Kunsmatige intelligensie omskep Microsoft SharePoint met premium AI in 'n intelligente inhoudsbestuurplatform

AI -oplossings vir Microsoft SharePoint: 'n kundige ontleding vir funksies, toepassings en strategiese waarde

Kunsmatige intelligensie (AI) transformeer Microsoft SharePoint fundamenteel van 'n suiwer dokumentbewaarplek na 'n intelligente inhoudsbestuurplatform. Hierdie verandering spreek die sentrale uitdagings van moderne ondernemings aan, soos inligting te veel inligting, ondoeltreffende soekprosesse en hoë koste deur handmatige aktiwiteite. Die ontleding toon dat geïntegreerde Microsoft -oplossings, veral SharePoint Premium (die verdere ontwikkeling van Microsoft Syntex) en Microsoft 365 Copilot, die fokus van hierdie transformasie is. SharePoint Premium bied diepgaande AI -funksies vir outomatiese inhoudverwerking, -analise en -bestuur, terwyl Copilot as AI -assistent die gebruikersinteraksie en produktiwiteit in Microsoft 365 Suite verbeter. Daarbenewens is daar 'n derdeparty-oplossingsmark wat in SharePoint geïntegreer kan word en gespesialiseerde AI-funksies bied vir nisvereistes.

Die belangrikste voordele van die AI -gebruik in SharePoint word aansienlik verhoog deur outomatisering (bv. Dokumentklassifikasie, metadata -onttrekking, werkvloei -aktiveer), verbeterde inligtingbevinding deur middel van semantiese soek- en verpersoonlikte aanbevelings, outomatiese nakomingsafdwinging (bv. Toepassing van behoud en vertroulikheidsname) en geoptimaliseerde kennisbestuur. Gevallestudies toon aansienlike opbrengste vir beleggingspotensiaal.

Suksesvolle implementering vereis egter noukeurige beplanning. 'N Robuuste inligtingsargitektuur en soliede praktyke vir die bestuur van data is basiese voorvereistes om die prestasie van AI-instrumente ten volle te benut en om veiligheidsrisiko's te verminder (veral deur die deel van data-over). Maatskappye moet ook die basterlisensie-modelle verstaan ​​en begroot (betaal-as-jy-gaan vir SharePoint Premium Processing, gebruikersgebaseerd vir bestuursfunksies en copilot). Tegniese kundigheid vir die konfigurasie en opleiding van AI-modelle, sowel as deurdeurdeur-uitdinkte bestuursbestuur, is ook krities oor sukses. Etiese aspekte soos databasisse, databeskerming en deursigtigheid moet proaktief aangespreek word. Die toekoms van SharePoint is onlosmaaklik gekoppel aan AI, met verdere integrasies en meer intelligente funksies wat verwag kan word. Maatskappye wat AI strategies in hul SharePoint -omgewing kan integreer, kan volhoubare mededingende voordele inhou.

Geskik vir:

• Die beste alterantiewe vir SharePoint Premium? AI-integrasie van 'n onafhanklike en kruisdata-bronwye AI-platform vir alle ondernemingsaangeleenthede

Die opkoms van AI in SharePoint -inhoudbestuur

Tradisionele ondernemingsinhoudbestuur (ECM) bereik sy grense in baie organisasies. Die groot hoeveelheid digitale inhoud groei eksponensieel, wat lei tot aansienlike uitdagings. Werknemers spandeer 'n beduidende deel van hul werksure met die soeke na inligting, dikwels met frustrerende resultate. Inligting oorstroom is 'n wydverspreide probleem, en die koste vir handmatige prosesse vir dokumentbestuur, klassifikasie en verwerking is aansienlik. Microsoft SharePoint, as een van die mees gebruikte platforms vir samewerking en inhoudbestuur, waarop groot hoeveelhede data elke dag verwerk word (meer as 2 miljard lêers en 2 miljoen webwerwe per dag), die fokus van hierdie uitdagings.

In reaksie hierop ontwikkel SharePoint toenemend van 'n suiwer plek vir dokumente na 'n intelligente inhoudsdiensplatform wat grootliks staatmaak op kunsmatige intelligensie (AI). Microsoft se visie is om AI diep in die kernfunksies van SharePoint en die hele Microsoft 365 -suite te integreer. Die verklaarde doel is om menslike kundigheid te versterk (“versterk menslike ervarings”) om inhoudprosesse te outomatiseer en inhoud in bruikbare kennis te omskep.

Hierdie strategiese oriëntasie manifesteer hom aansienlik in die ontwikkeling en handelsmerk van produkte. Gespesialiseerde AI -dienste soos Microsoft Syntex en inisiatiewe soos VIVA -onderwerpe is oorspronklik bekendgestel. Met die koms van Microsoft 365 Copilot as 'n omvattende AI -assistent, is konsolidasie egter uitgevoer. Syntex is herdoop tot SharePoint Premium en geïntegreer, wat 'n nader verbinding van die AI -verwerkingsfunksies met die kernplatform gee. Terselfdertyd word VIVA-onderwerpe ingestel op die aanbeveling om eerder op SharePoint-gebaseerde kennisbestuurservarings en kopilot te vertrou. Hierdie patroon dui aan dat Microsoft nie AI-funksies as geïsoleerde byvoegings beskou nie, maar as 'n integrale deel van die verdere ontwikkeling van SharePoint self, waardeur Copilot dien as die primêre koppelvlak vir die gebruiker-interaksie met hierdie intelligente funksies.

Geïntegreerde Microsoft AI -oplossings vir SharePoint

Microsoft bied 'n aantal AI-gebaseerde oplossings aan wat direk in SharePoint en die Microsoft 365-suite geïntegreer is. Dit is daarop gemik om die administrasie, verwerking en gebruik van inhoud meer intelligent en doeltreffender te maak. Die twee sentrale pilare van hierdie strategie is SharePoint Premium (die verdere ontwikkeling van Microsoft Syntex) en Microsoft 365 Copilot.

SharePoint Premium (ontwikkeling van Syntex): AI -gebaseerde inhoudverwerking, ervarings en bestuur

SharePoint Premium posisioneer homself as 'n gevorderde platform vir inhoudsbestuur en ervarings, wat voortbou op die KI- en masjienleerfunksies van Microsoft Syntex. Dit het ten doel om die verwerking van inhoud te outomatiseer, die gebruikerservaring in die hantering van inhoud te verbeter en robuuste bestuursmeganismes te bied.

'N Belangrike kenmerk is die buigsame faktuurmodel. Baie van die kernfunksies vir die verwerking van inhoud word gefaktureer via 'n betaal-as-jou-go (PAYG) -model wat aan 'n Azure-intekening gekoppel is. Dit stel organisasies in staat om dienste te gebruik soos nodig sonder voorlopige beleggings of lisensiegeenings vir hierdie spesifieke funksies. Terselfdertyd vereis hierdie benadering 'n skakel met Azure en die gebruik van die gebruikskoste. Daarbenewens is daar funksies, veral op die gebied van uitgebreide bestuur (voorheen bekend as SharePoint Advanced Management-SAM) wat gebruikersgebaseerde lisensiëring (sitplekgebaseerd) benodig. Hierdie basterlisensie-struktuur-'n kombinasie van gebruiksgebaseerde faktuur via Azure vir Azure vir AI-verwerkingsdienste en vaste pro-gebruikskoste vir bestuursfunksies-differs van tradisionele lisensiemodelle en vereis noukeurige beplanning en begroting van die organisasies. Die behoefte om beide Azure -begrotings en gebruikerslisensies te bestuur, kan kostevoorspellings en lisensiebestuur meer ingewikkeld maak as in 'n eenvormige model.

2.1.1. Inhoudverwerkingsfunksies (AI-beheerde outomatisering)

SharePoint Premium bied 'n wye verskeidenheid AI-beheerde dienste aan om die verwerking van dokumente te outomatiseer:

Dokumentbegrip (ongestruktureerde, gestruktureerde, gratis vorm, voorafvervaardig)

Dit is 'n kernfunksie wat dit moontlik maak om AI -modelle op te lei of voorafvervaardigde modelle te gebruik om dokumente outomaties te klassifiseer en spesifieke inligting te onttrek.

