ملياري مستند جديد يوميًا في أنظمة مايكروسوفت 365 المُمكّنة ببرنامج Copilot، لا يقتصر هذا التحدي على التزايد الكمي فحسب، بل يُسبب أيضًا مشاكل نوعية جديدة. تواجه المؤسسات السؤال الحاسم: كيف يُمكن لأنظمة الذكاء الاصطناعي الوصول إلى معلومات الشركة واستخدامها بفعالية في ظل فوضى بنية المعلومات وتشتتها وعدم تنظيمها مفاهيميًا؟

لا يكمن الحل في مزيد من التحسينات للأنظمة الحالية، بل في تحول جذري في بنيتها. يُسمى هذا الحل "وكيل المعرفة في SharePoint"، وهو يُمثل نوعًا جديدًا من برامج المؤسسات: نظام تشغيل المعرفة الذكي.

التحول الهيكلي: SharePoint كمنصة معرفية ذكية

لم تعد مايكروسوفت تُصوّر SharePoint كنظام إدارة مستندات سلبي، بل كطبقة ذكاء فعّالة للتواصل المؤسسي والاستفادة من المعرفة. هذا التحوّل ليس مجرد تحسين تدريجي للوظائف الحالية، بل هو إعادة تقييم جذرية للدور الذي ينبغي أن تلعبه منصة المستندات في بنية المؤسسات الحديثة.

يستخدم وكيل المعرفة في SharePoint نماذج لغوية حديثة وتقنيات التعلم الآلي ليس فقط لتخزين محتوى الشركة، بل أيضًا لتحليله وهيكلته وتحسينه بفعالية لتلبية احتياجات الاستخدام المختلفة. تعتمد هذه التقنية على نماذج لغوية واسعة النطاق قادرة على فهم محتوى المستندات دلاليًا وتوليد بيانات وصفية منظمة تلقائيًا. هذا يعني تحديدًا أن المستند لا يُخزن في مجلد فحسب، بل يُحلل محتواه، وتُستخرج المفاهيم الرئيسية، وتُحدد العلاقات السياقية، وتُطبق التصنيفات ذات الصلة تلقائيًا.

هذا التصنيف الآلي للمحتوى له آثار بعيدة المدى على كفاءة الأعمال. فعندما يُحمّل قسم الموارد البشرية وثيقة سياسة جديدة، لا يكتفي وكيل المعرفة بتحليل النص فحسب، بل يُحدد تلقائيًا أيضًا الفئات ذات الصلة، مثل النطاق وتاريخ السريان وحالة الموافقة والكلمات المفتاحية للمحتوى. يُوسّم النظام الوثيقة وفقًا لذلك، ويتيح هذه البيانات الوصفية للبحث والاستعلام. ونتيجةً لذلك، لا تُخزّن المعلومات فحسب، بل تُجهّز بنشاط لإعادة الاستخدام والمعالجة الآلية.

من الجوانب المبتكرة لهذا النهج تجريد تنظيم المكتبة من المهام الإدارية اليدوية. يستطيع وكيل المعرفة اقتراح أعمدة جديدة تلقائيًا، ووضع قواعد للتصنيف، وإنشاء عروض مخصصة لتصفية المستندات وفرزها وفقًا لمعايير ذكية. هذا لا يُلغي العبء الإداري لإدارة البيانات الوصفية فحسب، بل يُنشئ أيضًا ديناميكية تنظيمية تتكيف مع احتياجات العمل المتغيرة.

إن الآثار المترتبة على حوكمة تكنولوجيا المعلومات كبيرة. تعاني أنظمة إدارة المعرفة التقليدية من مشكلة التراجع الرقمي. تفقد الوثائق أهميتها، ولا تُحدّث، ولا تُؤدي عمليات ربط الأنظمة إلى أي نتيجة. يعمل نظام إدارة المعرفة النشط المزود بإمكانيات وكيل المعرفة على تحديد هذه المشاكل بشكل استباقي. يستطيع النظام اكتشاف الروابط التشعبية المعطلة تلقائيًا، والإبلاغ عن المحتوى الذي لم يُحدّث منذ فترة طويلة، وتنبيه المسؤولين إلى المعلومات التي قد تحتوي على بيانات قديمة أو متضاربة.

أتمتة صياغة المعرفة: توليد الأسئلة الشائعة كمضاعف للإنتاجية الفائقة

من الجوانب العملية المميزة لمنصة إدارة المعرفة المدعومة بالذكاء الاصطناعي الإنشاء الآلي للأسئلة الشائعة. تُمثل هذه الوحدة الوظيفية نقلة نوعية في نشر المعرفة داخل المؤسسات.

في السيناريوهات التقليدية، يُعدّ إنشاء مستندات أسئلة شائعة شاملة عمليةً شاقة. يجب على مدير المحتوى مراجعة المستندات الأصلية بعناية، وتوقع أسئلة المستخدمين، وصياغة إجابات دقيقة وسهلة الفهم. هذه العملية تستغرق وقتًا طويلاً، وتخضع لمعايير الإدراك البشري وتحيزات وجهات النظر.