• Ongestruktureerde modelle: word opgelei met behulp van 'masjienonderrig' ('n geen-kode-benadering) met voorbeelddokumente om patrone in dokumente soos briewe of kontrakte te identifiseer. Dit bestaan ​​uit klassifiseerders (om die dokumenttipe te identifiseer) en onttrekkers (om spesifieke datapunte uit te trek).
• Gestruktureerde en vrye vormmodelle: is gebaseer op die AI -bouer van die kragplatform en is geskik vir vorms of dokumente met 'n veranderlike struktuur waarin inligting op verskillende plekke kan wees. U benodig dikwels slegs 'n paar voorbeelddokumente vir opleiding.
• Voorbereide modelle: Bied vooraf -opgeleide oplossings vir algemene soorte dokumente, soos fakture, kwitansies en kontrakte om vinnig inligting te onttrek sonder om self modelle op te lei.

Outofill kolomme

Gebruik groot taalmodelle (LLMS) om outomaties metadata -kolomme in SharePoint -biblioteke te vul op grond van die lêerinhoud en 'n gedefinieerde invoerprompt (vinnige). Dit kan gebruik word vir ekstraksie, klassifikasie, opsomming of analise van inhoud.

Taksonomie -tagging

Gebruik die voorwaardes van die Central SharePoint Term Store (bestuurde metadata) outomaties tot dokumente gebaseer op 'n AI -ontleding van die inhoud. Dit verbeter die vindbaarheid, filter en algemene bestuur van lêers aansienlik en bevorder die konsekwentheid van die metadata.

Beeldplaatjie

Herken voorwerpe in beelde met behulp van AI en voorsien hulle outomaties beskrywende sleutelwoorde wat in 'n metadata -kolom gestoor word. Dit vergemaklik die soek, sorteer en filter beeldlêers.

Optiese karakterherkenning (OCR)

Onttrek gedrukte of handgeskrewe teks uit beeldlêers (JPG, PNG, TIFF) en PDF's, wat hierdie teks deursoekbaar en aangedui maak. Daar is egter tegniese beperkings op lêertipes, bladsynommer (maks. 500 vir OCR), karakterlimiet (64,000), beeldafmetings en ondersteunde alfabet (tans hoofsaaklik Latyn).

Inhoudsamestelling

Aktiveer die outomatiese skepping van gestandaardiseerde, herhalende sakedokumente (bv. Kontrakte, werkinstruksies, aanbiedinge) gebaseer op moderne sjablone wat gekoppel is aan databronne soos SharePoint -lyste. Dit kan aansienlike tydbesparings meebring, soos 'n gevallestudie toon dat meer as 6.000 uur per jaar bespaar is.

Dokumentvertaling

Skep outomaties vertaalde afskrifte van dokumente direk in SharePoint -biblioteke, waardeur die oorspronklike formaat en die struktuur bewaar word. Ondersteun 'n verskeidenheid tale.

eSignature

Integreer 'n funksie vir die versoek en bestuur van elektroniese handtekeninge direk in SharePoint en Microsoft 365. Dit vergemaklik handtekeningprosesse en hou dokumente tydens die eksamen- en handtekeningproses binne die M365 -omgewing, wat die nakoming ondersteun. Streekbeskikbaarheid is tans nog beperk.

PDF MERGE/UITTREKKING

Bied gereedskap vir die samesmelting van verskillende PDF -lêers om 'n enkel te vorm of om 'n groot PDF -lêer in verskillende kleineres te verdeel.

Verwerkingsreëls

Aktiveer die definisie van makliker, reëlgebaseerde aksies in dokumentbiblioteke om take te outomatiseer, bv. B. Bewegende lêers gebaseer op metadata -veranderinge.

Inhoud ervaar funksies (funksies vir inhoudservarings)

Hierdie funksies is daarop gemik om die interaksie van die gebruikers met inhoud te verbeter:

Verbeterde lêer kyker

Bied 'n uitgebreide aansig vir honderde lêertipes direk in SharePoint/OneDrive/spanne en ondersteun funksies soos kommentaar.

Inhoud navraag

Laat presiese navrae toe gebaseer op spesifieke metadata -waardes, wat verder gaan as die suiwer sleutelwoordsoek.

Site -sjablone

Voorsien sjablone vir SharePoint -webwerwe wat vooraf gekonfigureer is vir die administrasie, verwerking en opsporing van sakedokumente.

Dokumentportale

Aktiveer veilige samewerking op dokumente met eksterne partye soos verskaffers of vryskutters.

Sakedokumente App & Document Hub

Toekomstige, gesentraliseerde oppervlaktes vir die bestuur van dokumente met 'n hoë gehalte wat as gebruikers -gelisensieerde dienste beplan word.

Inhoudsbestuurfunksies (SharePoint Advanced Management - SAM):

'N Wesenlike deel van SharePoint Premium is die uitgebreide bestuursfunksies wat voorheen bekend gestaan ​​het as SharePoint Advanced Management (SAM). Dit is baie belangrik vir die veilige bestuur van inhoud, veral met betrekking tot voorbereiding vir AI -instrumente soos Copilot.

fokus

Die bestryding van inhoudsuitstappies (onbeperkte groei van inhoud), voorkoming van die deel van die boulbeurte (oormatige vrystelling van inhoud), die bestuur van toegang tot SharePoint en OneDrive -webwerf, asook die beheer van die inhoudssiklus.

Sleutelfunksies

• Verslae en insigte vir data -toegang (DAG): bied deursigtigheid aan oor watter inhoud soos en met wie gedeel word, identifiseer moontlik te verdeelde webwerwe of lêers met sensitiewe name.
• Lewensiklusbeleide van die werf: Aktiveer die definisie van riglyne vir die hantering van onaktiewe webwerwe (bv. Argivering) en om geldige webwerf -eienaars te verseker.
• Resensies oor werftoegang: outomatiseer die hersiening van magtiging van webwerf -toegang deur webwerf -eienaars.
• Beperkte toegangsbeheer (RAC): stel u in staat om toegang tot sekere SharePoint -webwerwe of OneDrive -rekeninge tot gedefinieerde veiligheidsgroepe te beperk, ongeag die bestaande goedkeuring.
• Blok aflaai Pedia: Voorkom die aflaai, druk of sinchroniseer lêers van sekere webwerwe of OneDrive, laat slegs toegang via die blaaier toe.
• Verander die geskiedenis: prosessering van administratiewe veranderinge aan webwerwe of organisatoriese instellings.
• AI -insigte: Gebruik taalmodelle om patrone en potensiële bestuursprobleme in die verslae te herken en gee aanbevelings vir aksie (bv. Identifisering van onaktiewe webwerwe met sensitiewe inhoud).

Lisensiëring

Hierdie uitgebreide bestuursfunksies benodig gewoonlik afsonderlike pro-gebruikerslisensies (SAM-lisensies). Daar moet egter op gelet word dat sommige van hierdie funksies ook in Microsoft 365 Copilot -lisensies opgeneem is.

Aansoekgevalle en voordele:

SharePoint Premium stel die outomatisering van talle sakeprosesse moontlik, soos: B. Die verwerking van fakture en kontrakte. Dit verbeter die akkuraatheid van die soektog deur outomaties onttrekte en gebruikte metadata en help om nakomingsrisiko's te bestuur deur outomatiese klassifikasie en die gebruik van riglyne. Dit lei tot verbeterde kennisbestuur, verhoogde doeltreffendheid en produktiwiteit, kostebesparings en hoër data -akkuraatheid. Gevallestudies en ontledings dui op 'n aansienlike opbrengs op belegging (ROI), wat dikwels transformatief is in plaas van net marginaal.

Die implementering van SharePoint Premium is egter nie 'n triviale onderneming nie. Dit is nie 'n oplossing wat eenvoudig "aangeskakel" is en onmiddellik werk nie. Inteendeel, dit verg 'n beduidende belegging in tyd en kundigheid. Die opleiding van aangepaste AI -modelle vereis noukeurig geselekteerde steekproefdokumente (positiewe en negatiewe voorbeelde) en die integrasie van kundiges uit die onderskeie sakegebiede. Die definisie van duidelike taksonomieë en die vestiging van inhoudsentrums om die modelle te bestuur, is ook nodig. Daarbenewens moet 'n bestuurstruktuur vir die kuratering (hersiening en verfyning) van die onttrekte metadata en klassifikasies sowel as vir die voortgesette instandhouding van die modelle vasgestel word. Sukses word nie gewaarborg sonder noukeurige beplanning nie, die deelname van kundiges en deurlopende bestuur. Daar is ook tegniese en praktiese hindernisse: verslae dui op uitdagings in die verwerking van komplekse dokumente, soos: B. Multi -bladsy PDF's met tabelle wat oor verskillende bladsye of bladsye met verskillende tabelle strek. Lêerformaat, grootte en OCR -beperkings moet waargeneem word. Daarbenewens is vertragings in die publikasie van modelopdaterings en die gevolglike probleme met outomatiese verwerking waargeneem. Hierdie faktore onderstreep dat SharePoint Premium kragtig is, maar 'n goed deurdink -implementeringstrategie en deurlopende sorg nodig het om die potensiaal daarvan te benut en beperkings te oorkom.

Geskik vir:

• Microsoft Copilot: 'n uitgebreide ontleding van die AI -assistent van Microsoft

Copilot vir Microsoft 365 in SharePoint: AI -assistent vir inhoud en samewerking

Microsoft 365 Copilot is 'n AI-gebaseerde produktiwiteitsinstrument wat diep in die Microsoft 365-toepassings geïntegreer is, insluitend SharePoint. Dit gebruik groot taalmodelle (LLMS) en verkry data vanaf die Microsoft -grafiek (e -pos, geselsies, kalenders, dokumente) om kontekstuele ondersteuning te bied. 'N Sentrale sekuriteitsfunksie is dat Copilot die bestaande gebruikers se toestemmings respekteer; Gebruikers sien slegs inligting waartoe hulle reeds toegang het. Gebruik vereis sekere Microsoft 365-gebaseerde lisensies en 'n addisionele Copilot-lisensie per gebruiker.

Kernfunksies in SharePoint

Inhoudskepping (bladsye/bydraes)

Copilot ondersteun outeurs direk in die ryk-teksredakteur van SharePoint (binne die teksweb-deel) om inhoud te skep en te hersien. Dit kan die teks herskryf, aanpas, verkort of uitvoer. Dit is veral opmerklik die vermoë om volledige SharePoint -webwerwe te genereer op grond van 'n eenvoudige beskrywing (prompt) of deur bestaande dokumente (bv. Word -lêers of PowerPoint -aanbiedings) as die basis te gebruik. Copilot gebruik ook nuwe SharePoint -ontwerpfunksies soos buigsame afdelings en ontwerpidees om aantreklike uitlegte voor te stel.

SharePoint -agente

Dit is gespesialiseerde AI -assistente wat beperk is tot die inhoud van sekere SharePoint -webwerwe of geselekteerde lêers en gidse. U kan vrae beantwoord oor hierdie spesifieke kennisarea en optree as 'n 'vak Matt -kenner' vir hierdie inhoud. Elke SharePoint -webwerf ontvang outomaties 'n standaardagent. Gebruikers met verwerkingsregte kan addisionele, aangepaste agente skep en hul kennisbasis beperk tot tot 20 bronne (webwerwe, biblioteke, gidse, lêers). Die agente respekteer altyd individuele gebruikers se toestemmings. Dit kan ook in Microsoft -spanne geïntegreer en gebruik word. Tans word algemene kantoordokumente, PDF's, tekslêers en HTML ondersteun; Ondersteuning vir foto's, video's en Oneote word beplan. SharePoint -lyste of bladsye van die sybiblioteek kan tans nie as bron gebruik word nie.

Vind inligting/opsomming

Copilot kan inligting kry uit SharePoint -dokumentbiblioteke, lyste en webwerwe om gebruikers te help om lêers, opwekking van opsommings of die onttrekking van kennis te soek. Binne die OneDrive- of SharePoint -koppelvlak kan gebruikers copilot gebruik om opsommings uit dokumente te kry of om vrae te stel. Die vermoë om die nodige inligting te vind, word deur vroeë gebruikers as 'n beduidende voordeel genoem. Daar moet egter op gelet word dat die opsommingsvaardighede in die chat -konteks beperk kan word (byvoorbeeld tot die laaste 30 dae van die kletskursus).

Integrasie met Copilot Studio

SharePoint kan dien as 'n databron vir die skepping en opleiding van aangepaste AI -modelle en agente in Copilot Studio (voorheen Power Virtual Agents). Dit maak dit moontlik om generatiewe antwoorde te skep op grond van SharePoint -inhoud. Die opstelling vereis die konfigurasie van verifikasie om toegang tot SharePoint -data moontlik te maak.

Aansoekgevalle en voordele

Die gebruik van copilot in SharePoint belowe aansienlike toename in produktiwiteit. Dit versnel die inhoud van die inhoud, vereenvoudig die ontwerp van webwerwe en bladsye, outomatiseer die skepping van opsommings en verbeter samewerking. Die vind van inligting word vergemaklik en die tyd wat benodig word vir roetine -aktiwiteite word verminder. Studies en verslae van aanvanklike gebruikers gee meetbare voordele: gemiddelde tydbesparing van 1,2 tot 10 uur per week, 29 % vinniger voltooiing van take (soek, skryf, opsomming), verbeterde kwaliteit en akkuraatheid van die werk.

Beperkings en uitdagings

Ondanks die potensiaal, is daar berigte van uitdagings en beperkings op die gebruik van copilot met SharePoint:

Soek/toegangsprobleme

Gebruikers rapporteer inkonsekwente of onakkurate antwoorde wanneer vrae oor SharePoint -inhoud, veral as dit kom by metadata, lêertellings of spesifieke besonderhede. In teenstelling met vrae blyk dit dat Copilot probleme ondervind met vrae oor die struktuur (meta -kwessies). Die beperkte konteksvenster van die LLMS maak dit moeilik om baie groot dokumente of 'n groot aantal lêers te verwerk. Vertragings in indeksering kan die aktualiteit van die inligting beïnvloed. Bestuursmaatreëls soos Beperkte SharePoint Search (RSS) kan datatoegang tot copilot beperk en sodoende die kwaliteit van die antwoorde beïnvloed.

Agentbeperkings

Die aantal kennisbronne vir agente is tans beperk tot 20. lyste en bladsye word nie as bronne ondersteun nie. Die ondersteuning vir lêerformate word uitgebrei. Sal skakels op bladsye nie as 'n bron van kennis werk nie. Probleme met die goedkeuringsproses vir agente en hul grondvaardighede is ook gerapporteer.

Funksionele leemtes/teenstrydighede

Sommige gebruikers mis funksies wat bekend is uit ander AI-instrumente (bv. Direkte oplaai van dokumente in Chat, Model Choice, Dall-E Image Generation). Die uitvoering word soms as makliker beskou as met gespesialiseerde modelle soos GPT-4.

Bereidwilligheid aan data

Die effektiwiteit van copilot hang grootliks af van goed georganiseerde, korrek geregverdigde data in Microsoft 365 en SharePoint. Die risiko van die deel van die boulbeurte is aansienlik en moet aangespreek word voordat Copilot uitgerol word.

Hierdie waarnemings dui daarop dat copilot hoofsaaklik ontwerp is as assistent vir take soos ontwerp, opsomming en die beantwoording van vrae gebaseer op toeganklike inhoud en gebruik semantiese begrip. Dit is egter nie 'n wondermiddel nie en vervang nie presiese, metadata -beheerde soekprosesse of voorraadtake nie. Gebruikers wat verwag dat Copilot presies lêers of filterelemente sal tel op grond van komplekse metadata, kan teleurgesteld wees. Die prestasie daarvan word beperk deur die onderliggende data in die Microsoft -grafiek, die grense van indeksering en die magtigings wat gebruik word. 'N Duidelike verwagtingsbestuur rakende sy vaardighede in vergelyking met tradisionele soekmetodes is dus van uiterste belang vir 'n suksesvolle inleiding.