يُحدث جزء الويب للأسئلة الشائعة، المدعوم بالذكاء الاصطناعي، نقلة نوعية في هذه الديناميكية. يُمكن للمؤلف اختيار مستند مصدر واحد أو أكثر، وتوجيه النظام لإنشاء هيكل الأسئلة الشائعة تلقائيًا. تتبع العملية ثلاث مراحل: أولًا، يتم اختيار المستندات المصدرية، والتي قد تتكون، على سبيل المثال، من ملفات Word، أو عروض PowerPoint التقديمية، أو ملفات PDF، أو ملاحظات متكررة، أو نصوص اجتماعات. في الخطوة الثانية، يُحدد المؤلف سياق المحتوى، مثل ما إذا كانت الأسئلة الشائعة تتعلق بحدث، أو سياسة، أو منتج، أو أي مجال مفاهيمي آخر. في الخطوة الثالثة، يُنشئ وكيل المعرفة تلقائيًا فئات، وأسئلة ذات صلة، وإجابات مفيدة.

العنصر الحاسم الذي يجعل هذه الوظيفة مقبولة للشركات هو الحفاظ على التحكم البشري وضمان الجودة. لا تُنشر الأسئلة الشائعة المُولّدة تلقائيًا فورًا، بل تُرسل إلى المُطوّر للمراجعة والتعديل والتحقق. يُنشئ هذا سير عمل مُختلطًا، حيث يُحمّل نظام الذكاء الاصطناعي العبء المعرفي المُتكرر لعملية الهيكلة، بينما يبقى ضمان الجودة والتحقق من السياق من قِبَل الخبراء البشريين.

تختلف الآثار الاقتصادية لهذه الأتمتة اختلافًا كبيرًا باختلاف نوع المؤسسة. في مؤسسة خدمات مالية كبيرة، قد يوفر أتمتة إنشاء الأسئلة الشائعة المتعلقة بوثائق الامتثال، وإرشادات المنتجات، وإرشادات العمليات الداخلية مئات الساعات كل ثلاثة أشهر. ويمكن لشركة برمجيات الاستفادة من هذه الوظيفة لإنشاء وثائق تلقائيًا ذات صلة بأصحاب المصلحة الداخليين والشركاء الخارجيين.

مع ذلك، تكمن الفائدة الاقتصادية الخفية في تحسين نشر المعلومات. فعندما يتمكن الموظفون من إيجاد إجابات لأسئلتهم بسرعة وتلقائية أكبر، يقل العبء على أقسام الدعم ومجموعات الخبراء. في المؤسسات التي تعتمد على فرق عمل لامركزية أو هياكل عمل مؤقتة، يمكن أن يؤدي اكتساب المعرفة ذاتي الخدمة إلى مكاسب إنتاجية كبيرة.

الذكاء الاصطناعي الخاص بالموقع: من المساعد العام إلى خبير السياق

من المشكلات الأساسية التي تواجه مساعدي الذكاء الاصطناعي التقليديين عدم إدراكهم للسياق. يستطيع مساعد الطيار العادي الوصول إلى محتوى Microsoft 365 مُجمّع، لكنه يفتقر إلى التخصص العميق في بيئة المعلومات الفريدة لشركة أو فريق مُحدد. هذا يؤدي إلى حالة يكون فيها مساعد الذكاء الاصطناعي قادرًا تقنيًا على الوصول إلى ملايين المستندات، إلا أن استجاباته غير متخصصة، وغير مُراعية للسياق، وغالبًا ما تكون غير ذات صلة مباشرة.

يُعالج ابتكار وكلاء SharePoint المُخصصين للمواقع هذه المشكلة بشكل مُستهدف. يحصل كل موقع SharePoint على وكيل ذكاء اصطناعي خاص به، مُصرّح له حصريًا بالوصول إلى محتوى ذلك الموقع واستخدامه كقاعدة معرفية مُتخصصة. هذا يعني أن فريقًا في قسم المبيعات لديه مُساعده الخاص المُتخصص في سياسات المبيعات، وملفات تعريف العملاء، ومنطق العمل، ودليل المبيعات. في الوقت نفسه، يمتلك قسم تكنولوجيا المعلومات وكيلًا مُختلفًا مُتخصصًا في التوثيق الفني، وهندسة الأنظمة، وحوكمة تكنولوجيا المعلومات.

النتيجة هي زيادة ملحوظة في أهمية وجودة الإجابات المُولّدة بالذكاء الاصطناعي. لم يعد بإمكان وكلاء المبيعات الإجابة على أسئلة مثل "ما هي فئات الخصومات المطبقة على الشركات الكبيرة؟" بمعلومات عامة فحسب، بل أصبح بإمكانهم الآن الإجابة بإرشادات الشركة الدقيقة والمُحدّثة والمُخزّنة في مستندات المبيعات. هذا لا يُحسّن جودة المعلومات فحسب، بل يُجنّب أيضًا خطر انتهاك الامتثال بسبب معلومات قديمة أو غير صحيحة.

مع ذلك، يتطلب تطبيق وكلاء مخصصين للموقع هياكل أمان متطورة. وتعالج مايكروسوفت هذه المشكلة من خلال استراتيجية مصادقة وتفويض متعددة العوامل. تستخدم المنصة مصادقة الهوية والمصادقة نيابةً عن المستخدم لضمان استرجاع وكيل الذكاء الاصطناعي للمستندات والمعلومات فقط عندما يمتلك المستخدم الطالب حقوق الوصول المناسبة. هذا حل تقني لمشكلة معقدة: كيفية تزويد وكلاء الذكاء الاصطناعي بقاعدة معرفية شاملة دون المساس بمتطلبات الأمان أو الامتثال.

تتميز هذه الميزة بتفاصيلها الدقيقة. يمكن للمسؤولين منح أو رفض الوصول، ليس فقط على مستوى الموقع، بل أيضًا على مستوى مكتبة المستندات والقوائم. يتيح هذا للمؤسسات الحفاظ على المعلومات الحساسة تحت مراقبة الوصول، مع تعظيم القدرات المعرفية لأنظمة الذكاء الاصطناعي في الوقت نفسه.

مضاعفات الإنتاجية الخاصة بكل قسم: سيناريوهات التحول الاقتصادي

تتجلى القدرات النظرية لنظام إدارة المعرفة الذكي في الواقع العملي من خلال تحقيق مكاسب إنتاجية متنوعة لكل قسم. لكل وحدة تنظيمية احتياجات معلوماتية مختلفة، وأنماط وصول مختلفة، وتحليلات مختلفة للتكاليف والفوائد فيما يتعلق بالأتمتة المدعومة بالذكاء الاصطناعي.

في مجال المبيعات، يتجلى هذا التحول بوضوح. عادةً ما يُثقل كاهل متخصصي المبيعات بمهام معقدة، مثل البحث في سجلات العملاء، وتحديد معلومات المنتجات ذات الصلة، والاطلاع على سياسات التسعير والخصومات، وكل ذلك في الوقت الفعلي أثناء تفاعلهم مع العملاء. يمكن لوكيل SharePoint الذكي تسريع هذه العملية بشكل كبير. يمكن لمندوب المبيعات أن يسأل الوكيل سؤالاً مثل: "ما هي مجموعات المنتجات التي اشتراها هذا العميل سابقًا، وما هي مسارات الترقية المتاحة؟"، ويتلقى إجابة وافية في غضون ثوانٍ، بناءً على بيانات المبيعات السابقة، وسياسات المنتجات، وتفضيلات العملاء. هذا يُقلل وقت الاستجابة بين استفسار العميل والعرض المُستنير من ساعات إلى دقائق. تُترجم سرعة هذه الاستجابة مباشرةً إلى معدلات تحويل أعلى، ودورات مبيعات أقصر، وتجربة عملاء مُحسّنة.

على سبيل المثال، قد تجد شركة خدمات مالية أن متوسط ​​وقت تحضير مكالمة المبيعات ينخفض ​​من 45 دقيقة إلى 15 دقيقة. مع 100 مندوب مبيعات ومتوسط ​​5 إلى 10 مكالمات يوميًا، سيؤدي ذلك إلى زيادة في الإنتاجية تتراوح بين 3000 و6000 دقيقة يوميًا. وهذا يعادل 90 إلى 180 ساعة إنتاجية إضافية يوميًا يمكن استثمارها في أنشطة أخرى مدرة للدخل.

يستفيد قسم تكنولوجيا المعلومات من آليات مختلفة تمامًا. ففي مجال تكنولوجيا المعلومات، تتسم إدارة المعرفة عادةً بالتقادم السريع والتعقيد الشديد. تتغير هياكل الأنظمة، وتتطلب التقنيات الجديدة توثيقًا جديدًا، وغالبًا ما لا تُحدّث الوثائق القديمة بسرعة. وهذا يؤدي إلى مواجهة متخصصي تكنولوجيا المعلومات لوثائق قديمة في كثير من الأحيان، مما يُشكّل بدوره مصادر محتملة للخطأ.

يمكن لنظام إدارة المعرفة الذكي المزود بوظيفة وكيل المعرفة معالجة هذه المشكلات بشكل منهجي. يستطيع الوكيل تحديد الروابط التشعبية المعطلة تلقائيًا، ووضع علامة على المحتوى القديم، بل واقتراح روابط لمستندات أحدث أو مشابهة. يمكن للمسؤولين استلام تقارير آلية منتظمة توضح المستندات القديمة أو التي لم تعد قيد الاستخدام. هذا يُنشئ نموذج حوكمة استباقيًا بدلًا من نموذج تفاعلي.

ومع ذلك، تتجاوز فوائد تكنولوجيا المعلومات مهام الصيانة. إذ يُمكن لمتخصصي تكنولوجيا المعلومات إيجاد حلول للمشاكل التقنية المعقدة بسرعة أكبر من خلال طرح أسئلة ذكية على وكيل SharePoint. على سبيل المثال، يُمكن لمسؤول النظام أن يسأل: "ما هي خطوات التكوين اللازمة لإنشاء اتصال آمن بين البنى التحتية السحابية الهجينة؟"، ويحصل على إجابات متخصصة، بالإضافة إلى معلومات عامة، استنادًا إلى إرشادات البنية التحتية والعمليات الموثقة لمؤسسته.