Ki-GameShanger: die mees buigsame AI-platform-tailor-vervaardigde oplossings wat koste verlaag, hul besluite verbeter en doeltreffendheid verhoog

Onafhanklike AI -platform: integreer alle relevante maatskappy -databronne

• Hierdie AI -platform is in wisselwerking met alle spesifieke databronne
  • Van SAP, Microsoft, Jira, Confluence, Salesforce, Zoom, Dropbox en baie ander databestuurstelsels
• Vinnige AI-integrasie: AI-oplossings vir maatskappye vir ondernemings in ure of dae in plaas van maande
• Buigsame infrastruktuur: wolkgebaseerde of hosting in u eie datasentrum (Duitsland, Europa, vrye keuse van ligging)

• Hoogste datasekuriteit: Gebruik in regsfirmas is die veilige getuienis
• Gebruik oor 'n wye verskeidenheid maatskappy -databronne
• Keuse van u eie of verskillende AI -modelle (DE, EU, VSA, CN)

Uitdagings wat ons AI -platform oplos

• 'N gebrek aan akkuraatheid van konvensionele AI -oplossings
• Databeskerming en veilige bestuur van sensitiewe data
• Hoë koste en kompleksiteit van individuele AI -ontwikkeling
• Gebrek aan gekwalifiseerde AI
• Integrasie van AI in bestaande IT -stelsels

Meer daaroor hier:

• AI-integrasie van 'n onafhanklike en kruisdata-bronwye AI-platform vir alle ondernemingsaangeleenthede

Ander inheemse AI-funksies-Sharepoint voldoen aan AI: Natuurlike en derdeparty-benadering in vergelyking

Benewens SharePoint Premium en Copilot, is daar ander inheemse Microsoft -tegnologieë wat AI -funksies in die SharePoint -konteks moontlik maak of moontlik maak:

AI -bouer -integrasie

Die AI-bouer is deel van die Microsoft Power Platform en bied 'n versameling vooraf opgeleide en pasgemaakte AI-modelle (byvoorbeeld vir dokumentverwerking, objekherkenning, kategorisering, voorspelling). Hierdie modelle kan direk in SharePoint gebruik word (dikwels as deel van die SharePoint Premium/Syntex-funksies vir gestruktureerde/vrye verwerking) of via Power Automate Workflows, wat veroorsaak word deur SharePoint-gebeure (bv. Die oplaai van 'n lêer). Dit laat die skepping van pasgemaakte, AI-gebaseerde outomatisering met 'n lae kode/geen-kode-benadering. Voorbeelde hiervan is werkvloei wat metadata outomaties uit opgelaaide fakture onttrek en in SharePoint -kolomme skryf of dokumente klassifiseer op grond van die inhoud daarvan. Die gebruik van AI -bouer vereis ooreenstemmende kragplatformlisensies of AI -bouer -krediete, waarvan sommige ook in Syntex/Premium -lisensies opgeneem is of deur die PAYG -model gefaktureer word.

VIVA -onderwerpe (is ingestel)

VIVA -onderwerpe het KI gebruik om kennis outomaties in Microsoft 365 (insluitend SharePoint) te identifiseer, om dit in die vorm van onderwerpe en webwerwe te organiseer en aan te bied. Hierdie onderwerpe is in konteksverwant vertoon in toepassings soos SharePoint, spanne en Outlook om die bevinding van kennis te vergemaklik en kundiges te identifiseer. VIVA-onderwerpe sal egter in Februarie 2025 gestaak word. Microsoft fokus eerder op sy ontwikkelingspogings op AI-ondersteunde kenniservarings binne Copilot en direk in SharePoint. Bestaande onderwerpbladsye wat deur gebruikers gepubliseer is, word omgeskakel in normale SharePoint -webwerwe wat steeds via die soektog gevind kan word, maar nie meer deur AI opgedateer word nie.

Die integrasie van AI Builder onderstreep 'n belangrike faset van Microsoft-strategie: terwyl SharePoint Premium 'n aantal ingeboude en opgeleide AI-modelle bied vir algemene take vir inhoudsbestuur, dien die kragplatform (Power Automats, Power Apps) met AI Builder as primêre instrumente vir die skepping van gebruiker-gedefinieerde lae-kode AI-gekontroleerde werkvloei wat interaksie met SharePoint-data het. Dus, as ondernemings AI-outomatisering nodig het wat verder gaan as die standaardfunksies van premium-byvoorbeeld vir integrasie met eksterne stelsels, vir die implementering van komplekse, multi-fase-logika of om pasgemaakte oppervlaktes met Power Apps te skep-die Power Platform met AI Builder, is die beoogde Microsoft-gereedskapstel. Dit bied 'n belangrike uitbreidingsvlak buite die ingeboude premiumfunksies.

Geskik vir:

• Onversorging AI transformeer die AI-integrasie vir ondernemings in rekordtyd: op maat gemaakte oplossings in ure of dae

AI-oplossings van derdepartyverskaffers vir integrasie in SharePoint

Benewens Microsoft se inheemse AI-oplossings, is daar 'n groeiende mark vir derdeparty-instrumente wat AI-funksies in SharePoint integreer of uitbrei. Hierdie oplossings dek dikwels spesifieke nisse of bied alternatiewe benaderings tot die Microsoft -aanbiedinge. Die integrasie is tipies via verskillende meganismes:

Apis

Gebruik van die Microsoft Graph API of spesifieke SharePoint API's om toegang tot data te verkry en aksies uit te voer.

Verbindings

Platforms soos Zapier of Power Automats (via Custom Connectors) maak die verbinding van SharePoint aan eksterne AI -dienste moontlik.

Toegewyde byvoegings/apps

Oplossings wat ontwerp is as 'n SharePoint-raamwerk (SPFX) webpartye, byvoegings of onafhanklike toepassings en direk met SharePoint interaksie het.

Voorbeelde en analise

Die omvang van derdeparty-oplossings is groot. Hier is 'n paar voorbeelde wat volgens funksionele fokus gekategoriseer word:

Werkvloei/outomatiseringsplatforms (met AI)

• FlowForma: 'n No-kode-platform wat generatiewe AI (sy eie 'copilot' en opsommingsfunksies) gebruik om komplekse werkvloeie te skep wat naatloos in Microsoft 365 en SharePoint integreer.
• Nintex: bied uitgebreide instrumente vir werkvloei -outomatisering, robotprosesautomatisering (RPA) en dokumentgenerering met SharePoint -integrasie. Dit kan egter 'n steiler leerkurwe en hoër koste hê.
• Zapier: dien as 'n integrasieplatform ('middelware') wat SharePoint kombineer met duisende ander toepassings, insluitend AI -dienste soos 'AI deur Zapier' (gebruik modelle soos OpenAI, Anthropic) of gespesialiseerde AI -instrumente soos 'Brows AI' vir die onttrekking van die webwerf. Veral geskik vir outomatisering van makliker, kruis -toepassingstake.
• KISSFLOW: 'n ander oplossing vir werkvloeibestuur wat op nie-tegniese gebruikers gerig is deur 'n eenvoudige gebruikerskoppelvlak.
• Sembly.ai: gespesialiseerd in die ontmoeting met produktiwiteit. Integreer met SharePoint om outomaties AI-gegenereerde vergaderingsnotas, opsommings en take in relevante SharePoint-biblioteke te genereer. Integrasie vind plaas via API en respekteer bestaande magtigings.

Semantiese soek-/kennisbestuur

• Poolparty Semantic Suite (van Graphwise): bied 'n semantiese vlak via SharePoint (sowel as spanne en kopilot). Aktiveer semantiese soektog (wat verder as sleutelwoorde strek en sinonieme verstaan), outomatiese konsep-tagging gebaseer op 'n sentraal bestuurde taksonomie en fasette soek na verfyning van die resultate. Geïntegreer met die SharePoint Term Store, Azure en die Graph API.
• Semafoor (uit vordering): gebruik semantiese modelle, teksmynbou en klassifikasiereëls om SharePoint-dokumente met 'n ryk, konteksverwante metadata te voorsien. 'N Gevallestudie met 'n wêreldwye organisasie sonder winsoogmerk het 'n verbeterde vindbaarheid van dokumente en beter kennisnetwerke op verskillende plekke getoon.
• Expert.ai: 'n instrument vir semantiese teksanalise met diepgaande aanpassingsopsies vir sleutelwoorde en konsepte. Word in vergelykings genoem as 'n sterk alternatief op die gebied van semantiek.
• Guru: 'n Ondernemings-AI-soekplatform wat inligting uit verskillende bronne maak, insluitend SharePoint, saamgevoeg en gesog.
• Onyx (voorheen Danswer): 'n open source AI -platform wat kombineer met korporatiewe dokumente, aansoeke (insluitend SharePoint) en mense. Bied 'n kletsvlak, verbindings aan meer as 40 stelsels en die opsie om persoonlike AI -agente te skep. Kan plaaslik of in die wolk bedryf word.

Dokumentverwerking/opname

• Artsyl Docalpha: Integreer nou saam met SharePoint en bied uitgebreide OCR, AI-gebaseerde dokumentherkenning (outomatiese klassifikasie en metadata-opdrag), intelligente data-onttrekking (met opleidende modelle) en werkvloei-outomatisering. Doelwitte op spesifieke bedrywe soos gesondheidsorg, finansies en vervaardiging.
• ConceptClassifier (van verskillende verskaffers): 'n byvoeging wat 'saamgestelde termynverwerking' -tegnologie gebruik om ongestruktureerde data in SharePoint te klassifiseer en metadata te onttrek.

Algemene KI/produktiwiteitsplatforms

• Stapel AI: 'n platform vir die skep van AI -agente wat met interne data en API's omgaan, insluitend dokumentverwerking en -soek.
• KAMA DEI: 'n Platform vir natuurlike taalbegrip (NLU) met 'n instelbare kennisdatabasis vir die skep van virtuele agente.

Open Source / Developer Tools

Op GitHub is daar verskillende open source -projekte en bewaarplekke oor SharePoint -ontwikkeling (bv. Amptelike Microsoft -bewaarplekke vir dokumentasie en SPFX -opleiding). Daar is ook spesifieke instrumente soos “Prompt Pulse”, 'n Microsoft Teams Power -app wat SharePoint gebruik as 'n databron vir die deel van copilot -aanwysings, of meer algemene produktiwiteitsinstrumente met SharePoint -dekking. Onyx is 'n voorbeeld van 'n meer omvattende open source Enterprise Search/AI -platform met SharePoint Connector.

KI Tools-vergelyking: Geïntegreerde teenoor derdeparty-benaderings

Die besluit tussen die gebruik van die geïntegreerde Microsoft AI-oplossings soos SharePoint Premium of Copilot en die integrasie van derdeparty-instrumente verg die oorweging van verskillende aspekte. Geïntegreerde oplossings bied 'n baie diep integrasie in Microsoft 365 en 'n naatlose gebruikerservaring. Hul funksionele omvang is breed en dek gebiede soos verwerking, bestuur en hulp, hoewel die diepte afhang van die funksie. Die koste-modelle van hierdie oplossings is baster: dit is gebaseer op sowel gebruikers- as gebruikersgebaseerde benaderings. Die aanpasbaarheid is beperk tot modelopleiding, aanwysings en die gebruik van die kragplatform, terwyl die sekuriteitsintegrasie gebaseer is op die bestaande standaarde en die nakoming van Microsoft 365. Die onderhoudspoging word doeltreffend gereguleer deur sentrale opdaterings van die Microsoft -ekosisteem, maar dit vereis 'n sekere konfigurasie en opleiding. Uiteindelik lei dit tot 'n hoë vervaardiger -das in die Microsoft -stelsel.

Of kies u gespesialiseerde "beste-van-ras" -instrumente van derdepartyverskaffers vir spesifieke AI-take wat uitstekende funksies op hierdie gebied kan bied, maar integrasiepoging en potensieel hoër administratiewe koste kan veroorsaak, met die uitsondering van die Xpert.digital-vennoot?

Derdeparty-oplossings, daarenteen, is veranderlik in terme van integrasie-diepte. Hulle werk byvoorbeeld met API's, verbindings en byvoegings, wat addisionele kompleksiteit kan beteken. Dit is dikwels gespesialiseerd in nisse en bied potensieel dieper funksies as geïntegreerde oplossings op spesifieke gebiede. Die kostemodelle wissel baie, begin met intekeninge op freemium- en open source -modelle. Met aanpasbaarheid is die voordeel dikwels by derdepartyverskaffers, veral open source-oplossings, wat maksimum buigsaamheid moontlik maak. Hierdie oplossings benodig egter 'n aparte toets rakende veiligheid en datahantering sowel as potensieel hoër integrasiebestuur. Die vervaardiger -das is gewoonlik laer, maar daar is 'n afhanklikheid van die onderskeie derdepartyverskaffer.

Die besluit tussen inheemse Microsoft-integrasie en gespesialiseerde derdeparty-instrumente moet ook oorweeg word met betrekking tot integrasiepoging en binding van die vervaardiger. Terwyl Microsoft 365 diep integrasie in u eie ekosisteem bied, kan die verband (sluit-in) aan hierdie vervaardiger hoog wees. Derde -party -oplossings, daarenteen, bied moontlik meer buigsaamheid. Organisasies moet dus noukeurig oorweeg of die veronderstelde voordeel van gespesialiseerde funksies die bykomende koste en die kompleksiteit van die integrasie regverdig.

Geskik vir:

• Die gevare van verkoper-insluiting: waarom ondernemings afhanklikhede moet vermy

Effekte van die AI op SharePoint -kernfunksies

Kunsmatige intelligensie verander nie net die oorkoepelende strategieë vir inhoudsbestuur nie, maar beïnvloed ook die kernfunksies van SharePoint, veral op die soek- en proses -outomatisering.

Soek en vind inligting

Die tradisionele sleutelwoordsoektog in korporatiewe portale lei dikwels tot onbevredigende resultate en 'n groot hoeveelheid tyd vir gebruikers. AI beloof hier basiese verbeterings:

Van sleutelwoorde tot konsepte

AI-ondersteunde soektog strek verder as die suiwer vergelyking van sleutelwoorde. Dit het ten doel om die voorneme van die gebruiker agter 'n soeknavraag te verstaan ​​en om die semantiese konteks van woorde en frases in ag te neem.

Semantiese soektog

Hierdie tegnologie gebruik vektormodes (wiskundige voorstellings van woorde en konsepte) en stemmodelle om konseptueel verwante inligting te vind, selfs al is die presiese soekterme nie in die dokument nie. Microsoft Search en Copilot bou veral op so 'n semantiese indeks wat gegenereer word uit die data in die Microsoft -grafiek. Hierdie indeks maak dit moontlik om verhoudings tussen verskillende woordvorme te herken, sinonieme te verstaan ​​en om soortgelyke dokumente in terme van inhoud te identifiseer. Azure AI-soektog bied ook semantiese funksies soos herlewing (herevaluering van die soekresultate gebaseer op semantiese relevansie), die onttrekking van respons-snippets en die klem. Derde verskaffers soos Pool Party integreer ook semantiese soekfunksies in SharePoint. 'N Microsoft 365 Copilot -lisensie by die huurder kan nodig wees vir sekere uitgebreide semantiese funksies, veral in die konteks van Copilot Studio of Azure AI -soektog om semantiese indeksering optimaal te gebruik.

Natuurlike taalverwerking (NLP) / Natuurlike taalnavrae

AI stel gebruikers toenemend in staat om vrae in 'n natuurlike, alledaagse taal te stel in plaas daarvan om rigiede soekterme te gebruik. Microsoft 365 Copilot is eksplisiet ontwerp vir hierdie gespreksinteraksie. Daar moet egter op gelet word dat Microsoft aangekondig het dat sekere vorme van ondersteuning vir natuurlike taalnavrae in die standaard -soek -koppelvlakke van Microsoft 365 (soos Outlook, Teams, SharePoint Search) verval met filters of die gebruik van copilot. Gereedskap soos LLAMAINDEX in kombinasie met datakonneksies (bv. CDATA) kan ook gebruik word om persoonlike oplossings te ontwikkel wat natuurlike taalnavrae teen SharePoint -data moontlik maak. Die eDiscovery (premium) -funksie in Microsoft Purview gebruik ook 'n natuurlike taal -navraagbouer in verband met Copilot.

Personalisering en aanbevelings

AI -algoritmes ontleed die gedrag van die gebruikers, hul rol in die onderneming, hul interaksies en verhoudings in die Microsoft -grafiek om gepersonaliseerde soekresultate te lewer en proaktief relevante inhoud (dokumente, nuus, kundiges) voor te stel.