يستفيد قسم الموارد البشرية من إتاحة الوصول إلى سياسات الموارد البشرية والمعلومات المتعلقة بالإجراءات بسهولة ويسر. يواجه الموظفون الجدد عادةً كمًا هائلًا من المعلومات: إذ يجب استيعاب الهياكل التنظيمية، وسياسات الشركة، وأنظمة تكنولوجيا المعلومات، ومتطلبات الامتثال، والعديد من المواضيع الأخرى بسرعة. ويمكن لبرنامج SharePoint ذكي لإدارة الموارد البشرية تحسين عملية الإدماج هذه بشكل كبير. ويمكن للموظفين الجدد طرح أسئلة حول ثقافة الشركة، وسياسات المزايا، ومتطلبات الامتثال، وسير العمليات، والحصول على إجابات متخصصة مصممة خصيصًا لظروفهم.

هذا لا يُخفف عبء العمل على متخصصي الموارد البشرية فحسب، بل يُحسّن أيضًا جودة عملية الإدماج. تُشير الدراسات إلى أن تحسين الإدماج يُؤدي إلى زيادة استبقاء الموظفين، وزيادة الإنتاجية بشكل أسرع، وتقليل دوران الموظفين. الآثار الاقتصادية كبيرة: إذ يتراوح متوسط ​​تكلفة توظيف وإدماج الموظف بين 50,000 و150,000 يورو في العديد من القطاعات. إذا خفّض نظام إدارة المعرفة الذكي دوران الموظفين بنسبة 5%، فإن هذا يُترجم إلى وفورات سنوية تتراوح بين 2.5 و7 ملايين يورو لشركة متوسطة الحجم تضم 1,000 موظف.

في إدارة المشاريع، تُحقق إدارة المعرفة الذكية مكاسب إنتاجية مباشرة من خلال أتمتة إنشاء التقارير. سيناريو نموذجي: يقضي مدير مشروع ما بين ساعتين وأربع ساعات أسبوعيًا في إنشاء تقارير الحالة من خلال تجميع المعلومات من ملاحظات الاجتماعات وقوائم المهام ووثائق المشروع المختلفة. يستطيع برنامج ذكاء اصطناعي، يتمتع بإمكانية الوصول إلى جميع الوثائق المتعلقة بالمشروع، إنشاء هذه التقارير تلقائيًا بناءً على الوثائق الجديدة والتحديثات منذ آخر تقرير. هذا سيوفر ما بين ساعتين وأربع ساعات أسبوعيًا لكل مدير مشروع.

بالنسبة لمشروع كبير يضم خمسة مديري مشاريع ومتوسط ​​راتب سنوي يبلغ ثمانين ألف يورو، يُترجم هذا إلى توفير في القيمة يتراوح بين عشرين وأربعين ألف يورو سنويًا. أما بالنسبة لمنصب مدير مشروع نموذجي يضم اثني عشر إلى خمسة عشر مدير مشروع في المؤسسات الكبيرة، فإن هذه الوفورات تتضاعف إلى ما بين مائة وخمسين ألفًا وألف ومئة يورو سنويًا.

تعقيد الحوكمة: بين الأتمتة والتحكم

يُشكّل تطبيق أنظمة إدارة المعرفة الذكية مشكلة حوكمة معقدة للمؤسسات. فمن جهة، يُحسّن التصنيف والوسم الآليان الكفاءة بشكل ملحوظ. ومن جهة أخرى، ثمة خطرٌ من عدم التجانس غير المُتحكّم فيه إذا طوّرت فرقٌ وأقسامٌ مُختلفة أنظمة تصنيف مُختلفة.

تعالج مايكروسوفت هذه المشكلة بنموذج رسمي لإدارة التصنيفات. فبدلاً من السماح للمستخدمين بتعيين بيانات وصفية بشكل عشوائي، يتم تحديد تصنيف مركزي للمؤسسة، مستمد من بنية معلومات الشركة ومنطق أعمالها. ويُشكل هذا التصنيف أساسًا للتصنيف الآلي للذكاء الاصطناعي. يتعلم الذكاء الاصطناعي وسم المستندات، لا وفقًا لمعايير عشوائية، بل وفقًا لفئات موحدة على مستوى الشركة.

يُعدّ هيكل الحوكمة هذا بمثابة تنازل. فهو يُلغي مرونة الفرق الفردية في تطوير أنظمة تصنيف خاصة بها، ولكنه يُحقق أيضًا اتساقًا وتوافقًا بينيًا على مستوى الشركة. تُصنّف المستندات المُصنّفة في قسم الموارد البشرية بنفس فئات المستندات المُصنّفة في قسم تكنولوجيا المعلومات، مما يُتيح البحث والاستعلام على مستوى الشركة.

مع ذلك، هناك قيود تقنية يجب على المؤسسات مراعاتها عند تطبيق نماذج الحوكمة هذه. يقتصر وضع العلامات الآلية على خمسة أعمدة كحد أقصى لكل مكتبة مستندات. لا يتم التقاط مستندات PDF الممسوحة ضوئيًا بواسطة تحليل المحتوى الآلي، لأنه لا يستخرج النص من المستندات الممسوحة ضوئيًا. لا يقوم النظام بملء المستندات الموجودة تلقائيًا؛ بل يُطبق الأتمتة فقط على المستندات الجديدة أو التي تم تحميلها مؤخرًا. هذا يعني أن عملية تأريخ المستندات يمكن أن تظل عملية يدوية أو شبه آلية.