Die voordele van hierdie AI -ondersteunde soekverbeterings is 'n vinniger inligtingbevinding, meer relevante soekresultate, 'n verbeterde ontdekking van kennis en 'n vermindering in die tyd wat werknemers met die soektog spandeer.

Die tabel toon die verskille tussen die verskillende soektogte. Die sleutelwoordsoek vind plaas deur die presiese vergelyking van terme en is prakties beperk vanweë die eenvoud daarvan, maar is in relevansie beperk, aangesien dit nie die konteks of sinonieme in ag neem nie. Die standaard Microsoft Search, wat verpersoonlik is, gebruik ook seine van die Microsoft -grafiek om 'n beter relevansie vir die gebruiker te bied. Dit verwaarloos egter die semantiese konteks en is baie afhanklik van die kwaliteit van die grafiekdata. Die semantiese soektog, wat gebaseer is op tegnologieë soos Copilot of Azure AI, werk met vektormodes en verstaan ​​die konteks en die belangrikheid van soeknavrae. Dit bied die grootste relevansie omdat dit voornemens erken en ook konseptueel soortgelyk vind. Dit vereis egter 'n eksplisiete opstelling, ooreenstemmende lisensies en data van hoë gehalte en kan sy perke bereik vir ingewikkelde meta-kwessies. Die natuurlike taalnavraag is gebaseer op gespreks -AI en die opsporing van opset laat intuïtiewe en buigsame insette toe. Dit kan egter dubbelsinnig wees, word slegs in 'n beperkte mate in standaard gebruikerskoppelvlakke ondersteun, en die akkuraatheid daarvan hang grootliks af van die kwaliteit van die onderliggende model.

Die ontwikkeling van die soektog binne Microsoft 365 toon 'n duidelike rigting: Copilot verteenwoordig die volgende generasie en gebruik 'n meer gevorderde semantiese indeks as die standaard Microsoft -soektog. Terwyl die standaardsoek reeds personalisering deur die Microsoft -grafiek integreer, voeg Copilot 'n dieper semantiese begrip en die vermoë om logies aan te meld. Die instelling van Microsoft Search in Bing ten gunste van Copilot onderstreep hierdie strategiese oriëntasie. Nietemin bereik die Copilot -soektog ook grense in die praktyk, veral in die geval van onvoldoende voorbereide gegewens of onduidelike magtigings. Gereedskap soos Beperkte SharePoint Search (RSS) illustreer die spanning van die spanning tussen die breë datatoegang wat AI nodig het, en die vereistes van die data -bestuur, wat beide kopilot en die standaardsoek beïnvloed. Copilot is dus nie net 'n 'beter soektog' nie, maar 'n AI -assistent wie se soekvermoë gebaseer is op semantiese begrip, maar afhang van die kwaliteit en toeganklikheid van die onderliggende data.

Proses outomatisering en inhoudbestuur

AI het ook 'n omwenteling in die manier waarop inhoud in SharePoint bestuur word en in prosesse geïntegreer word:

Outomatiese klassifikasie en sleutelwoorde

AI -modelle, veral dié van SharePoint Premium/Syntex, kan dokumente outomaties ontleed en klassifiseer op grond van die inhoud daarvan. Hulle pas vooraf gedefinieerde metadata -etikette toe, hetsy gebaseer op opgeleide modelle of deur integrasie met die SharePoint -taksonomie (bestuurde metadata). Dit verminder die handpoging aansienlik en verseker konsekwente metadata oor die hele dokumentvoorraad.

Metadata -ekstraksie

Benewens die suiwer klassifikasie, kan KI spesifieke inligting onttrek - soos data, name, bedrae, kontraktuele klousules - uit gestruktureerde (vorms) en ongestruktureerde (briewe, kontrakte). Hierdie onttrekte data word in SharePoint-kolomme (metadata-velde) gestoor en sodoende metadata-beheerde prosesse moontlik gemaak en die vindbaarheid aansienlik verbeter.

Werkvloei -outomatisering

Die outomaties onttrekte metadata of die klassifikasie is gebruik as sneller vir stroomafwerkvloei wat tipies met krag outomate geskep word. Voorbeelde hiervan is goedkeuringsprosesse gebaseer op 'n onttrekte faktuurbedrag, kennisgewings vir komende kontraktuele prosesse of die outomatiese routing van dokumente aan die verantwoordelike departement.

Nakoming outomatisering (berging/vertroulikheidsname)

'N Besondere belangrike toepassing is die outomatiese gebruik van riglyne vir nakoming. AI -modelle (binne SharePoint Premium/Syntex) kan op so 'n manier gekonfigureer word dat u outomaties opbergname (retensie -etikette) of vertroulikheidsname (sensitiwiteitslabelle) van Microsoft Purview tot dokumente toepas, gebaseer op hul klassifikasie of die erkende inhoud (bv. Sensitiewe inligting). Dit verseker dat inhoud volgens die riglyne en wetlike vereistes van die maatskappy behandel word sonder dat gebruikers met die hand moet ingryp. Die konfigurasie vind plaas deur die Purview -name met die AI -modelle te koppel of deur riglyne vir etikettering in CAR -etikettering in Purview, wat reageer op sekere soorte inhoud, sensitiewe inligtingstipes, sleutelwoorde of opleidende klassifiseerders. 'N Kontrete voorbeeld is 'n Syntex-model wat' produkspesifikasies 'herken en outomaties 'n gebeurtenisgebaseerde bergingsnaam “5 jaar na die produkinstelling” gebruik. Kragautomate kan ook gebruik word om name toe te pas op grond van die werkvloei -logika.

Inhoudsamestelling

Soos reeds genoem, outomatiseer hierdie funksie die skepping van gestandaardiseerde dokumente.

Die voordele van hierdie outomatisering is voor die hand liggend: verhoogde doeltreffendheid, vermindering van handfoute, verbeterde nakoming, hoër data -konsekwentheid en versnelde sakeprosesse.

Die vermoë van die AI om nakomingstake te outomatiseer, is 'n paradigmaverskuiwing. Tradisioneel was die nakoming van die retensietydperke of die beskerming van sensitiewe data sterk afhanklik van handprosesse, en die versorging van werknemers is geneig tot foute en moeilik om te skaal. KI, veral deur SharePoint Premium/Syntex, stel nou riglyne vir nakoming moontlik wat in Microsoft Purview gedefinieer word om dit proaktief en outomaties op grond van die inhoud van die dokumente af te dwing. Deur die AI te verstaan ​​watter tipe dokument dit is of of dit sensitiewe inligting bevat, kan dit die regte berging of vertroulikheidsnaam gebruik sonder dat 'n gebruiker dit met die hand hoef te doen. Dit verhoog die konsekwentheid van die aansoek drasties en verminder die risiko van oortredings van nakoming. Dit is 'n aansienlike toegevoegde waarde vir ondernemings in gereguleerde nywerhede of diegene met groot hoeveelhede sensitiewe data. AI tree op as 'n brug tussen die inhoud self en die bestuursreëls wat daarop gebruik moet word en maak outomatiese handhawing op groot skaal moontlik.

Xpert.Digital het diepgaande kennis van verskeie industrieë. Dit stel ons in staat om pasgemaakte strategieë te ontwikkel wat presies aangepas is vir die vereistes en uitdagings van jou spesifieke marksegment. Deur voortdurend markneigings te ontleed en bedryfsontwikkelings te volg, kan ons met versiendheid optree en innoverende oplossings bied. Deur die kombinasie van ervaring en kennis, genereer ons toegevoegde waarde en gee ons kliënte 'n beslissende mededingende voordeel.

Meer daaroor hier:

• Gebruik die 5x kundigheid van Xpert.Digital in een pakket – vanaf slegs €500/maand

Strategiese waarde en implementeringsoorwegings

Die integrasie van AI in SharePoint bied beduidende strategiese toegevoegde waarde bo die verbetering van individuele funksies. Die besluit om die implementering te implementeer, moet egter gebaseer wees op die noukeurige oorweging van die voordele, koste en die nodige vereistes.

Die besigheidssaak: Waarom AI in SharePoint implementeer?

Die argumente vir die gebruik van AI in SharePoint is uiteenlopend en raak die kernareas van die onderneming se prestasie aan:

Doeltreffendheid en produktiwiteit

Die mees tasbare voordeel is die enorme tydbesparing deur die outomatisering van handmatige en herhalende take. Dit sluit data -insette, dokumentklassifikasie, plafon, opsomming en die skepping van standaarddokumente in. Werknemers is onthef van roetine -aktiwiteite en kan konsentreer op meer strategiese, meer waarde -toegevoegde take. Die verbeterde soektog versnel ook die bevinding van inligting.

Kennisbestuur

KI help om die dikwels ongestruktureerde inligtingshoeveelhede in SharePoint in georganiseerde en toeganklike kennis te omskep. Outomatiese staatsgreep en klassifikasie verbeter die vindbaarheid en herbruikbaarheid van inligting. Alhoewel VIVA -onderwerpe ingestel is, bly die doel om mense beter te netwerk met kennis en kundigheid, nou hoofsaaklik via SharePoint en Copilot.

Nakoming en bestuur

AI stel die outomatiese implementering van riglyne vir nakoming moontlik. Die outomatiese gebruik van opbergings- en vertroulikheidsaanwysings gebaseer op die inhoud, die herkenning van sensitiewe inligting en die konsekwente gebruik van metadata, help om die nakomingsrisiko's te verminder en die akkuraatheid van die data te verhoog. Dit ondersteun ook die ouditiwiteit.

Kostebesparing & ROI

Outomatisering verminder die bedryfskoste wat veroorsaak word deur handprosesse, probleemoplossing en ondoeltreffende soektog. Potensiële besparings spruit ook uit die konsolidasie van gereedskap en die vermyding van koste vir gespesialiseerde nalatenskapstelsels. Gevallestudies en ROI -ontledings, beide vir Syntex/Premium en Copilot, dui op 'n hoë besparingspotensiaal wat dikwels veel verder gaan as marginale verbeterings en 'n opbrengs op belegging van meer as 100% tot meer as 400% kan behaal.

Volhoubaarheid

Die implementering van AI berei die inhoudbasis voor vir toekomstige ontwikkelings en veral vir AI -assistente soos Copilot. Dit posisioneer die maatskappy in ooreenstemming met die algemene neiging vir die integrasie van AI in die digitale werkplek.

Implementeringsfaktore

Die bekendstelling van AI -oplossings in SharePoint vereis 'n strategiese benadering en die oorweging van verskeie sleutelfaktore:

Lisensie en koste

Dit is noodsaaklik om die lisensiemodelle te verstaan. SharePoint Premium kombineer 'n betaal-as-jy-gaan-model (via Azure-intekening) vir die verwerking van dienste met gebruikersgebaseerde lisensies vir uitgebreide bestuursfunksies (SAM). Microsoft 365 Copilot benodig ook 'n aparte gebruikerslisensie benewens die M365-gebaseerde lisensies. Die koste, veral vir premiumfunksies en kopilot, kan 'n hindernis wees, veral vir kleiner organisasies. Die gebruik van koste -rekenaars en assesseringsinstrumente word aanbeveel. Die instelling van die PAYG -rekening vereis 'n skakel na 'n Azure -intekening en 'n hulpbrongroep.

Data Readiness & Information Architecture (IA)

Dit is een van die mees kritieke suksesfaktore. Die effektiwiteit van AI -instrumente, veral kopilot, hang grootliks af van die kwaliteit, organisasie en die magtigings van die onderliggende data in SharePoint en Microsoft 365. 'N Robuuste inligtingsargitektuur is noodsaaklik: duidelike struktuur van webwerwe en naafwebwerwe, konsekwente gebruik van metadata en bestanddele, logiese vouerstrukture en naamkonvensies. Oorbodige, verouderde of triviale (rooi) data moet geïdentifiseer en aangepas word omdat dit die AI -resultate kan beïnvloed. Die deurslaggewende faktor is die hersiening en regstelling van lêerpermitte en die verwydering van oorskryding voordat AI -instrumente soos Copilot wyd bekendgestel word. Gereedskap soos SharePoint Advanced Management (SAM) en Microsoft Purview is die kern hiervan. AI self beïnvloed ook die beste praktyke vir IA-gestandaardiseerde metadata, outomatiese etiketteringsprosesse en kwaliteitskontroles word nog belangriker. Die behoefte aan 'n soliede gegewensbasis kan nie genoeg beklemtoon word nie; AI is nie 'n plaasvervanger vir basiese inligtinghigiëne nie, maar vereis dit.

Tegniese implementering en kundigheid

Die oprigting van SharePoint Premium vereis konfigurasietappe soos om na Azure te skakel, inhoudsentrums op te stel en pasgemaakte modelle op te lei. Dit kan tegniese kennis verg en dit nodig maak om IT-spesialiste of eksterne vennote te integreer. Daar is 'n leerkurwe vir administrateurs en gebruikers. Dit is raadsaam om klein te begin, spesifieke, belowende toepassings te identifiseer en geleidelik die oplossings uit te voer.

Uitdagings en beperkings

Organisasies moet bewus wees van die potensiële tegniese hindernisse, soos: B. Akkuraatheidsprobleme in modelle, verwerkingsgrense vir sekere lêertipes, groottes of ingewikkelde uitlegte, teenstrydighede in copilot -antwoorde of kompleksiteite in die integrasie van verskillende stelsels.

Verander bestuur en aanneming

Die bekendstelling van AI -instrumente verander werkmetodes. Suksesvolle aanneming vereis geteikende gebruikersopleiding, duidelike kommunikasie via die voordele en perke van die gereedskap en moontlik die vestiging van interne “kampioene” of vermenigvuldigers.

Geskik vir:

• Betroubare AI: Europa se troefkaart en die kans om 'n leidende rol in kunsmatige intelligensie te neem

Etiese en databeskermingsoorwegings

Die gebruik van AI in die ondernemingskonteks laat belangrike etiese en databeskermingsvrae ontstaan ​​wat proaktief aangespreek moet word:

Vooroordeel en regverdigheid

AI -modelle leer uit data en kan dus bestaande vooroordele (vooroordeel) absorbeer en versterk. Dit kan lei tot diskriminerende of onbillike resultate. Deurlopende monitering en aanpassing van die modelle is nodig om vooroordeel te herken en te minimaliseer. Die gegenereerde inhoud en voorstelle moet nagegaan word vir neutraliteit en inklusiwiteit.

Databeskerming en sekuriteit

AI -stelsels soos kopilotproses potensieel groot hoeveelhede maatskappydata, insluitend sensitiewe of persoonlike inligting. Die belangrikste risiko is dat verkeerde magtigings (Oud -deel) of verkeerde konfigurasies sensitiewe data toeganklik maak, onbedoeld gebruikers wat nie moet sien nie. Robuuste kodering, streng toegangsbeheer en die nakoming van regulasies vir databeskerming (soos BBP/GDPR) is noodsaaklik. Microsoft beklemtoon dat Copilot -gebruik van kommersiële databeskermingsmaatreëls wat voorkom dat gebruikersopdragte of data gebruik word om openbare LLM's op te lei. Nietemin moet organisasies hul eie riglyne vir die hantering van data definieer en kommunikeer en veral wetlik beperkte data (bv. Gesondheidsdata/PHI, PII) hanteer.

Deursigtigheid en verantwoordelikheid

Gebruikers moet kan verstaan ​​hoe AI-gegenereerde antwoorde ontstaan. Aangesien LLMS soms 'hallusinerend', dit wil sê vals, maar oortuigend klinkende inligting, is dit van kardinale belang dat gebruikers die resultate krities nagaan en verifieer. Dit is nodig om duidelike gebruiksriglyne en verantwoordelikhede vir die kontrole van AI -resultate te gebruik.

Beginsels Verantwoordelik AI

Die gebruik van AI moet etiese beginsels volg: respekvol, voldoen en versigtig om skade te vermy. Aspekte soos toeganklikheid van die AI -instrumente en die potensiële gevolge vir werk moet in ag geneem word. Oormatige afhanklikheid van AI wat kritiese denke verminder, moet vermy word.