على الرغم من هذه القيود، تُؤكد مايكروسوفت أن الحوكمة الرسمية لا تُقيّد الإنتاجية، بل تُمكّن من تعاون آمن ومتسق. وهذا مهمٌّ بشكل خاص في بيئات Microsoft 365 التي تُتيح إنشاء مواقع الخدمة الذاتية. فبدون معايير حوكمة مركزية، قد تجد المؤسسات نفسها بسرعة في وضعٍ تتواجد فيه مئات أو آلاف المواقع ذات أنظمة تصنيف غير متجانسة وغير متوافقة مع بعضها البعض.

التكامل مع نظام Microsoft البيئي الموسع: Copilot Studio وPower Platform

لا ينبغي فهم إدارة المعرفة الذكية باستخدام SharePoint على أنها نظام معزول، بل باعتبارها مكونًا مركزيًا لنظام بيئي متكامل يتألف من Microsoft Copilot Studio وPower Platform وقدرات الذكاء الاصطناعي المحسنة.

في هذه البنية، يعمل SharePoint كقاعدة معرفية مركزية. بينما يوفر Copilot Studio منصةً لتكوين وإدارة وكلاء الذكاء الاصطناعي، يعمل SharePoint كواجهة خلفية لدمج البيانات. يمكن لوكيل Copilot المُهيأ عبر Copilot Studio استخدام SharePoint كقاعدة معرفية رئيسية، ويمكن أيضًا دمجه مع مصادر بيانات أخرى: أنظمة إدارة علاقات العملاء (CRM)، وأنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP)، وأنظمة الموارد البشرية، أو أي مصدر بيانات آخر يمكن الوصول إليه عبر واجهات برمجة التطبيقات (APIs) أو الموصلات.

هذا يعني مركزية البنية التحتية للذكاء الاصطناعي في المؤسسة. فبدلاً من فرق عمل مختلفة تُنفّذ أدوات ووكلاء ذكاء اصطناعي مختلفين، يُنشأ نموذج حوكمة مركزي تُدار فيه جميع وكلاء الذكاء الاصطناعي عبر منصة مشتركة. وهذا يُقلّل التعقيد ويعزز الاتساق.

تُمثل منصة Power Platform، بفضل إمكانياتها في بناء الذكاء الاصطناعي، مستوىً جديدًا من التوسع. فبينما تم تحسين SharePoint وCopilot Studio لسيناريوهات الأسئلة والأجوبة، تُمكّن منصة Power Platform من أتمتة عمليات الأعمال الأكثر تعقيدًا. على سبيل المثال، يُمكن تهيئة سير عمل مؤتمت في Power Automate لتشغيل سلسلة من الإجراءات تلقائيًا عند تحميل مستند سياسة موارد بشرية جديد: تحليل المستند، وتصنيف الموظفين حسب أهميتهم، وإرسال الإشعارات، وإنشاء الأسئلة الشائعة، وتوثيق سجل التغييرات.

من الجوانب الأمنية الأساسية ضمان بقاء جميع البيانات بأمان لدى وحدات التحكم في المؤسسة. يورد عملاء الذكاء الاصطناعي مصادرهم صراحةً ويعرضون المقاطع الدقيقة التي تستند إليها ردودهم. يُسهم هذا في جانبين مهمين: أولًا، الشفافية وإمكانية التتبع (ما تُسميه مايكروسوفت "القابلية للتفسير")، وثانيًا، الامتثال ومسار التدقيق. عندما يُنشئ عميل استجابة، يُمكن للمدقق تتبع المصدر الدقيق والتحقق منه.

التطورات المستقبلية: تنسيق متعدد الوكلاء وعصر الوكلاء

تنظر مايكروسوفت إلى التطوير طويل الأمد لـ SharePoint ونظامه البيئي المحيط به، ليس كتحسينات تدريجية إضافية، بل كتحول إلى عصر يعتمد كليًا على الوكلاء. يتضمن المستوى التالي من التطوير وكلاء مستقلين لا يستجيبون للطلبات فحسب، بل يؤدون مهام عمل معقدة بشكل استباقي ومستقل، استنادًا إلى بيانات الشركة وسياقها الاستراتيجي.

المفهوم التحويلي هو تنسيق متعدد الوكلاء. فبدلاً من وكيل واحد يؤدي جميع المهام، يتم تطوير وكلاء متخصصين، كلٌّ منهم مسؤول عن مجالات وظيفية مختلفة ويعملون معًا بشكل منسق. قد يبدو السيناريو العملي كالتالي: يطلب محلل أعمال من الوكيل الرئيسي: "إنشاء تقرير نهاية الشهر لفريق المبيعات". يؤدي هذا إلى سلسلة من الإجراءات: يسترجع وكيل البيانات بيانات المبيعات ذات الصلة من Fabric، ويحلل الاتجاهات، ويحدد الشذوذ. يُنشئ وكيل Microsoft 365 المستندات والعروض التقديمية بناءً على هذه الرؤى. يُجدول وكيل Azure AI الاجتماعات تلقائيًا مع الجهات المعنية ذات الصلة. يُنسق وكيل سير العمل جميع هذه الأنشطة ويضمن تنفيذها بالتسلسل الصحيح.

يمثل هذا تحولاً جذرياً في كيفية استخدام الذكاء الاصطناعي في الأعمال. فبينما يعمل الذكاء الاصطناعي اليوم بشكل أساسي كمساعد لصانعي القرار، سيعمل الذكاء الاصطناعي في المستقبل باستقلالية أكبر. وهذا يُمثل إمكانات إنتاجية كبيرة وتحديات حوكمة جديدة.

العقلانية الاقتصادية لحلول الذكاء الاصطناعي المُدارة

يمكن الإجابة على سؤال لماذا تعتبر إدارة المعرفة المدعومة بالذكاء الاصطناعي باستخدام SharePoint مثالية لحل الذكاء الاصطناعي المُدار من وجهات نظر اقتصادية وتشغيلية مختلفة.

أولاً، هذا مجالٌ شديد التعقيد ويتطلب تخصصاً عالياً. يتطلب تطبيق نظام ذكي لإدارة المعرفة ليس فقط معرفةً تقنيةً بتقنيات SharePoint وMicrosoft 365 والذكاء الاصطناعي، بل أيضاً فهماً عميقاً لبنية المعلومات ونماذج الحوكمة وبنية الأمان وإدارة التغيير. تفتقر معظم المؤسسات المتوسطة، بل وحتى العديد من المؤسسات الكبيرة، إلى الخبرة الداخلية اللازمة لتصميم مثل هذا النظام وتطبيقه من الصفر.

ثانيًا، هذا المجال يشهد تطورًا مستمرًا ويحتاج إلى تحديثات. تُصدر مايكروسوفت بانتظام ميزات وقدرات جديدة لـ SharePoint والمنصات المرتبطة به. ستحتاج المؤسسة التي تُدير هذه الأنظمة داخليًا إلى تحديث خبراتها باستمرار وتقييم الميزات الجديدة. هذا يُستنزف الموارد الداخلية التي يُمكن استخدامها بشكل أكثر إنتاجية في مجالات أخرى.

ثالثًا، ينطوي هذا المجال على مخاطر كبيرة إذا طُبِّق بشكل غير صحيح. فإذا أُسيء تكوين نموذج الحوكمة، فقد يؤدي ذلك إلى مشاكل أمنية، أو انتهاكات للامتثال، أو اختراقات للبيانات. وإذا لم يُصمَّم هيكل التصنيف جيدًا، فقد يُطبَّق نظام يبدو أفضل، ولكنه لا يُحقِّق أي مكاسب إنتاجية حقيقية. ويمكن لمُزوِّد الذكاء الاصطناعي المُدار ذي الخبرة تقليل هذه المخاطر بشكل منهجي من خلال أفضل الممارسات ومنهجيات التنفيذ المُتَّبَعة.

رابعًا، يعتمد عائد الاستثمار في هذا المجال بشكل كبير على جودة التنفيذ. قد تكون مكاسب الإنتاجية النظرية كبيرة، لكنها لا تتحقق تلقائيًا. فهي تتطلب إدارة تغيير مُخططة جيدًا، واستراتيجية تدريب مدروسة، وحملة تبني مُهيكلة جيدًا. يمكن لمُزود ذكاء اصطناعي مُدار يتمتع بخبرة في هذه المجالات أن يزيد بشكل كبير من احتمالية نجاح التبني وتحقيق عائد الاستثمار.

خامسًا، يُعدّ التحسين المستمر أمرًا بالغ الأهمية في هذا المجال. بعد التنفيذ الأولي، ستكتشف المؤسسات سريعًا أن بعض نماذج الحوكمة تعمل بكفاءة بينما تحتاج نماذج أخرى إلى تعديل. سيتم تحسين التصنيف، وتهيئة وكلاء جدد، وتحديد حالات استخدام جديدة. يمكن لمزود الذكاء الاصطناعي المُدار إجراء هذا التحسين المستمر بينما تُركز إدارة تكنولوجيا المعلومات الداخلية على أولويات استراتيجية أخرى.

نموذج أعمال التحول الذكي المُدار

عادةً ما يتبع حل الذكاء الاصطناعي المُدار لإدارة المعرفة الذكية باستخدام SharePoint نموذج أعمال يتضمن مراحل ومكونات خدمة مختلفة.

المرحلة الأولى هي مرحلة التقييم والاستراتيجية. يُجري مُقدّم خدمة ذي خبرة تقييمًا شاملًا لبيئة إدارة المعرفة الحالية، ويُحدد مواطن الضعف وأوجه القصور، ويُطوّر خطة تنفيذ استراتيجية. قد تستغرق هذه المرحلة من أسبوعين إلى أربعة أسابيع، وتشمل عادةً مقابلات مع مختلف الجهات المعنية، وتوثيق العمليات الحالية، وتحديد سيناريوهات سريعة الكسب، بالإضافة إلى مبادرات استراتيجية طويلة الأجل.

المرحلة الثانية هي مرحلة التصميم والتخطيط. يُعِدّ المُقدِّم وثيقة تصميم فني مُفصَّلة تُحدِّد هيكل التصنيف، ونماذج الأمان والحوكمة، وبنية التكامل، وخريطة طريق التنفيذ. ويشمل ذلك أيضًا تحليل المخاطر واستراتيجيات التخفيف منها.