Die bekendstelling van AI in SharePoint skep 'n inherente dualiteit: enersyds maak hierdie instrumente enorme doeltreffendheidswinste moontlik deur toegang tot groot hoeveelhede data. Aan die ander kant maak presies hierdie vaardighede nuwe risikovectors oop vir databeskerming en datasekuriteit. Die vermoë van Copilot om toegang tot e -pos, geselsies en dokumente te verkry om kontekstuele hulp te verleen, hou ook die risiko in van onbedoelde openbaarmaking van sensitiewe inligting as die onderliggende toestemmings verkeerd of te omvattend is. Dit is dus noodsaaklik dat die implementering van AI -instrumente hand aan hand is met die versterking van sekuriteits- en databeskermingsmaatreëls, sowel as die vestiging van duidelike etiese riglyne en bestuursprosesse. Die voordele van die AI kan slegs verantwoordelik geïmplementeer word as die gepaardgaande risiko's aktief bestuur word.

Microsoft 365 en AI: neigings, gereedskap en die volgende generasie produktiwiteit

Die integrasie van AI in SharePoint is eers aan die begin. Die toekomstige ontwikkeling moet gevorm word deur die volgende neigings:

Dieper en breër AI -integrasie

Daar word verwag dat AI -funksies nog meer naatloos en omvattend geïntegreer is in SharePoint, OneDrive, spanne en ander Microsoft 365 -dienste. AI sal toenemend die basis vorm vir inhoudsbestuur, outomatisering en gebruikerservarings.

Verdere ontwikkeling van SharePoint Premium

Microsoft sal na verwagting die funksies van SharePoint Premium verder uitbrei. Funksies soos die Business Documents -app, die dokument Hub, argivering op lêervlak en langer behoudstydperke vir M365 -rugsteun is op die padkaart. Die kernfunksies van inhoudverwerking en die regering word ook verder ontwikkel, bv. B. deur nuwe AI -reëls vir die opstel van vertroulikheid en opbergname.

Verbeterings by Copilot

Daar word verwag dat Copilot meer intelligent, beter geïntegreerd sal wees (bv. Vertoon van VIVA -verbindingskaarte by agente) en moontlik in verhouding tot meer ingewikkelde take en gevolgtrekkings. Verbeterings in taalinteraksie word ook verwag.

Geoptimaliseerde skrywerservaring

Die skepping van inhoud in SharePoint word verder vereenvoudig deur AI, bv. B. Deur middel van AI-gebaseerde newe-skepping, ontwerpvoorstelle vir syafdelings, meer buigsame uitlegte (12-kolom-roosters), intydse mede-outeur vir bladsye en verbeterde instrumente vir tafelverwerking.

Aanhoudende fokus op bestuur

In die lig van die groeiende hoeveelhede data en toenemende AI -gebruik, word verwag dat Microsoft sal voortgaan om instrumente te ontwikkel en te verbeter om toegang, lewensiklus en nakoming in die AI -era te bestuur.

Geskik vir:

• Europa se weg na tegnologiese soewereiniteit deur AI-gebaseerde outomatisering: 'n ontleding van die Kiro 2024-aanbevelings

Aanbevelings: Verhoging van doeltreffendheids- en kennisbestuur deur AI in SharePoint

Die integrasie van kunsmatige intelligensie is 'n keerpunt vir Microsoft SharePoint. Die platform ontwikkel van 'n stelsel vir suiwer dokumentberging tot 'n intelligente omgewing vir inhoudbestuur, samewerking en die vind van kennis. Die inheemse oplossings van Microsoft, veral SharePoint Premium (as 'n verdere ontwikkeling van Syntex) en Microsoft 365 Copilot, bied kragtige, selfs al is dit ontwikkel, instrumente vir die outomatisering van prosesse, verbetering in die soektog en ondersteuning van gebruikers. Dit word aangevul deur gespesialiseerde derde -party -oplossings. Die strategiese waarde is in aansienlike toenames in doeltreffendheid, verbeterde kennistoegang, outomatiese nakoming en potensieel hoë kostebesparings.

Om hierdie potensiaal suksesvol te verhoog, is strategiese beplanning en noukeurige implementering noodsaaklik. Op grond van die ontleding is die volgende kernaanbevelingsresultaat:

Prioritiseer behoefte -ontleding en toepassings

Moenie AI -oplossings ter wille van AI bekendstel nie. Identifiseer konkrete besigheidsuitdagings-Wees ondoeltreffende dokumentverwerking, swak soekresultate, nakomingsgapings of kennis-silo's in watter AI meetbare toegevoegde waarde kan bied. Prioritiseer toepassings gebaseer op die verwagte opbrengs op belegging (ROI) en strategiese belang.

Stel data -bestuur as 'n grondslag

Dit is die belangrikste voorvereiste. Voordat u AI -instrumente soos copilot of uitgebreide premiumfunksies uitrol, belê tyd en hulpbronne in die skoonmaak van u databasisse, die optimalisering van die inligtingsargitektuur en die opknapping van toestemmings en probleme wat oorgelaat word. Gebruik die gereedskap van SharePoint Advanced Management (SAM) en Microsoft Purview. 'N Soliede bestuur is nie 'n opsie nie, maar die basis vir effektiewe en veilige gebruik van AI.

Weeg inheemse teenoor derdeparty-oplossings

Evalueer die inheemse oplossings SharePoint Premium en Copilot vanweë hul diep integrasie vir kernvereistes op die gebied van inhoudverwerking en algemene AI-hulp binne Microsoft 365. Oorweeg derdeparty-instrumente as daar spesifieke, hoogs prioritêre nisvereistes is wat nie deur die inheemse aanbiedinge gedek word nie, of as sterk beleggings reeds in bestaande derdeparty-oplossings gemaak is. Neem die inruilings met betrekking tot integrasie-dieptes, funksie-spesialisasie, koste en instandhoudingspogings in ag.

Begin klein en gaan iteratief

Begin loodsprojekte vir geselekteerde toepassings of departemente. Gebruik simulasiemodusse waar beskikbaar (bv. Vir riglyne vir outo-etikette) om die gevolge te skat. Meet die resultate en ROI en verfyn modelle en prosesse voordat u 'n breë inleiding beplan. Kommunikeer die huidige vaardighede en die grense van AI -instrumente duidelik om realistiese verwagtinge te stel.

Proaktiewe lisensiëring en etiek

Familie maak vertroud met die basterlisensie -modelle van SharePoint Premium en die kostestrukture van Copilot. Neem die nodige Azure -begrotings vir PAYG -dienste in ag. Ontwikkel duidelike etiese riglyne en gebruiksriglyne vir AI -instrumente wat aspekte soos beskerming van databeskerming, vooroordeelvermyding en die behoefte om die resultaat na te gaan, aanspreek. Beplan gebruikersopleiding en veranderingsbestuurmaatreëls.

Ten slotte kan gesê word dat die integrasie van AI van kardinale belang is vir toekomstige toegevoegde waarde van SharePoint. 'N Strategiese, goed beheerde en iteratiewe benadering wat die tegnologiese moontlikhede kombineer met soliede bestuurspraktyke en etiese oorwegings, is die sleutel tot die verwesenliking van die belangrike voordele en terselfdertyd die inherente risiko's te bestuur.

☑️ KMO-ondersteuning in strategie, konsultasie, beplanning en implementering

☑️ Die skepping of herbelyning van die AI -strategie

☑️ Pionier Besigheidsontwikkeling

 

Ek sal graag as jou persoonlike adviseur dien.

Jy kan my kontak deur die kontakvorm hieronder in te vul of my eenvoudig by +49 89 89 674 804 (München) .

Ek sien uit na ons gesamentlike projek.

 

 

Xpert.Digital is 'n spilpunt vir die industrie met 'n fokus op digitalisering, meganiese ingenieurswese, logistiek/intralogistiek en fotovoltaïese.

Met ons 360° besigheidsontwikkelingsoplossing ondersteun ons bekende maatskappye van nuwe besigheid tot naverkope.

Markintelligensie, smarketing, bemarkingsoutomatisering, inhoudontwikkeling, PR, posveldtogte, persoonlike sosiale media en loodversorging is deel van ons digitale hulpmiddels.

Jy kan meer uitvind by: www.xpert.digital - www.xpert.solar - www.xpert.plus