المرحلة الثالثة هي التنفيذ. يقوم المزوّد بتهيئة SharePoint، وتطبيق هيكل التصنيف، وإعداد سياسات الحوكمة، وتدريب المستخدمين والمسؤولين الرئيسيين، ونقل أو تحويل المحتوى الحالي. قد تستغرق هذه المرحلة من شهرين إلى ستة أشهر، حسب حجم المؤسسة وتعقيدها.

المرحلة الرابعة هي التبني وإدارة التغيير. يدعم مقدم الخدمة التواصل والتدريب والتمكين في مختلف الأقسام لضمان تطبيق النظام الجديد على نطاق واسع. قد يشمل ذلك ندوات عبر الإنترنت، ووثائق، وأدلة لأفضل الممارسات، ودعمًا مستمرًا.

المرحلة الخامسة هي الدعم والتحسين المستمر. يقدم المزوّد دعمًا فنيًا مستمرًا، ويساعد في تهيئة الميزات والوكلاء الجدد، ويراقب تطبيق النظام وتحقيق عائد الاستثمار، ويدعم عمليات التحسين المستمرة بناءً على الدروس المستفادة ومتطلبات العمل المتغيرة.

من منظور التكلفة، يُعدّ حل الذكاء الاصطناعي المُدار نموذجًا يُمكّن المؤسسات من خفض التكاليف الإجمالية وتوزيع العبء المالي. فبدلًا من تخصيص ميزانية كبيرة للنفقات الرأسمالية (CapEx) لتنفيذ داخلي، ثم تكبد نفقات تشغيلية مستمرة (OpEx) للموارد الداخلية، يُمكن للمؤسسة إنشاء نموذج مع مُزوّد ​​خدمة يتكون، على سبيل المثال، من رسوم تنفيذ أولية ورسوم إدارة دورية. وهذا يُوفر مرونة مالية أكبر وقابلية للتنبؤ.

من منظور نقل المخاطر، يتحمل مزود الذكاء الاصطناعي المُدار مسؤولية جودة التنفيذ ونجاح المبادرة. وهذا يُحفّزه على تقديم تنفيذ عالي الجودة ودعم التبني وتحقيق عائد استثمار ناجح.

خلق القيمة الملموسة: من النظرية إلى القياس الكمي

إن الجاذبية الاقتصادية لهذا الحل تتحدد في نهاية المطاف بالقياس الكمي الملموس للقيمة التي يُنتجها. ورغم أن مكاسب الإنتاجية النظرية كبيرة، إلا أنه يجب قياسها والتحقق منها عمليًا.

شركة متوسطة الحجم تضم 500 موظف، ويقضي الموظف العادي خمس ساعات أسبوعيًا في البحث عن المعلومات، لديها إمكانية نظرية لتحسين الإنتاجية بنسبة 30% إلى 40% من خلال الأتمتة المُطبّقة وتحسين عملية البحث عن المعرفة. مع متوسط ​​رواتب سنوية يبلغ 60,000 يورو ومضاعف تكاليف عامة يبلغ 1.3، سيُترجم هذا إلى زيادة سنوية في القيمة تتراوح بين 180 و240 مليون يورو. حتى لو لم تتجاوز نسبة تحقيق هذه المكاسب النظرية 50%، فسيظل ذلك يُحقق قيمة مضافة سنوية تتراوح بين 90 و120 مليون يورو.

يمكن لمنظمة تجارية كبيرة تضم عشرة آلاف موظف أن تحقق أرقامًا مطلقة أعلى بكثير، على الرغم من أنها قد تحقق أرباحًا أصغر من حيث النسبة المئوية، نظرًا لأن مثل هذه المنظمات تمتلك بالفعل أنظمة إدارة المعرفة أكثر تطوراً.

تختلف تكلفة حلول الذكاء الاصطناعي المُدارة باختلاف حجم المؤسسة وتعقيد مشروع التنفيذ وطموحه. قد تتراوح تكلفة التنفيذ في مشروع متوسط ​​الحجم بين 130,000 و300,000 يورو، بينما تتراوح تكلفة التنفيذ في مشروع أكبر حجمًا بين مليوني و5 ملايين يورو. إذا بلغت القيمة المضافة السنوية 120 مليون يورو أو أكثر، فإن المشروع يتمتع بعائد استثمار مجزٍ للغاية مع فترات استرداد تتراوح بين ستة وأربعة وعشرين شهرًا.

الموقع الاستراتيجي في السياق التنافسي

إن إدخال إدارة المعرفة المدعومة بالذكاء الاصطناعي ليس مجرد مبادرة تحسين داخلية، بل هو أيضًا ميزة تنافسية استراتيجية. فالمؤسسات التي تطبق أنظمة إدارة المعرفة الذكية مبكرًا يمكنها تحقيق مكاسب كبيرة في الكفاءة والجودة قبل منافسيها.

هذا مهمٌّ بشكل خاص في الصناعات التي تعتمد على المعرفة بكثافة، مثل الخدمات المالية والاستشارات والأدوية وتطوير البرمجيات. في هذه الصناعات، يُعدّ الوصول إلى ذاكرة الشركات والاستفادة منها عامل نجاحٍ حاسم. تستطيع المؤسسات التي تُرسّخ إدارة المعرفة وتُؤتمتها اتخاذ قراراتٍ أسرع، والابتكار بشكلٍ أسرع، والاستجابة لتغيّرات السوق بشكلٍ أسرع.

من منظور استقطاب المواهب والاحتفاظ بها، تُعدّ أنظمة إدارة المعرفة الذكية عاملاً فارقاً هاماً. يُفضّل العاملون ذوو المهارات العالية في مجال المعرفة أصحاب العمل الذين يمتلكون بنية تحتية تكنولوجية حديثة وأدوات تُعزّز إنتاجيتهم. ستكون الشركة التي تستخدم مساعدين ذكيين بالذكاء الاصطناعي وإدارة معرفة حديثة أكثر جاذبيةً للمواهب المتميزة من الشركة التي تستخدم أنظمة قديمة.

التحول الحتمي

لم يعد تحويل إدارة المعرفة من مستودعات غير نشطة إلى منصات ذكية وفعّالة خيارًا لتحسين الأداء، بل ضرورة استراتيجية. فالكم الهائل من البيانات، وتوافر تقنيات الذكاء الاصطناعي المتقدمة، والضغط الاقتصادي لتحسين الإنتاجية، كلها عوامل تُهيئ بيئةً لا تجد فيها المؤسسات خيارًا سوى تحديث أنظمة إدارة المعرفة الخاصة بها، وجعلها تعتمد على الذكاء الاصطناعي.

في هذا السياق، يوفر حل الذكاء الاصطناعي المُدار مسارًا تنفيذيًا مُسرّعًا، خاليًا من المخاطر، ومُحسّنًا. فبدلًا من إضاعة المؤسسات سنوات من التجارب الداخلية وتكبد تكاليف باهظة بسبب الأخطاء، يُمكنها التعاون مع مُزوّد ​​خبير لتطبيق أفضل الممارسات المُعتمدة بسرعة أكبر.

لن يكون الفائزون في هذا العصر هم أصحاب أفضل التقنيات، بل من يستخدمونها بذكاء. تُعدّ حلول الذكاء الاصطناعي المُدارة لإدارة المعرفة بذكاء عنصرًا أساسيًا في هذه الديناميكية التنافسية الجديدة.

منصة الذكاء الاصطناعي المُدارة - الصورة: Xpert.Digital

ستتعلم هنا كيف يمكن لشركتك تنفيذ حلول الذكاء الاصطناعي المخصصة بسرعة وأمان وبدون حواجز دخول عالية.

منصة الذكاء الاصطناعي المُدارة هي حلك الشامل والمريح للذكاء الاصطناعي. فبدلاً من التعامل مع التقنيات المعقدة والبنية التحتية المكلفة وعمليات التطوير الطويلة، ستحصل على حل جاهز مُصمم خصيصًا لتلبية احتياجاتك من شريك متخصص - غالبًا في غضون أيام قليلة.

الفوائد الرئيسية في لمحة:

⚡ تنفيذ سريع: من الفكرة إلى التطبيق العملي في أيام، لا أشهر. نقدم حلولاً عملية تُحقق قيمة فورية.

🔒 أقصى درجات أمان البيانات: بياناتك الحساسة تبقى معك. نضمن لك معالجة آمنة ومتوافقة مع القوانين دون مشاركة البيانات مع جهات خارجية.

💸 لا مخاطرة مالية: أنت تدفع فقط مقابل النتائج. يتم الاستغناء تمامًا عن الاستثمارات الأولية الكبيرة في الأجهزة أو البرامج أو الموظفين.

🎯 ركّز على عملك الأساسي: ركّز على ما تتقنه. نتولى جميع مراحل التنفيذ الفني، والتشغيل، والصيانة لحلول الذكاء الاصطناعي الخاصة بك.

📈 مواكب للمستقبل وقابل للتطوير: ينمو الذكاء الاصطناعي لديك معك. نضمن لك التحسين المستمر وقابلية التطوير، ونكيف النماذج بمرونة مع المتطلبات الجديدة.

المزيد عنها هنا:

• منصة الذكاء الاصطناعي المُدارة

Konrad Wolfenstein

سأكون سعيدًا بالعمل كمستشار شخصي لك.

الاتصال بي تحت Wolfenstein ∂ xpert.digital

اتصل بي تحت +49 89 674 804 (ميونيخ)

ينكدين
 

خبرتنا العالمية في الصناعة والأعمال في تطوير الأعمال والمبيعات والتسويق - الصورة: Xpert.Digital

التركيز على الصناعة: B2B، والرقمنة (من الذكاء الاصطناعي إلى الواقع المعزز)، والهندسة الميكانيكية، والخدمات اللوجستية، والطاقات المتجددة والصناعة

المزيد عنها هنا:

• مركز إكسبيرت للأعمال

مركز موضوعي يضم رؤى وخبرات:

• منصة المعرفة حول الاقتصاد العالمي والإقليمي والابتكار والاتجاهات الخاصة بالصناعة
• مجموعة من التحليلات والاندفاعات والمعلومات الأساسية من مجالات تركيزنا
• مكان للخبرة والمعلومات حول التطورات الحالية في مجال الأعمال والتكنولوجيا
• مركز موضوعي للشركات التي ترغب في التعرف على الأسواق والرقمنة وابتكارات الصناعة